SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH

BILANGAN 12 TAHUN 2000

PENYEDIAAN SURAT SETUJUTERIMA BAGI KONTRAK BEKALAN

DAN PERKHIDMATAN

Sukacita saya menarik perhatian Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan mengenai perkara yang tersebut di atas.

2. Pemerhatian Perbendaharaan Malaysia Sabah (PMS) mendapati bahawa kebanyakkan Jabatan Persekutuan di Sabah dan Wilayah Persekutuan Labuan telah mengeluarkan Surat Setujuterima bagi pengesahan penerimaan tawaran pembekalan dan perkhidmatan yang tidak begitu lengkap dan tepat seperti mana yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan Malaysia di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1995. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1995 menyatakan bahawa “Surat Setujuterima ialah satu surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan syarat yang telah ditetapkan di dalam Dokumen Tender. Disamping itu juga Surat Setujuterima adalah merupakan satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak”.

3. Penelitian mendapati bahawa kebanyakan salinan-salinan Surat Setujuterima yang diterima oleh PMS telah tidak menepati arahan serta ketetapan yang telah dikeluarkan oleh pihak Perbendaharaan Malaysia (salinan contoh Surat Setujuterima yang dikeluarkan oleh Jabatan Persekutuan yang tidak menepati arahan serta ketetapan yang telah ditetapkan oleh pihak Perbendaharaan Malaysia adalah seperti LAMPIRAN A) dan pemerhatian PMS mendapati perkara-perkara seperti berikut:

3.1. Tidak mengikuti format yang telah disediakan oleh pihak Perbendaharaan Malaysia,

3.2. Tidak menyediakan ruang di mana pihak kontraktor dan saksi perlu menurunkan tandatangan terhadap Surat Setujuterima berkenaan,

3.3. Tidak menyatakan jumlah Bon Pelaksanaan yang perlu dibayar kepada pihak Kerajaan.

3.4. Tidak menyatakan tempoh surat tawaran berkenaan perlu dikembalikan kepada pihak Kerajaan setelah ditandatangani dan disaksikan dengan sempurna di ruang yang berkaitan.

4. Sehubungan dengan ini PMS memohon jasa baik pihak Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan agar membuat semakan semula terhadap format Surat Setujuterima yang dikeluarkan oleh Pejabat Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan supaya ianya selaras dengan contoh yang telah diberikan oleh pihak Perbendaharaan Malaysia di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1995. Salinan contoh Surat Setujuterima berkenaan disertakan bersama-sama surat ini untuk rujukan dan juga pengubahsuaian di mana perlu (LAMPIRAN B).

5. Kerjasama dan sokongan pihak Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan dalam perkara ini adalah amat dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian dan terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

T.T

( DATUK DR. ABDUL AZIZ BIN MOHD. ALI )

Pegawai Kewangan Persekutuan

Sabah

Spp12/2000