Adalah saya dengan hormatnya ingin menarik perhatian Y. Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan mengenai perkara yang tersebut di atas.
2. Sayugia dimaklumkan bahawa Pejabat ini mendapati masih banyak Jabatan/Agensi Persekutuan di Sabah yang tidak mematuhi sepenuhnya syarat-syarat dan peraturan yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1993. Berikutan itu banyak tunggakan Pendahuluan Diri yang diluluskan oleh Jabatan/Agensi berkenaan tertunggak dan gagal dikutip semula bayarannya mengikut tempoh yang ditetapkan. Oleh itu, Pejabat ini ingin menarik semula perhatian Y. Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan kepada beberapa peruntukan peraturan dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1993, terutamanya yang terkandung di LAMPIRAN `A' kepada Surat Pekeliling berkenaan iaitu Syarat-Syarat Kuasa Meluluskan Pendahuluan Diri yang antaranya menyatakan bahawa:
2.1 "Ketua-ketua Jabatan adalah bertanggungjawab sepenuhnya bagi mendapatkan semula jumlah Pendahuluan Diri yang telah diluluskan itu dengan tegasnya dan menurut masa yang ditetapkan;"
2.2 "Bayaran penalti 10% setahun dikenakan kepada peminjam sekiranya gagal membayar balik baki wang Pendahuluan Diri yang diluluskan dalam tempoh 1 bulan selepas tarikh tuntutan dibuat;" dan
2.3 "Pegawai-pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan mengutip balik Pendahuluan Diri tersebut akan dikenakan denda SURCAJ atau tindakan TATATERTIB jika gagal untuk melaksanakan dan mematuhi syarat yang terkandung dalam Surat Pekeliling berkenaan."
3. Dengan demikian semua Ketua Jabatan/Agensi Persekutuan di Sabah dan Wilayah Persekutuan Labuan adalah diminta supaya mempertingkatkan kawalan dan kelulusan Pendahuluan Diri serta mematuhi sepenuhnya syarat-syarat dan peraturan yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1993.
4. Sehubungan dengan itu juga, Y. Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan adalah diminta untuk mengemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah tiap-tiap 6 bulan sekali satu penyata ringkasan yang menunjukkan kedudukan Pendahuluan Diri yang diluluskan dan hasil pengutipannya dengan menggunakan format yang disediakan di Lampiran B kepada SPP 2/1993 seperti di Lampiran.
Sekian, terima kasih.
`BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’
Saya yang menurut perintah,