Ruj. Kami      :         PMS/UP/656/2 Jld.2 (      11      )

 

Tarikh          :         16      April 2004

 

 

Semua Ketua Jabatan Persekutuan Sabah

 

Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan Sabah

 

 

Y. Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan,

 

SURAT EDARAN PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH

BIL. 1 TAHUN 2004

 

PENJELASAN DAN PANDUAN PEMBAYARAN DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAAN 58(a) [(AP 58(a)]

 

Adalah saya dengan hormatnya menarik perhatian Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan kepada perkara yang tersebut di atas.

 

2.       Sukacita dimaklumkan bahawa Perbendaharaan Malaysia Sabah (PMS) telah mendapati banyak permohonan A.P. 58(a) yang dikemukakan tidak lengkap dan menyebabkan permohonan tidak dapat diproses dan terpaksa dikuiri.  Ini menyebabkan kelewatan pembayaran ke atas bil-bil tersebut.  Bagi mengelakkan perkara yang sama berlaku berulangkali berikut adalah penjelasan pembayaran di bawah A.P. 58(a):-

 

 

          (a)      Definisi Pembayaran A.P. 58(a)

 

Pembayaran yang mengkehendaki kebenaran khas Perbendaharaan Malaysia bagi membayar baucer pertanggungan yang kena dijelaskan pada atau sebelum penghujung tahun kewangan yang lama tetapi dikemukakan selepas bulan pertama tahun kewangan yang baru.

 

(b)     Sijil A.P. 58(a)

 

Suatu format khusus yang perlu dilengkapkan oleh pemohon mengenai butiran pertanggungan berkenaan baucer yang hendak dibayar.

 

          (c)      Objek Sebagai/Objek Lanjut (SODO)

 

Objek Sebagai/Objek Lanjut merujuk kepada istilah dalam jadual kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1986 - Kod Penjenisan Hasil dan Perbelanjaan iaitu:-

 

(i)      Objek Sebagai ialah suatu perbelanjaan atau hasil yang dijeniskan dibawah suatu objek am; dan

 

(ii)              Objek Lanjut ialah suatu jenis perbelanjaan atau hasil dibawah satu objek kumpulan lanjut.

 

3.       Panduan Semasa Mengemukakan Permohonan A.P. 58(a):

 

(a)      Semua jabatan yang perlu membuat pembayaran dibawah A.P. 58(a) hendaklah memastikan langkah berikut dipatuhi semasa mengemukakan permohonan ke Perbendaharaan Malaysia Sabah (PMS):

 

(i)                Melengkapkan Sijil A.P. 58(a) seperti format A yang dilampirkan.

 

(ii)              Mengemukakan dokumen sokongan yang lengkap dengan memberi sebab-sebab kelewatan antara lainnya adalah kerana jabatan lewat menerima pengesahan jawatan, keputusan kenaikan gaji, tanggung kerja, pemangkuan dan kenaikan elaun.  Surat-surat berkaitan hendaklah disertakan semasa permohonan dikemukakan ke PMS.  Dokumen-dokumen sokongan tersebut perlulah yang berkaitan dan munasabah dengan alasan kelewatan mengemukakan pembayaran.

 

(iii)            Satu salinan baucer hendaklah disertakan semasa mengemukakan permohonan.  Jangan kemukakan baucer asal kecuali apabila diminta berbuat demikian.

 

(iv)            Jika permohonan melibatkan beberapa kes, jabatan hendaklah mengemukakan Sijil A.P. 58(a) yang berasingan bagi setiap kes.

 

(b)     Semua jabatan hendaklah memastikan peruntukan dibawah tahun dipertanggungjawabkan ada dan mencukupi bagi tujuan pembayaran AP 58(a).  Sekiranya tiada peruntukan/tidak mencukupi jabatan dikehendaki memastikan peruntukan di peringkat Ibu Pejabat ada dan mencukupi.

 

(c)      Jabatan juga hendaklah memastikan bahawa peruntukan tahun semasa bagi SODO (Objek Sebagai/Lanjut) yang berkenaan ada dan mencukupi bagi tujuan pembayaran.

 

4.       Perbendaharaan Malaysia Sabah (PMS) memandang serius di atas tindakan Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan yang tidak mematuhi tatacara kewangan yang sedang berkuatkuasa dan jabatan yang berbelanja tanpa peruntukan.  Sekiranya pejabat ini menerima alasan atas sebab tersalah pandang, kecuaian atau kesibukan sehingga menyebabkan kelewatan pembayaran berlaku, pejabat ini tidak akan teragak-agak untuk mengesyorkan tindakan surcaj ke atas pegawai yang bertanggungjawab.

 

5.       Sehubungan dengan ini, pihak Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan diminta supaya mengambil tindakan segera ke atas semua proses pembayaran.  Selain daripada itu, pihak Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan juga diminta supaya sentiasa mematuhi tatacara Kewangan yang sedang berkuatkuasa dan menyediakan perancangan yang lebih teliti bagi memastikan peruntukan mencukupi untuk setiap perbelanjaan yang dilakukan.

 

6.       Kerjasama daripada pihak Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan mengenai perkara ini amatlah diharapkan dan didahului dengan ucapan terima kasih.  Sehubungan dengan ini surat PMS rujukan (8.00)(01.00)96/1-3/(58) mengenai Permohonan Pembayaran Dibawah Arahan Perbendaharaan 58(a) bertarikh 25 Oktober 1996 adalah dibatalkan.

 

Sekian.

 

“ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA “

 

Saya yang menurut perintah,

 

 

             T.T

( DAUD BIN TAHIR )

Pegawai Kewangan Persekutuan Sabah.