Ruj. Kami : PMS/UP/656-3/JLD.2(2)
Tarikh : 09 Oktober 2000
Semua Ketua Jabatan
Persekutuan Sabah
Dan Wilayah
Persekutuan Labuan
Semua Ketua Badan
Berkanun Persekutuan Sabah
Dan Wilayah
Persekutuan Labuan
Pengarah Kerja Raya
Ibu Pejabat
Jabatan Kerja Raya
88582 Kota Kinabalu
Pengarah
Jabatan Pengairan
dan Saliran
Tingkat 5 dan 6,
Menara Khidmat
Jalan Belia
88000 Kota Kinabalu
Pengarah
Jabatan Pertanian
Tingkat 5, Menara
Khidmat
Jalanbelia
88000 Kota Kinabalu
Pengarah
Jabatan Tanah dan
Ukur
88576 Kota Kinabalu
Pengarah
Jabatan Perhutanan
Beg Berkunci No. 68
90009 Sandakan
Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan,
BILANGAN 16 TAHUN 2000
1. PENGENALAN
DAN LATARBELAKANG
1.1. Saya menarik perhatian Y.Bhg.
Dato’/Datuk/Tuan/Puan kepada perkara yang tersebut di atas dan memaklumkan bahawa
Perbendaharaan Malaysia Sabah (PMS) dapati beberapa Jabatan/Agensi Kerajaan
yang tidak merancang dengan betul dan tepat apabila hendak menguruskan sesuatu
perolehan, tender dan menyediakan sesuatu kontrak.
1.2. Di dalam beberapa kes, setelah Lembaga
Perolehan Persekutuan membuat keputusan dan keputusan muktamad dikemukakan
kepada Jabatan-jabatan, Surat Niat, Surat Tawaran dan Surat Setujuterima Tender
tidak dapat dikeluarkan oleh Jabatan/Agensi Kerajaan kerana telah timbul
beberapa masalah.
1.3. Di samping itu, terdapat juga
kontrak-kontrak dan perjanjian yang telah ditandatangani tidak dapat digunakan
oleh sebab timbul beberapa masalah dan kemusykilan.
1.4.
Akibat daripada
masalah-masalah yang timbul ini, sewaktu pelaksanaan kontrak, beberapa projek
telah tergendala kerana timbul masalah skop projek dan speksifikasi projek.
1.5.
Di dalam pengurusan
kontrak, Jabatan/Agensi Kerajaan boleh menambahbaikan serta mempertingkatkan
ciri-ciri pengurusan kontrak yang diikuti pada masakini.
2.
BUTIR-BUTIR MASALAH
YANG TIMBUL KERANA
2.1.
Perbendaharaan
Malaysia Sabah (PMS) telah mengenalpasti beberapa masalah dan kemusykilan yang
timbul kerana urusan-urusan perolehan serta tender itu tidak dirancang dengan
betul dan tepat. Beberapa masalah dan
kemusykilan yang timbul adalah seperti berikut:-
2.1.1
peruntukan tidak
disediakan atau jika disediakan didapati tidak
mencukupi.
2.1.2.
tidak
mempunyai tapak di tanah yang telah dimiliki dan segala urusan pemilihan tapak
projek, pengambilalihan tanah belum diselesaikan lagi.
2.1.3.
speksefikasi
projek dan barangan/alat tidak tepat serta kurang jelas.
2.1.4.
skop projek yang
tidak tepat dan kurang jelas.
2.1.5.
beberapa butir
speksifikasi projek dan butir-butir kerja untuk projek tertinggal dan tidak disenaraikan.
2.1.6.
terdapat
banyak Arahan Penambahan Kerja yang telah dikeluarkan.
2.1.7.
kuantiti
barangan/alat yang disediakan kontrak, didapati kurang tepat. Ada Jabatan yang hanya membuat pesanan
sekikit sahaja kuantiti barangan/alat yang terdapat di dalam kontrak. Di samping itu adalah juga Jabatan yang
telah memesan barangan/alat sehingga melebihi siling kontrak.
2.1.8.
cara
penghantaran barangan/alat, bentuk bungkusan dan tempat-tempat di mana
barangan/alat perlu dihantar tidak dinyatakan di dalam kontrak.
2.1.9.
tempoh
penghantaran barangan/alat, tidak dipatuhi oleh kontraktor dan Jabatan. Jabatan
tidak mengambil sebarang tindakan ke atas kontraktor yang gagal membekal di
dalam tempoh masa yang telah ditetapkan di dalam perjanjian.
2.1.10.
tempoh siap projek
tidak dipatuhi oleh kontraktor dan Jabatan.
Jabatan tidak mengambil tindakan ke atas kontraktor yang lewat
melaksanakan/menyiapkan projek.
2.1.11.
Jabatan tidak pasti barangan/alat yang
dibekalkan oleh Kontraktor samada buatan tempatan atau diimpot dari luar
negeri, padahal di dalam tawaran syarikat dan diterima oleh Lembaga Perolehan
Persekutuan, barangan/alat yang akan dibekalkan adalah buatan tempatan dan
bukan dari luar negeri.
2.1.12.
Pegawai dan anggota
pekerja Jabatan/Agensi yang bertugas di stor-stor Jabatan/Agensi tidak dapat menentukan
kualiti serta speksifikasi barangan/alat yang diterima oleh Lembaga Perolehan
Persekutuan dan yang ditetapkan di dalam kontrak.
3.
TINDAKAN-TINDKAN
YANG PERLU DIAMBIL
3.1.
Berkaitan dengan
butir-butir masalah serta kemusykilan yang timbul, adalah dipohon supaya
Jabatan-jabatan/Agensi Kerajaan membuat perancangan yang betul dan tepat
berkaitan dengan sebarang urusan perolehan samada untuk pelaksanaan
projek-projek ataupun pembelian barangan/alat-alat. Beberapa garispanduan dan tindakan-tindakan yang perlu diambil
adalah seperti berikut :-
3.1.1. Disediakan
Peruntukan dan Disediakan
Peruntukan yang Mencukupi
3.1.1.1. Jabatan/Agensi Kerajaan hendaklah
mempunyai tapak di tanah yang telah dimiliki dan urusan pemilihan tapak projek,
pengambilalihan tanah dan sebagainya telapun diselesaikan dan projek berkenaan
bebas daripada segala bentuk halangan supaya boleh terus dilaksanakan tanpa
sebarang masalah.
3.1.1.2. Untuk pembelian barangan/alat, dengan adanya
peruntukan, kuantiti barangan/alat yang diperlukan oleh Jabatan boleh dipesan
untuk dibekalkan dan tidak perlu mengurangkan kuantiti kerana peruntukan
mencukupi.
3.1.2. Mempunyai
Tapak Di Tanah Yang Telah Dimiliki
3.1.2.1. Jabatan/Agensi Kerajaan hendaklah
mempunyai tapak di tanah yang telah dimiliki dan urusan pemilihan tapak projek,
pengambilalihan tanah dan sebagainya telahpun diselesaikan dan projek berkenaan
bebas daripada segala bentuk halangan supaya boleh terus dilaksanakan tanpa
sebarang masalah.
3.1.3. Speksifikasi Projek dan Barangan/Alat
Perlu Tepat dan Jelas
3.1.3.1. Speksifikasi untuk projek dan
barangan/alat hendaklah tepat dan jelas bagi membolehkan projek dilaksanakan
tanpa sebarang masalah serta barangan/alat dibekalkan tanpa keraguan atau tidak
menepati speksifikasi yang ditetapkan oleh Kerajaan.
3.1.4. Skop Projek Hendaklah Tepat Serta Jelas
dan Tidak Berubah
3.1.4.1. Skop projek hendaklah tepat, tidak
berubah, tidak berlaku pindaan dan jelas supaya projek-projek dapat dilaksanakan
dengan sempurna tanpa gangguan dan perubahan.
Dengan berbuat demikian, projek-projek dapat dilaksanakan dan disiapkan
di dalam tempoh masa yang telah ditetapkan.
3.1.5. Tidak
tertinggal Butir-butir Speksifikasi dan Butir-butir Kerja
3.1.5.1. Jabatan-jabatan/Agensi Kerajaan hendaklah
menyemak butir-butir speksifikasi dan butir-butir kerja supaya tepat dan betul
serta tidak tertinggal untuk disenaraikan.
Terdapat kes-kes di mana Jabatan Terpaksa menguruskan tender semula
kerana butir-butir speksifikasi dan kerja-kerja berkaitan telah tertinggal.
3.1.6. Kurangkan Arahan Perubahan Kerja
(Variation Order)
3.1.6.1. Perbendaharaan Malaysia Sabah (PMS) dapat
menjadi amalan bagi beberapa Jabatan/Agensi untuk mengeluarkan banyak Arahan Perubahan
Kerja, Dengan speksifikasi dan skop
projek yang tepat dan betul, Jabatan/Agensi Kerajaan boleh mengurangkan
pengeluaran Arahan Perubahan Kerja.
Pelaksanaan projek-projek boleh disiapkan di dalam tempoh yang telah
ditetpakan di dalam perjanjian jika Arahan Perubahan Kerja dikurangkan.
3.1.7. Kuantiti
Barangan/Alat-alat Hendaklah Tepat
3.1.7.1. Jabatan-jabatan/Agensi Kerajaan hendaklah
memastikan/menentukan kuantiti barangan/alat-alat keperluan dengan tepat dan
betul. Adalah tidak baik dari segi imej
Jabatan/Agensi Kerajaan, jika kuantiti barangan/alat-alat sentiasa bertukar dan
Jabatan/Agensi Kerajaan hanya memsan sedikit sahaja kuantiti barangan/alat-alat
yang terdapat di dalam kontrak.
3.1.8.
Dinyatakan Dengan
Jelas Bentuk Bungkusan, Cara
Penghantaran,
Tempoh Penghantaran dan Tempat
Penghantaran____________________________________
3.1.8.1. Syarat-syarat kontrak berkaitan dengan
bentuk bungkusan, cara penghantaran, tempoh penghantaran dan tempat
penghantaran hendaklah dinyatakan dengan jelas. Kontraktor-kontraktor hendaklah mematuhi syarat-syarat kontrak
yang telah ditetapkan dan Jabatan/Agensi hendaklah menguatkuasakan
syarat-syarat kontrak itu.
3.1.9.
Tempoh Siap Projek
Hnedaklah Dipatuhi oleh
Kontraktor
dan Diambil Perhatian oleh Jabatan
3.1.9.1. Tempoh siap projek yang telah ditetapkan
di dalam kontrak hendaklah dipatuhi oleh kontraktor dan diambil perhatian oleh
Jabatan/Agensi. Jika terdapat kelewatan
di dalam pelaksanaan projek dan berlaku pelaksanaan lewat daripada jadual,
kontraktor-kontraktor yang berkaitan perlu diberi amaran. Kontraktor perlu ditamatkan jika tidak ada
sebarang perubahan atau kemajuan.
Jabatan/Agensi Kerajaan hendaklah memantau prestasi kontraktor dan
memastikan projek dilaksanakan di dalam tempoh siap projek yang telah
ditetapkan dalam perjanjian.
3.1.10.
Tentukan Bekalan
Barangan/alat-alat Yang Diterima Menepati Keputusan Lembaga perolehan
Persekutuan dan Yang Disyaratkan Di Dalam Kontrak_______________
3.1.10.1. Jabatan-jabatan hendaklah mematuhi
keputusan Lembaga Perolehan Persekutuan dan syarat-syarat kontrak berkaitan
dengan bekalan barang-barang buatan tempatan, Jabatan hendaklah meolak bekalan
barangan/alat-alat buatan luar negeri.
3.1.11.
Anggota Pekerja Di
Stor-stor Jabatan Diberitahu Speksifikasi
dan
Kualiti Serta Jenis Bungkusan Barangan/Alat-alat________
3.1.11.1. Anggota pekerja yang
bertugas di stor-stor Jabatan hendaklah diberitahu mengenai speksifikasi dan kualiti
serta jenis bungkusan barangan/alat-alat yang ditetapkan di dalam
perjanjian. Jika bekalan
barangan/alat-alat tidak menepati speksifikasi dan jenis bungkusan yang telah
ditetapkan di dalam kontrak, bekalan itu hendaklah ditolak.
4. PENUTUP
4.1.
Adalah
diharapkan Jabatan-jabatan dan Agensi Kerajaan membuat perncangan yang betul
dan tepat sebelum menguruskan tender dan menyediakan kontrak. Di samping itu kontrak-kontrak yang
disediakan hendaklah diuruskan dengan betul dan baik. Dengan adanya perancangan yang betul dan tepat serta
tindkan-tindakan yang sesuai diambil sewaktu menguruskan kontrak, diharap
masalah serta kemusykilan dapat diatasi.
Projek-projek dapat dilaksanakan dengan baik dan disiapkan di dalam tempoh
yang ditetapkan di dalam kontrak.
4.2.
Di
samping itu, bekalan barangan/alat-alat boleh dilaksanakan dengan baik dan
teratur tanpa perlu mengurangkan kuantiti ataupun bekalan telah melebihi siling
kontrak.
4.3. Walau bagaimanapun jika terdapat
sebarang penyelewengan dan Pegawai-pegawai serta anggota pekerja yang tidak
mematuhi Tatacara Kewangan dan tatacara perolehan, boleh disyorkan untuk
dikenakan tindakan tatatertib dan syor surcaj.
Di atas
sokongan serta perhatian Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan ke atas perkara ini saya
ucapkan terima kasih.
Sekian.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah,
T.T
( DATUK DR HJ ABDUL AZIZ BIN MOHD ALI )
Sabah
s.k. Semua Jabatan
Akauntan Negara,
Kota Kinabalu,
Tawau, Sandakan, Keningau Dan W.P. Labuan
Pek.Perb.Bil.16tahun2000