Ruj. Kami           :           PMS/UP/656-3/(  58 )

Tarikh               :           22 Mac 2000

 

 

Semua Ketua Jabatan Persekutuan Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan

 

Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan

 

 

Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan,

 

 

SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH

BILANGAN  1 TAHUN 2000

 

PENGEMASKINIAN  SYARAT-SYARAT DI DALAM

DOKUMEN TENDER JABATAN

 

 

Adalah saya dengan hormatnya ingin menarik perhatian Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan kepada perkara yang tersebut di atas.

 

2.         Adalah dimaklumkan bahawa Jawatankuasa Pembuka Tender Perolehan Persekutuan Sabah yang diuruskan oleh Perbendaharaan Malaysia Sabah mendapati kebanyakan petender-petender yang menyertai tawaran tidak mematuhi sepenuhnya syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender jabatan.  Hasil daripada semakan Perbendaharaan Malaysia Sabah ke atas beberapa dokumen tender jabatan mendapati syarat-syarat yang dinyatakan didalam dokumen tender adalah tidak spesifik dan jelas.  Lanjutan daripada ini, sukacita diperturunkan antaranya contoh-contoh seperti beirkut:

 

2.1                                       Terdapat petender-petender yang mengemukakan dokumen tawaran mereka  menggunakan satu (1) sampul surat bagi dua (2) atau tiga (3) tawaran.  Sepatutnya petender-petender hendaklah menggunakan sampul surat yang berasingan bagi setiap satu tawaran walaupun tarikh tutup tawaran-tawaran tersebut pada hari dan masa yang sama.

 

2.2                                       Terdapat juga kes dimana di luar sampul surat tersebut tidak ditulis/ditaip dengan jelas butir-butir seperti tajuk tawaran, nombor rujukan tawaran  dan tarikh tutup tawaran.

 

3.         Berhubung dengan contoh yang dinyatakan di atas, pihak jabatan hendaklah mengemaskini syarat penghantaran dokumen tender seperti contohnya syarat bagi penghantaran borang-borang tender hendaklah dinyatakan didalam dokumen tender  yang berbunyi seperti berikut:

 

3.1                                       Borang-borang  tawaran yang telah diisi dengan lengkap hendaklah dimasukkan ke dalam satu sampul surat yang berasingan bagi setiap satu tawaran dengan menggunakan sampul surat yang berlakri dan ditulis/ditaip pada bahagian atas sampul surat tersebut. Bagi petender-petender yang gagal mematuhi syarat ini, tawaran tuan tidak akan dipertimbangkan.  Butir-butir yang perlu  ditulis/ditaip pada bahagian atas sampul surat tersebut adalah seperti berikut:

 

 

( i )       TENDER BAGI:

 

TAWARAN MEMBEKAL MAKANAN HARIAN BERMASAK DI SEKOLAH ASRAMA PENUH ABC

 

(ii)        NO. TENDER:

 

PMS/UKP/123

 

(iii)       TARIKH TUTUP TENDER: 6 MAC 2000

           

 

(iv)       YANG DIALAMATKAN KEPADA:

 

Setiausaha

Lembaga Perolehan Persekutuan Sabah

Perbendaharaan Malaysia Sabah

Tingkat 2, Rumah Persekutuan

Jalan Mat Salleh

88592 KOTA KINABALU

 

4.         Sehubungan dengan ini, kerjasama daripada pihak Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan adalah diminta mengambil tindakan mengemaskinikan syarat-syarat tawaran tender jabatan sama ada didalam dokumen tender atau pun kenyataan iklan dimana berkenaan.

 

5.         Di atas sokongan dan kerjasama Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan dalam perkara ini  didahului dengan ucapan terima kasih.

 

 

Sekian.  Terima kasih.

 

“ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA “

 

Saya yang menurut perintah,

 

 

 

                        T.T

(  DATUK DR. ABDUL AZIZ BIN MOHD. ALI  )

Pegawai Kewangan Persekutuan,

Sabah.