Ruj. Kami : PMS/UP/656-3 Jld. 2/( 18 )

Tarikh : 11 Disember 2000

Semua Ketua Jabatan Persekutuan Sabah

dan Wilayah Persekutuan Labuan

Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan Sabah

dan Wilayah Persekutuan Labuan

Y.Bhg. Datuk/Dato’/Tuan/Puan,

SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH

BILANGAN 23 TAHUN 2000

PENGELUARAN DAN PENGGUNAAN PESANAN KERAJAAN

Adalah saya menarik perhatian Y.Bhg. Datuk/Dato’/Tuan/Puan mengenai perkara yang tersebut di atas.

2. Adalah dimaklumkan bahawa di dalam pemerhatian Perbendaharaan Malaysia Sabah (PMS) mendapati masih ada Jabatan dan Agensi Kerajaan yang mengamalkan pengeluaran “Pesanan Kerajaan Terbang”. Di antara perkara-perkara yang PMS anggap boleh digolongkan sebagai pengeluaran “Pesanan Kerajaan Terbang” adalah seperti berikut:

2.1 Jumlah kuantiti barang yang dibekalkan tidak sama dengan kuantiti barang yang tercatit di dalam Pesanan Kerajaan;

2.2 Tiada sebarang bekalan barang dibuat namun pihak pembekal membuat tuntutan;

2.3 Pembekalan barangan yang berbeza dari pesanan barangan serta juga spesifikasi yang dicatit di dalam Pesanan Kerajaan;

2.4 Tarikh-tarikh yang terdapat di dalam Pesanan Kerajaan hanya direka-reka;

2.5 Tarikh-tarikh yang tercatat di dalam Pesanan Kerajaan dibelakangkan (back dated);

2.6 Tiada sebarang tarikh yang tercatat di dalam Pesanan Kerajaan;

2.7 Pesanan Kerajaan dikeluarkan untuk pesanan yang tidak pernah wujud/diterima;

2.8 Tarikh-tarikh yang tercatit di dalam Pesanan Kerajaan adalah lebih awal dari tarikh kuatkuasa Pendaftaran Syarikat dengan PMS atau Pusat Khidmat Kontraktor (PKK);

2.9 Pesanan Kerajaan dikeluarkan kepada syarikat-syarikat yang berdaftar/beroperasi di bandar lain yang terletak beratus kilometer jauhnya pada hal di bandar yang Pejabat Kerajaan berkaitan beroperasi terdapat banyak syarikat yang berdaftar yang dapat membekalkan barangan atau melaksanakan projek-projek berkaitan;

2.10 Pesanan Kerajaan dikeluarkan walaupun tidak ada peruntukan;

2.11 Pesanan Kerajaan dikeluarkan kepada syarikat yang sama untuk beberapa jenis bekalan dan kerja pada hal boleh diberi kepada beberapa syarikat lain;

2.12 Pesanan Kerajaan walaupun dikeluarkan kepada beberapa syarikat tetapi syarikat-syarikat itu tergolong di bawah satu syarikat Bukan Bumiputera sahaja;

2.13 Pesanan Kerajaan dikeluarkan bagi pembelian ‘accessories’/alat kelengkapan dan barangan. Tetapi kos ‘accessories’ dan kelengkapan telah pun dibayar berdasarkan harga pakej alat/ barangan yang dibeli yang mana kos secara menyeluruh adalah termasuk ‘accessories’/alat kelengkapan yang dibekalkan bersama-sama barangan yang telah dibeli itu;

2.14 Pesanan Kerajaan dikeluarkan bagi pembelian barang dan pelaksanaan projek. PMS dapati Pesanan Kerajaan yang berasingan telah pun dikeluarkan bagi pembelian barang dan pelaksanaan projek yang sama dan bayaran telah pun dilaksanakan/bereskan;

2.15 Pesanan Kerajaan dikeluarkan bagi pembelian alat-alat ganti (spare parts) di dalam urusan penyelenggaraan. Terdapat kes-kes di mana alat-alat lama tidak pun digantikan dengan alat-alat ganti yang baru walaupun di dalam Pesanan Kerajaan dicatatkan pembelian alat ganti yang baru;

2.16 Walaupun kuantiti dan jumlah kos jelas tercatat di dalam Pesanan Kerajaan, syarikat-syarikat telah menipu dengan membekalkan barangan dengan kuantiti yang sedikit (short supply) tetapi telah membuat tuntutan sejumlah kos yang tercatat di dalam Pesanan Kerajaan. Syarikat berani berbuat demikian, kerana pihak pegawai/anggota pekerja telah mengadakan rundingan dengan syarikat di mana perbezaan kos bagi kuantiti yang tidak dibekalkan itu, akan disalurkan kepada pegawai/anggota pekerja dengan kiraan-kiraan (formula kiraan) yang dipersetujui di antara kedua pihak tentang jumlah wang yang akan diberi; dan

2.17 Syarikat terpaksa menetapkan harga yang tinggi tanpa diskaun dan harga ini dicatatkan di dalam Pesanan Kerajaan kerana terdapat pegawai/anggota pekerja yang akan merundingkan dengan syarikat supaya mereka dibayar ‘commission’/saguhati daripada jumlah kos itu daripada syarikat.

3. Amalan mengeluarkan “Pesanan Kerajaan Terbang” oleh Jabatan dan Agensi Kerajaan wajar dielakkan kerana sekiranya ianya berterusan boleh memudaratkan imej Kerajaan jika sesuatu yang tidak dijangka berlaku terhadap Pesanan Kerajaan berkenaan. Di samping itu juga pihak Ketua Jabatan dan Agensi Kerajaan hendaklah juga sentiasa memantau pengeluaran Pesanan Kerajaan dan juga memantau para pegawai/anggota pekerja yang bertanggungjawab terhadap pembekalan dan kerja yang dipesan dengan menggunakan Pesanan Kerajaan memandangkan penyalahgunaan dan penyelewengan mungkin akan berlaku.

4. Adalah diharapkan pihak Y.Bhg. Datuk/Dato’/Tuan/Puan senantiasa mengambil berat tentang penggunaan Pesanan Kerajaan di pejabat Y.Bhg. Datuk/Tuan/Puan dan sentiasa memantau pegawai/anggota pekerja yang bertanggungjawab di dalam urusan ini. Segala perhatian dan kerjasama pihak Y.Bhg. Datuk/Dato’/Tuan/Puan dalam perkara ini adalah amat dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian dan terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

T.T

( DATUK DR. ABDUL AZIZ BIN MOHD. ALI )

Pegawai Kewangan Persekutuan

Sabah

Sd/spp23 tahun 2000