Ruj. Kami : PMS/UP/656-3/JLD.2( 6 )

Tarikh : 11 November 2000

Semua Ketua Jabatan Persekutuan Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan.

Y.Bhg. Datuk/Dato'/Tuan/Puan,

SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH BILANGAN 18 TAHUN 2000

CADANGAN MENYEGERAKAN PROSES MENANDATANGANI

SURAT PERJANJIAN KONTRAK DAN PENYEWAAN RUANG PEJABAT

Adalah saya dengan hormatnya menarik perhatian Y.Bhg. Datuk/Dato'/Tuan/Puan kepada perkara yang tersebut di atas.

2. Berdasarkan kepada pemerhatian serta penerimaan permohonan daripada beberapa Jabatan Persekutuan di Sabah, Perbendaharaan Malaysia Sabah (PMS) dapati ada beberapa Jabatan Persekutuan telah gagal menyempurnakan urusan menandatangani Surat Perjanjian Kontrak dan Surat Penyewaan Ruang Pejabat dalam tempoh masa yang munasabah. Untuk pengetahuan Y.Bhg. Datuk/Dato'/Tuan/Puan, PMS ada menerima permohonan untuk membuat pembayaran tanpa Surat Perjanjian Kontrak ataupun Surat Perjanjian Sewa Ruang Pejabat yang menjangkau tempoh setahun. Kegagalan menyegerakan urusan menandatangani Surat Perjanjian Kontrak dan Surat Perjanjian Penyewaan Ruang Pejabat telah menyebabkan bayaran kepada pihak kontraktor dan tuan punya bangunan tertangguh. Kelewatan ini akan menjejaskan pengurusan kewangan Jabatan dan sekaligus menjejaskan imej Kerajaan Persekutuan dan perkhidmatan awam amnya.

3. Sehubungan dengan ini, PMS amat mengharapkan Jabatan-Jabatan Persekutuan di Sabah mengambil langkah-langkah yang lebih konstruktif bagi menyegerakan semua urusan menandatangani Surat Perjanjian Kontrak ataupun Surat Perjanjian Sewa Ruang Pejabat. Bagi menyegerakan semua urusan menandatangani Surat Perjanjian Kontrak dan Surat Perjanjian Sewa Ruang Pejabat, PMS amat berharap sekiranya pihak Jabatan-Jabatan Persekutuan dapat mencari jalan penyelesaian bagi mempercepatkan tindakan menandatangani kontrak samada yang melibatkan pihak ibu pejabat masing-masing atau sebaliknya.

4. PMS berpendapat ada beberapa tindakan yang boleh diikuti dan dipatuhi untuk menyegerakan urusan menandatangani Surat Perjanjian Kontrak dan Surat Perjanjian Sewa Ruang Pejabat seperti tindakan-tindakan yang disenaraikan berikut iaitu:-

4.1. Diuruskan tender baru/pembaharuan serta perlanjutan kontrak sekurang-kurangnya lima (5) bulan sebelum tarikh tamat kontrak.

4.2. Diuruskan untuk memperbaharui atau menyewa ruang pejabat baru sekurang-kurangnya lima (5) bulan sebelum tamat tempoh tarikh perjanjian sewaan berkaitan.

4.3. Dipohon untuk diperturunkan kuasa lagi menandatangani Surat Perjanjian Kontrak atau Surat Perjanjian Sewa Ruang Pejabat. (jika masih boleh diperturunkan kuasa).

4.4. Ditetapkan tarikh-tarikh yang sesuai untuk dilaksanakan sesuatu tindakan serta menyelesaikan sesuatu tindakan berkaitan dengan Surat Perjanjian Kontrak atau Surat Perjanjian Sewa Ruang Pejabat (to fix the appropriate target dates).

4.5. Disediakan Carta Alir yang tepat, jelas dan sesuai untuk diikuti dan dipatuhi oleh pegawai-pegawai serta anggota pekerja.

4.6. Disediakan Arahan Kerja yang tepat, jelas dan sesuai untuk diikuti dan dipatuhi oleh pegawai-pegawai dan anggota pekerja.

4.7. Perlu menganggap semua urusan-urusan menandatangani Surat Perjanjian Kontrak dan Surat Perjanjian Sewa Ruang Pejabat adalah penting serta perlu dipercepatkan serta disegerakan.

5. Adalah diharapkan Jabatan-Jabatan Persekutuan di Sabah akan mengambil tindakan sewajarnya terhadap perkara ini. Di atas kerjasama dan perhatian pihak Y.Bhg. Datuk/Dato'/Tuan/Puan kepada urusan ini adalah amat dihargai.

Sekian. Terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

T.T

( DATUK DR. ABDUL AZIZ BIN MOHD. ALI )

Pegawai Kewangan Persekutuan,

Sabah.

Pek.PMSBil.18^Th2000SDra