Ruj. Kami : PMS/UP/656-3 JLD.2/( 22 )
Tarikh : 9 Januari 2001
Semua Ketua Jabatan Persekutuan Sabah
Dan Wilayah Persekutuan Labuan.
Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan
Sabah Dan Wilayah Persekutuan Labuan.
Pengarah Kerja Raya
Ibu Pejabat
Jabatan Kerja Raya Negeri Sabah
88582 Kota Kinabalu.
Pengarah
Jabatan Pengairan Dan Saliran Sabah
Tingkat 5 & 6, Menara Khidmat
Jalan Belia
88000 Kota Kinabalu.
Pengarah
Jabatan Pertanian Sabah
Tingkat 5, Menara Khidmat
Jalan Belia
88000 Kota Kinabalu.
Pengarah
Jabatan Perhutanan Sabah
Beg Berkunci No. 68
90009 Sandakan.
Y. Bhg Dato’/Datuk/Tuan/Puan,
SURAT
PEKELILING PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH
BILANGAN 01
TAHUN 2001
Adalah saya
dengan hormatnya menarik perhatian Y. Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan kepada perkara
yang tersebut di atas.
2. Adalah dimaklumkan bahawa di dalam
pemerhatian Perbendaharaan Malaysia Sabah (PMS) didapati berlaku beberapa
kelemahan di dalam penyediaan spesfikasi/dokumen tender yang dipelawa oleh
Jabatan-Jabatan Persekutuan di Sabah.
Antara kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti adalah seperti berikut:
2.1.
Spesifikasi tidak lengkap dan tidak jelas.
2.2.
Spesifikasi menjurus kepada sesatu jenama atau nama
dagangan.
2.3.
Terdapat jenama dan nama dagangan dicatit di dalam
spesifikasi tender.
2.4.
Ada dinyatakan di dalam dokumen tender ‘as per
approved drawings’ atau ‘as per approved sample’ atau ‘as per shops drawings’
yang mengelirukan dan sukar bagi petender untuk memberi tawaran harga.
2.5.
Di dalam menyediakan spesifikasi Jabatan tidak
mengkaji dengan mendalam sama ada ‘accessories’/alat-alat termasuk di dalam
pakej bekalan atau berasingan.
2.6.
Agensi/Jabatan tidak memasukkan klausa bantahan di
dalam dokumen tender bagi membolehkan petender membuat bantahan terhadap tender
yang disyaki menjurus kepada sesuatu jenama.
2.7.
Terdapat spesifikasi yang disediakan itu tidak
lengkap dari segi skop kerja dan ciri-ciri perkhidmatan yang tidak jelas dan
terperinci.
2.8.
Agensi/Jabatan tidak memberitahu bentuk spesifikasi
alat/barangan, projek dan skop projek kepada pegawai-pegawai yang mengendalikan
setor Jabatan dan pegawai-pegawai di peringkat Bahagian yang akan mengawasi
projek-projek berkaitan.
3. Pejabat ini mendapati kelemahan-kelemahan
tersebut berlaku adalah diantara lain oleh kerana kurangnya kajian untuk
membuat spesifikasi/dokumen tender.
Sehubungan dengan itu, semua Ketua-Ketua Jabatan adalah dinasihatkan
supaya mematuhi Surat Pekeliling Bil. 2 Tahun 1995 di dalam menyediakan
spesifikasi tender khususnya di bawah para 2.8. Berikut adalah cabutan para 2.8 di dalam Surat Pekeliling yang
berkenaan;
“2.8. Penyediaan Penentuan
2.8.1. Jawatankuasa Penentuan
Satu Jawatankuasa Penentuan Teknikal yang dilantik oleh
Ketua Agensi hendaklah diwujudkan bagi menyediakan penentuan teknikal tiap-tiap
barang yang hendak dibeli. Ahli-Ahli
Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang
pegawai yang mahir dan berkelayakan di dalam bidang berkenaan termasuk wakil-wakil
daripada Jabatan lain yang berkaitan.
2.8.2. Tempoh Masa
2.8.2.1. Jawatankuasa ini hendaklah diberikan masa yang secukupnya
untuk merangka dan mengwujudkan penentuan yang jelas.
2.8.3.
Butiran Penentuan
2.8.3.1.
Dalam
menggariskan penentuan perkara-perkara seperti warna, saiz, bentuk, kualiti,
pembungkusan, nisbah kandungan dan butir-butir lain yang berkaitan hendaklah
dinyatakan dengan jelas supaya tidak menimbulkan keraguan kepada pembekal
tentang apa yang dikehendaki oleh Agensi.
Bagi perolehan perkhidmatan skop perkhidmatan hendaklah dinyatakan
dengan jelas dan terperinci.
2.8.3.2.
Penentuan
tender ini tidak boleh berdasarkan kepada sesuatu jenama atau buatan. Sekiranya tidak dapat dielakkan, ungkapan
‘atau persamaan’ hendaklah digunakan.
2.8.3.3.
Penentuan
hendaklah dibuat berasaskan fungsi penggunaan dan sekurang-kurangnya memenuhi
Standards Malaysia (MS) atau Standards Antarabangsa yang diiktiraf oleh
Kerajaan. Sekiranya barangan tersebut
tidak mempunyai sebarang standards, Agensi hendaklah memastikan barangan yang
ditentukan adalah sesuai, selamat digunakan dan dijamin oleh pembuatnya atau
petender.
2.8.3.
Penentuan Perolehan Teknologi Maklumat
2.8.4.1. Bagi perolehan peralatan yang melibatkan
teknologi maklumat, penentuan tender hendaklah diluluskan oleh MAMPU, Jabatan
Perdana Menteri sebelum ianya diiklan.
Manual garispanduan pengkomputeran untuk pengurusan di sektor awam yang
dikeluarkan oleh MAMPU hendaklah dirujuk”.
4. Di
samping panduan-panduan yang dinyatakan di dalam perenggan 2.8 Surat Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1995, beberapa panduan-panduan lain yang harus
diikuti dan dipatuhi adalah seperti berikut:-
4.1.
Jabatan/Agensi
hendaklah mengkaji dengan mendalam berkaitan dengan ‘accessories’/alat-alat
sama ada dibekalkan berasingan oleh pembuat pembekal atau secara pakej, di
dalam menyediakan spesifikasi.
4.2.
Jabatan/Agensi
hendaklah mengelakkan menggunakan perkataan-perkataan yang mengelirukan yang
akan menyebabkan kesulitan bagi petender memberi tawaran serta kesulitan untuk
Lembaga Perolehan Persekutuan membuat keputusan muktamad.
4.3.
Spesifikasi
bagi bekalan alat-alat, kerja, skop kerja dan perkhidmatan hendaklah dinyatakan
dengan jelas dan terperinci.
4.4.
Jabatan/Agensi
hendaklah memasukkan klausa bantahan di dalam dokumen tender bagi membolehkan
petender membuat bantahan terhadap tender yang disyaki menjurus kepada sesuatu
jenama atau nama dagangan.
4.5.
Pihak Ibu
Pejabat hendaklah memberitahu kepada pegawai di peringkat Bahagian bentuk
spesifikasi dan skop kerja bagi projek-projek yang akan dilaksanakan di
peringkat Bahagian yang akan mengawasi pelaksanaan projek-projek berkaitan oleh
pegawai-pegawai itu.
4.6.
Pihak Ibu
Pejabat hendaklah memberitahu bentuk spesifikasi alat-alat yang akan dibekalkan
oleh syarikat kepada pegawai-pegawai yang mengendalikan setor Jabatan yang akan
menerima bekalan daripada syarikat.
5. Adalah diharapkan Y. Bhg.
Dato’/Datuk/Tuan/Puan dapat memberi penuh perhatian kepada perkara ini. Segala perhatian dan kerjasama Y. Bhg.
Dato’/Datuk/Tuan/Puan di dalam memastikan kesempurnaan spesifikasi/dokumen
tender dalam perolehan Kerajaan sangatlah dihargai dan didahului dengan ucapan
terima kasih.
Sekian. Terima kasih.
Saya yang menurut perintah,
( DATUK DR. ABDUL AZIZ BIN MOHD. ALI )
Pegawai Kewangan Persekutuan,
Sabah.