Ruj. Kami           :           PMS/UP/656-3/(75)

Tarikh                :           21 Julai 2000

 

Semua Ketua Jabatan Persekutuan Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan

 

Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan

 

 

 

Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan,

 

 

 

 

Dengan hormatnya saya menarik perhatian Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan kepada perkara yang tersebut di atas.

 

2.         Adalah dimaklumkan bahawa Pejabat ini mendapati di dalam urusan pembekalan dan pengedaran serta penerimaan alat-alat/barangan terdapat beberapa penyelewengan, ketidaksempurnaan dan kelemahan terutama berkaitan dengan pengesahan penerimaan alat-alat/barangan seperti contoh-contoh  berikut :-

 

(a)                 jumlah alat/barangan yang dibekalkan berbeza dengan jumlah tuntutan bayaran yang dituntut oleh syarikat kerana syarikat membuat tuntuan bayaran bagi kuantiti yang melebihi daripada kuantiti yang dibekalkan;

 

 

 

(b)                 tidak dapat dipastikan samada bekalan telah dibuat atau disempurnakan oleh syarikat tetapi syarikat mengemukakan tuntutan bayaran untuk sesuatu kuantiti bekalan;

 

(c)                 syarikat menawarkan wang tunai kepada individu yang harus menerima alat/barangan tanpa membuat bekalan tetapi syarikat mengemukakan tuntutan bayaran dengan alasan bekalan telah disempurnakan;

 

(d)                 pihak yang mengesahkan penerimaan bekalan bersubahat dengan mengesahkan bekalan dan jumlah kuantiti alat/barangan telah disempurnakan bekalan padahal jumlah bayaran yang dituntut tidakpun disempurnakan bekalan oleh syarikat;

 

(e)                 individu tidak menerima bekalan alat/barangan tetapi meminta digantikan dengan wang tunai;

 

(f)                  penerima terus menjual/alat barangan yang diterima;

 

(g)                 pihak yang didakwa menerima bekalan alat/barangan tidak menerima bekalan dan tidak tahu menahu;

 

(h)                 penerima kerapkali mendakwa alat/barangan telah dicuri; dan

 

(i)                   bekalan dan penerimaan bekalan alat/barang lama, terpakai dan ‘reconditioned’.

 

3.         Untuk mengatasi ketidaksempurnaan dan penyelewengan itu, Pejabat ini telah memperkenalkan penggunaan format “Pengesahan Penerimaan Dan Penyimpanan Alat/Barangan” untuk dilaksanakan dan diikuti seperti di Lampiran A.

 

4.         Jabatan-jabatan yang menguruskan perolehan bagi bekalan alat/ barangan dikehendaki mengisi dan memenuhi format yang berkaitan untuk dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara bersama-sama dengan baucar bagi urusan bayaran.  Salinan asal format itu dengan butir-butir yang diisi, dikehendaki disimpan di Jabatan masing-masing untuk rekod dan semakan yang akan dibuat kelak.

 

 

 

5.         Jabatan-jabatan adalah dikehendaki menggunakan format seperti di Lampiran A apabila mengemukakan baucar kepada Jabatan Akauntan Negara bagi urusan bayaran pembelian alat/barangan.  Keputusan untuk menggunakan format seperti di Lampiran A adalah berkuatkuasa dengan serta-merta, dan dipohon sokongan serta kerjasama daripada Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan untuk melaksanakan keputusan ini.

 

6.         Jika pihak Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan menghadapi apa-apa masalah dan kemusykilan untuk melaksanakan keputusan ini, diharap dapat berhubung dengan Pejabat ini bagi penjelasan seterusnya.

 

7.         Segala perhatian dan kerjasama Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan dalam perkara ini sangatlah dihargai dan diucapkan terima kasih.

 

Sekian.

 

 

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

 

Saya yang menurut perintah,

 

 

 

                             T.T

( DATUK DR HJ ABDUL AZIZ BIN MOHD ALI )

Pegawai Kewangan Persekutuan

Sabah

 

 

s.k.       Semua Jabatan Akauntan Negara,

Kota Kinabalu, Tawau, Sandakan, Keningau

Dan Wilayah Persekutuan Labuan

 

 

 

Pek.Perb8/2000