Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan,
____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
Adalah saya dengan hormatnya ingin menarik perhatian Y.Bhg.Dato’/Datuk/Tuan/Puan mengenai perkara yang tersebut di atas.
2. Berdasarkan kepada pemerhatian pejabat ini, didapati masih ada diantara jabatan/agensi Kerajaan Persekutuan dan Negeri yang sering mengulangi kesilapan ketika mengeluarkan kenyataan iklan tender bagi sesuatu perolehan yang melibatkan peruntukan kewangan Kerajaan Persekutuan. Kesilapan ini tidak harus dipandang ringan, kerana ia melibatkan fakta penting yang menjadi asas kepada sesuatu perolehan.
3. Selain daripada itu, apabila ianya melibatkan pindaan atau tambahan ke atas iklan asal, jabatan/agensi terpaksa membayar kos pengiklanan semula tawaran berkenaan. Sebarang kesalahan pengiklanan tender boleh menjejaskan kesahihan tawaran serta menimbulkan implikasi besar dan membuka ruang kepada sesuatu tawaran itu dicabar oleh pihak awam.
4. Di antara kesilapan-kesilapan yang sering dilakukan oleh jabatan/agensi didalam pengiklanan tender adalah seperti berikut:
4.1. Tempoh iklan kurang daripada 21 hari bagi tender tempatan.
4.2. Kadar bayaran minima bagi dokumen tender kurang daripada RM50.00.
4.3. Tidak menyatakan syarat-syarat petender yang layak menyertai tawaran.
4.4. Menyatakan Kelas/Bidang yang tidak bersesuaian dengan perolehan yang dipelawa.
4.5. Penerimaan bayaran dokumen tender secara tunai. Sepatutnya pembayaran dokumen tender hendaklah dibayar melalui bank draf/wang pos/kiriman wang.
4.6. Tidak menyatakan jawatan penerima bayaran. Sebagai contoh:
(i) Sekiranya tawaran tersebut adalah Kontrak Pusat Perbendaharaan Malaysia Sabah, bank draf/wang pos/kiriman wang hendaklah atas nama Pegawai Kewangan Persekutuan Sabah;
atau
(ii) Bagi kontrak kerja yang dilaksanakan oleh Jabatan Pembangunan Persekutuan Sabah, bank draf/wang pos/ kiriman wang hendaklah atas nama Pengarah Pembangunan Persekutuan Sabah.
4.7 Tidak menyatakan tempat memasukkan tawaran tender dengan tepat dan betul. Sepatutnya alamat memasukkan tawaran tender Persekutuan adalah seperti berikut:
- Setiausaha Lembaga Perolehan Persekutuan Sabah
- Perbendaharaan Malaysia Sabah
- Tingkat 2, Rumah Persekutuan
- Jalan Mat Salleh
- 88592 KOTA KINABALU
4.8 Kekeliruan tidak dapat membezakan antara Akuan Pendaftaran Kontraktor dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Akuan Pendaftaran Kontraktor dengan Perbendaharaan Malaysia Kuala Lumpur/ Perbendaharaan Malaysia Sabah/ Perbendaharaan Malaysia Sarawak. Sebagai contoh:
Tawaran tender bagi bekalan dan perkhidmatan hendaklah dipelawa daripada kontraktor-kontraktor yang berdaftar dengan Perbendaharaan Malaysia Kuala Lumpur/ Perbendaharaan Malaysia Sabah/ Perbendaharaan Malaysia Sarawak dalam bidang yang berkaitan dan yang masih dibenarkan membuat tawaran.
Manakala tawaran tender kerja hendaklah dipelawa kepada kontraktor-kontraktor yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dalam kelas yang berkaitan dan masih dibenarkan membuat tawaran.
4.9. Pelawaan kenyataan iklan tender jabatan/agensi Persekutuan dan Negeri yang dibiayai melalui peruntukan Kerajaan Persekutuan dipelawa dikalangan kontraktor-kontraktor yang berdaftar dengan PUKONSA. Sepatutnya pelawaan kenyataan iklan tender Persekutuan tidak dibenarkan dipelawa dikalangan kontraktor-kontraktor yang berdaftar dengan PUKONSA.
4.10. Tarikh tutup tender tidak selaras dengan jadual Jawatankuasa Pembukaan Tender Persekutuan Sabah yang telah ditetapkan setiap Hari Isnin jam 12.00 tengah hari sepertimana yang telah dimaklumkan melalui surat PMS/UPT(S)173/5/(25) bertarikh 30 Januari 1999. Kecuali pada hari Isnin tersebut merupakan hari cuti am, maka pembukaan tender akan diuruskan pada hari berikutnya.
4.11 Tidak memanjangkan sesalinan pengiklanan sesuatu tawaran tender kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah. Sekiranya perkara ini berlaku, tindakan penyediaan peti tender berdasarkan tarikh tutup tawaran berkenaan tidak dapat dilaksanakan.
4.12. Kekeliruan dan penyalahgunaan terma Sebutharga dan Tender. Penggunaan terma berkenaan hendaklah berdasarkan had nilai perolehan menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1999, terma Sebutharga sepatutnya digunapakai mengikut had nilai perolehan seperti berikut:
Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai dari RM50,000 tetapi kurang daripada RM100,000 setahun, ianya diuruskan secara Sebutharga. Manakala bagi perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan bernilai melebihi RM20,000 hingga RM100,000. Oleh itu terma yang patut digunakan bagi kedua-dua perolehan ini ialah Sebutharga dan bukannya Tender. Manakala bagi perolehan yang melebihi had nilai yang dinyatakan hendaklah menggunakan terma Tender.
5. Suka juga diingatkan disini bagi tawaran tender yang dikhaskan kepada kontraktor Bumiputera tidak kira tender bekalan dan perkhidmatan atau tender kerja, pihak Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan hendaklah mempastikan kontraktor-kontraktor berkenaan mengemukakan Sijil Asal Akuan Pendaftaran Kontraktor Bumiputera yang masih sah tarikh pengiktirafannya semasa membeli dokumen tender.
6. Untuk makluman Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan, Perbendaharaan Malaysia Sabah dan Sarawak telah melaksanakan Sistem Pendaftaran Kontraktor Berkomputer sepertimana yang dilaksanakan di Perbendaharaan Malaysia Kuala Lumpur. Sehubungan dengan ini, pejabat-pejabat berkenaan ada mengeluarkan Sijil Akuan Pendaftaran Kontraktor Bumiputera bagi kontraktor bekalan dan perkhidmatan yang diiktiraf sebagai Bumiputera. Manakala bagi tender kerja, Sijil Akuan Pendaftaran Kontraktor Bumiputera yang masih sah tarikh pengiktirafannya daripada Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) hendaklah digunapakai bagi tujuan ini. Kontraktor-kontraktor yang gagal mematuhi syarat ini adalah tidak layak membeli dokumen tender dan seterusnya tidak layak menyertai tawaran berkenaan.
7. Berhubung dengan penggunaan perkhidmatan Juruperunding Swasta, berdasarkan pengalaman pejabat ini, terdapat jabatan/agensi yang menggunakan perkhidmatan Juruperunding bagi menguruskan perolehan mereka. Sehubungan dengan ini, Perbendaharaan Malaysia Sabah mendapati beberapa amalan yang dilaksanakan oleh jabatan/agensi bercanggah dengan peraturan kewangan dan tatacara perolehan yang sedang berkuatkuasa. Antaranya adalah seperti berikut:
7.1. Pengurusan pengiklanan diuruskan oleh Juruperunding, sepatutnya urusan pengiklanan diuruskan oleh pihak jabatan/agensi pelaksana.
7.2. Penjualan dokumen tender juga diuruskan oleh pihak Juruperunding dan hasilnya dimasukkan ke dalam akaun Juruperunding. Sepatutnya penjualan borang tender adalah tanggungjawab jabatan/agensi yang menguruskan perolehan berkenaan dan hasil jualan tersebut hendaklah dimasukkan ke dalam hasil Kerajaan.
7.3. Jabatan/Agensi hanya menggunapakai laporan analisa tawaran daripada Juruperunding sahaja apabila dibawa ke Mesyuarat Lembaga Perolehan Persekutuan Sabah. Sepatutnya jabatan/agensi juga perlu menyediakan ulasan di atas syor yang dibuat oleh Juruperunding berkenaan.
8. Amatlah diharap dengan pengeluaran surat pekeliling ini, pihak Y.Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan dapat menguruskan pengiklanan tender sesuatu perolehan dan penggunaan perkhidmatan Juruperunding Swasta dengan lebih teratur dan sempurna disamping mematuhi tatacara perolehan dan kewangan yang sedang berkuatkuasa.
Sekian. Terima kasih.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
Saya yang menurut perintah,