Ruj. Kami
:
PMS/UP/656-3/JLD.2(31)
Tarikh
:
30 Mac 2001
Semua
Ketua Jabatan Persekutuan Sabah
Dan
Wilayah Persekutuan Labuan
Semua
Ketua Badan Berkanun Persekutuan Sabah
Dan
Wilayah Persekutuan Labuan
Y.Bhg.
Dato’/Datuk/Tuan/Puan,
BILANGAN
7 TAHUN 2001
Dengan hormatnya saya menarik perhatian
Y.Bhg. Dato’/Datuk/ Tuan/Puan kepada perkara yang tersebut di atas dan memaklumkan
bahawa Perbendaharaan Malaysia Sabah (PMS) dapati ada beberapa kelemahan dan kekurangan di
dalam menyediakan Dokumen Tender serta juga di dalam urusan untuk
memperakukan/mempertimbangkan tender. Di
antara beberapa contoh mengenai kelemahan dan kekurangan itu adalah seperti berikut :-
(a)
Dokumen tender yang
disediakan oleh Jabatan didapati tidak lengkap;
(b)
Butir-butir yang tercatat
di dalam Dokumen Tender adalah tidak jelas;
(c)
Kriteria-kriteria yang
digunakan di dalam pertimbangan tender adalah tidak tepat dan tidak jelas serta tidak
seragam;
(d)
Tidak jelas mengenai
perkara-perkara yang perlu diambilkira sewaktu membuat perakuan/ pertimbangan tender; dan
(e)
Kriteria-kriteria yang
telah ditetapkan sewaktu memperaku/mempertimbangkan tender oleh Jabatan adalah berbeza
daripada butir-butir yang tercatat di dalam dokumen Tender.
2.
Sehubungan dengan itu, untuk maklumat dan panduan Y.Bhg.
Dato’/Datuk/Tuan/Puan, disertakan Lampiran-lampiran seperti berikut :-
(a) Lampiran A - Butir-butir
Dokumen Tender
(b) Lampiran B - Kriteria
Pertimbangan Tender –
Perkara-perkara yang Perlu
Diambilkira
3. Adalah
diharapkan dengan maklumat-maklumat dan panduan itu, Dokumen Tender dapat disediakan oleh
Jabatan dengan lebih lengkap serta teratur lagi dan pertimbangan/perakuan tender dapat
dibuat dengan lebih professional.
4. Di atas
sokongan dan perhatian Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan untuk memperkemaskan lagi
penyediaan Dokumen Tender dan meneliti kriteria-kriteria pertimbangan tender khususnya
perkara-perkara yang perlu diambilkira, diucapkan terima kasih.
Sekian.
“BERKHIDMAT
UNTUK NEGARA”
Saya
yang menurut perintah,
T.T
(
DATUK DR. ABDUL AZIZ BIN MOHD ALI )
Sabah
LAMPIRAN A
BUTIR-BUTIR
DOKUMEN TENDER
Dokumen
Tender hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut:-
(a)
Arahan
kepada petender
(b)
Borang
tender
(c)
Penentuan/spesifikasi
(d)
Syarat-syarat
tender
(e)
Terma-terma
kontrak/dokumen perjanjian
(f)
Senarai
kuantiti/ringkasan tender
(g)
Jadual
Kadar Harga
(h)
Lukisan
teknikal/pelan
(i)
Tempat
Penghantaran
(j)
Cara
Membungkus – jika perlu
(k)
Cadangan
pemindahan teknologi jika berkaitan
(l)
Prestasi/trek
rekod (track record)
(m)
Profail
dan kedudukan Kewangan petender
(n)
Senarai
peralatan/mesin
KRITERIA
PERTIMBANGAN TENDER –
PERKARA-PERKARA
YANG PERLU DIAMBILKIRA
Kriteria
Pertimbangan Tender dan Perkara-perkara yang perlu diambilkira adalah seperti berikut :-
(a)
Keutamaan
kepada Bumiputera
(b)
Keutamaan
harga kepada barang tempatan dan perkhidmatan tempatan
(c)
Dasar
pemindahan teknologi
(d)
Dasar
pemindahan barang impot
(e)
Anak
syarikat menyertai tender badan induk (dilarang)
(f)
Petender
mempunyai keupayaan teknikal/kemudahan
(g)
Kedudukan
kewangan yang baik/memuaskan
(h)
Petender
mempunyai pengalaman yang mencukupi
(i)
Berpuashati
kontrak boleh dilaksanakan dengan sempurna
(j)
Penentuan
tidak menjurus kepada jenama atau nama dagang
(k)
Penilaian
Teknikal dan Kewangan yang telah disediakan oleh Jawatankuasa yang berasingan telah dibuat
dengan saksama
(l)
Penilaian
menyeluruh telah dibuat dengan saksama
(m)
Tawaran
adalah terendah yang dinilai dan boleh disetujuterima (lowest evaluated and acceptable
tender)
SPP.07/2001