Ruj.
Kami : PMS/UP/656-3
JLD.3/( 3
)
Tarikh :
10 Ogos 2002
Semua
Ketua Jabatan Persekutuan Di Sabah Dan W.P. Labuan
Semua
Badan Berkanun Persekutuan Di Sabah Dan W.P. Labuan.
Y.
Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan,
SURAT
PEKELILING PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH
BIL.
3 TAHUN 2002
PENYELENGGARAAN
DAFTAR BIL DI PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
Surat
Pekeliling ini bertujuan menarik perhatian semua Ketua–Ketua Jabatan dan Ketua-Ketua
Badan Berkanun Persekutuan mengenai Penyelenggaraan Daftar Bil di setiap Pusat
Tanggungjawab (PTJ).
2. Arahan Perbendaharaan 103(a)
menghendaki supaya Ketua Jabatan dan Ketua Pejabat memastikan semua bil disampaikan tidak
lewat daripada bulan yang berikutan dengan bulan barang-barang dibeli atau perkhidmatan
dilaksanakan. Ketua-Ketua Jabatan dan
Ketua-Ketua Pejabat juga hendaklah memastikan supaya semua bil dibayar segera iaitu tidak
lewat dari sebulan dari tarikh bil itu diterima. Bagi
memudahkan penyemakan dan pemantauan terhadap tindakan pembayaran sesuatu bil, Ketua
Jabatan dan Ketua Pejabat dikehendaki mematuhi ketetapan AP 103(b) iaitu menyelenggara
satu Daftar Bil. Format Daftar Bil telah
disediakan melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 2002.
3. Dimaklumkan bahawa
pemeriksaan dan kajian yang dijalankan oleh Perbendaharaan Malaysia ke atas Daftar Bil di
beberapa Pusat Tanggungjawab mendapati hampir separuh PTJ terbabit tidak menyelenggara Daftar Bil secara lengkap dan tepat. Malahan kedapatan PTJ yang tidak mempunyai Daftar
Bil.
4. Untuk memastikan supaya
semua bil-bil tuntutan di bawah semua jenis perbelanjaan iaitu Mengurus, Pembangunan
Tanggungan dan Amanah dapat didaftarkan di dalam Daftar Bil, Perbendaharaan melalui Surat
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 2002 telah membuat pindaan kepada AP 103 seperti
berikut:-
“(a)
103(a) Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah meminta supaya semua bil dan tuntutan
disampaikan dengan seberapa segera. Dalam
Arahan ini, bil dan tuntutan-tuntutan adalah termasuk juga invois, borang perakuan bayaran
(Borang Perakuan Bayaran Siri JKR 66) dan inden kerja sama ada di bawah Peruntukan
Mengurus, Pembangunan, Tanggungan atau Amanah. Mereka
hendaklah memastikan bahawa bil dan tuntutan itu dibayar dengan segera tidak lewat
daripada 30 hari dari tarikh ianya diterima
atau selaras dengan syarat-syarat perjanjian atau kontrak mengikut mana yang berkenaan.
(b) Bagi mematuhi Arahan di atas,
Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah menyenggara suatu Daftar Bil yang menunjukkan
maklumat seperti terkandung di dalam Lampiran V. Daftar
ini hendaklah diperiksa tidak kurang daripada sekali sebulan oleh Ketua Jabatan atau Ketua
Pejabat atau wakilnya yang diberi kuasa dan hendaklah ditandatangani ringkas. Penyelenggaraan Daftar Bil secara manual seperti di
Lampiran V adalah dikecualikan bagi Kementerian/Jabatan/Pusat Tanggungjawab yang
melaksanakan sistem eSPKB di mana Daftar Bil adalah disediakan
secara elektronik”.
5. Semua Ketua Jabatan dan
Ketua Pejabat adalah diingatkan bahawa Daftar Bil merupakan satu dokumen penting yang
mesti diadakan dan diselenggarakan dengan sempurna supaya Ketua Jabatan dan Ketua Pejabat
boleh membuat semakan dan memastikan tidak ada bil-bil tuntutan terlewat dibayar. Sehubungan dengan ini semua Ketua Jabatan dan Ketua
Pejabat adalah dicadangkan supaya menyemak Daftar Bil di pejabat masing-masing dan
memastikan Daftar Bil berkenaan diselenggara dengan lengkap, tepat dan kemas kini pada
setiap masa.
6. Ingin juga dimaklumkan di
sini bahawa Perbendaharaan melalui surat bil. KK/BKP(S)10/669-1 bertarikh 24 Jun 2002
telah memberikan ingatan supaya semua PTJ diberikan masa sehingga 30 Oktober 2002 untuk
mengambil tindakan mengemas kini Daftar Bil bagi tahun 2002.
Jika sekiranya didapati masih ada PTJ tidak menyelenggarakan dan mengemas kini
Daftar Bil secara lengkap dan tepat tindakan surcaj boleh
dikenakan terhadap pegawai yang bertanggungjawab.
Sekian. Terima kasih.
Saya
yang menurut perintah,
T.T
(DAUD
BIN TAHIR )
Pegawai
Kewangan Persekutuan,
Sabah.
sm/disksuratpekeliling/pms4-2002