Ruj. Kami : PMS/UP/656-3/(76)
Tarikh : 21 Julai 2000
Semua Ketua Jabatan
Persekutuan Sabah
Dan Wilayah
Persekutuan Labuan
Semua Ketua Badan
Berkanun Persekutuan Sabah
Dan Wilayah
Persekutuan Labuan
Pengarah Kerja Raya
Jabatan Kerja Raya
Sabah
Ibu pejabat
88582 KOTA KINABALU
Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan,
BILANGAN 09 TAHUN 2000
Dengan
hormatnya saya menarik perhatian Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan kepada perkara
yang tersebut di atas.
2. Adalah dimaklumkan
bahawa pejabat ini mendapati banyak penyelewengan sedang berlaku khususnya
berkaitan dengan Tatacara Kewangan di beberapa Jabatan Kerajaan. Penyelewengan-penyelewengan ini berlaku
disebabkan oleh terdapatnya
Pegawai/anggota pekerja yang tidak bertanggungjawab serta terlibat dan
bersubahat di dalam penyelewengan-penyelewengan itu. Beberapa contoh penyelewengan dan contoh-contoh kes
Pegawai/anggota pekerja bersubahat di dalam melakukan penyelewengan adalah
seperti berikut :-
(a)
Jabatan telah membuat
bayaran sepenuhnya bagi bekalan dan perkhidmatan tetapi bekalan atau kerja
tidak dilaksanakan sepenuhnya dengan memuaskan;
(b)
Syarikat tidak
membuat sebarang bekalan, tetapi pembayaran telah dilakukakan.
(c)
Syarikat telah
membuat tuntutan bayaran untuk kuantiti yang melebihi kuantiti yang sebenarnya
yang dibekalkan. Jabatan telah membuat
bayaran ke atas jumlah kuantiti yang dituntut oleh syarikat dan bukan
berdasarkan kepada kuantiti yang dibekalkan sebenarnya.
(d)
Bayaran telah
dibuat kepada projek/kerja bekalan yang berbeza daripada butir-butir yang
tercatat di dalam Arahan Kerja dan Pesanan Kerajaan.
(e)
Pegawai/anggota
pekerja membantu menderafkan jawapan bagi syarikat untuk menjawab kuiri
daripada Jabatan ini.
(f)
Bagi kerja-kerja
penyelenggaraan, bayaran telah dibuat untuk pertukaran berbagai alat yang
didakwa telah ditukar oleh Syarikat tetapi di dalam keadaan sebenarnya tidak
semua alat ditukar atau diganti.
(g)
Pegawai mengesahkan
bekalan dan kerja yang tidak dilaksanakan.
(h)
Pegawai telah
meminta syarikat untuk mengemukakan tuntutan walaupun kerja/bekalan belum
disempurnakan.
(i)
Setelah dikuiri
oleh Jabatan Audit atau Perbendaharaan Malaysia, barulah Pegawai meminta
syarikat membekalkan alat/barangan yang belum dibekalkan walaupun bayaran telah
dibuat.
(j)
Memproses tuntutan
untuk dibuat bayaran walaupun didapati tuntutan itu tidak betul dan tidak
tepat.
(k)
Melewatkan untuk
memproses bayaran walaupun semua bekalan dan kerja telah selesai.
(l)
Jabatan menguruskan
bayaran kepada syarikat lain yang tidak membekalkan alat/barangan iaitu
syarikat yang membekalkan alat/barangan bukanlah syarikat yang menerima
bayaran.
(m)
Jabatan menerima
bekalan alat/barangan yang tidak menepati speksifikasi yang telah ditetapkan.
(n)
Pegawai/anggota pekerja
membantu syarikat mengisi borang tender/ sebutharga.
(o)
Pegawai berjanji
dengan syarikat akan diperakukan untuk dipilih oleh Lembaga Perolehan
Persekutuan jika syarikat berkenaan bersetuju untuk sub-kontrak projek kepada
sesuatu syarikat yang telah dikenalpasti.
(p)
Pegawai mengarahkan
syarikat yang berjaya dipilih oleh Lembaga Perolehan Persekutuan untuk
sub-kontrak projek kepada sesuatu Syarikat yang telah dikenalpasti.
(q)
Pegawai telah
memberi maklumat kepada sesuatu syarikat mengenai syarikat yang akan
diperakukan di dalam Mesyuarat Lembaga Perolehan bagi membolehkan syarikat
menghubungi syarikat yang akan diperakukan untuk dapat sub-kontrak kerja yang
berkaitan.
(r)
Pegawai mengadakan
pebincangan dengan syarikat secara sulit berkaitan dengan tawaran-tawaran harga
tender/sebutharga yang sesuai dikemukakan oleh syarikat. Terdapat sesuatu pakatan dengan syarikat di
dalam urusan tender/sebutharga Jabatan.
3. Di samping
penyelewengan-penyelewengan serta kes-kes Pegawai/anggota pekerja bersubahat di
dalam melakukan penyelewengan ke atas Tatacara Kewangan, terdapat juga
unsur-unsur kebocoran rahsia proses tender di dalam pengurusan tender beberapa
Jabatan. Contoh-contoh kebocoran rahsia
proses tender adalah seperti berikut :-
(a)
Salinan
speksifikasi tender berada dalam simpanan pihak perseorangan/syarikat sebelum
urusan pelawaan tender dilaksanakan;
(b)
Salinan anggaran
projek Jabatan diketahui oleh pihak perseorangan/ syarikat sebelum tarikh tutup
tender;
(c)
Salinan deraf
kertas taklimat tender disediakan oleh jabatan boleh diperolehi oleh pihak
perseorangan/syarikat;
(d)
Salinan deraf
terjemahan kertas taklimat tender daripada Bahasa Inggeris kepada Bahasa
Malaysia dalam simpanan pihak perseorangan/syarikat;
(e)
Terdapat pihak
perseorangan/syarikat membuat temujanji dengan Perbendaharaan Malaysia Sabah
dan membawa bersama mereka deraf kertas perakuan tender Jabatan yang akan
dibentangkan di dalam Mesyuarat Lembaga Perolehan Persekutuan. Kadangkala pejabat ini belum lagi menerima
kertas perakuan tender Jabatan, sedangkan pihak perseorangan/syarikat sudah
memperolehi dokumen tersebut ataupun tahu apa yang ditulis di dalam kertas
perakuan.
(f)
Syarikat mengetahui
bahawa syarikat telah diperakukan oleh Jabatan di dalam tender sesuatu Jabatan;
(g)
Salinan surat
terperingkat Jabatan berhubung dengan sesuatu tender disertakan bersekali
dengan surat-surat layang/aduan yang diterima oleh Perbendaharaan Malaysia
Sabah;
(h)
Wakil Jabatan di
dalam Mesyuarat Lembaga Perolehan menyebarkan maklumat mengenai perkara-perkara
yang telah dibincangkan di dalam mesyuarat kepada Syarikat. Terdapat juga wakil
Jabatan memaklumkan keputusan Lembaga Perolehan Persekutuan kepada syarikat
yang berjaya memperolehi sesuatu kontrak sebelum keputusan dikemukakan kepada
Jabatan secara rasmi.
4. Pejabat
ini berharap dapat Jabatan-jabatan mematuhi segala prinsip-prinsip dan Tatacara
Kewangan yang telah ditetapkan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa. Kerjasama dan pertolongan daripada
Ketua-ketua Jabatan adalah dipohon untuk menghapuskan serta membenteraskan
segala penyelewengan-penyelewengan dan unsur-unsur bersubahat yang dilakukan
oleh Pegawai/anggota pekerja di Jabatan masing-masing yang telah melanggar
prinsip-prinsip serta tatacara Kewangan.
5. Berkaitan dengan
pengurusan tender, bagi mempastikan kredibiliti Jabatan secara amnya dan
Lembaga Perolehan Persekutuan khususnya tidak tercemar daripada
tohmahan-tohmahan dan aduan-aduan yang tidak berasas, ingin saya memohon
kerjasama dan pertolongan daripada pihak Y.Bhg. Dato’/ Datuk/Tuan/Puan agar
merahsiakan proses tender/perolehan dan memperketatkan lagi pengendalian
dokumen-dokumen terperingkat Jabatan terutamanya dokumen-dokumen yang berkaitan
dengan urusan tender/perolehan.
6. Suka ditegaskan bahawa
Pegawai/anggota pekerja yang melakukan penyelewengan, bersubahat di dalam melakukan penyelewengan, gagal
mematuhi segala Tatacara Kewangan Kerajaan dan terlibat di dalam membocorkan
rahsia Kerajaan khususnya proses perolehan boleh disyorkan untuk dikenakan
tindakan tatatertib dan surcaj.
7. Kerjasama dan
pertolongan daripada Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan mengenai perkara ini amatlah
diharapkan dan diucapkan terima kasih ke atas perhatian Y.Bhg.
Dato’/Datuk/Tuan/Puan kepada perkara ini.
Sekian. Terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut
perintah,
( DATUK DR ABDUL
AZIZ BIN MOHD ALI )
Pegawai Kewangan
Persekutuan
Sabah