__________________________________________________________________
2. Sayugia dimaklumkan bahawa Pejabat ini mendapati masih banyak Jabatan/Agensi Persekutuan di Sabah yang gagal menjelaskan bil-bil tuntutan bayaran perolehan barang-barang atau perkhidmatan mengikut tempoh yang ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan yang berkenaan. Terdapat bil-bil yang masih belum dibuat bayaran walaupun telah melebihi tiga puluh ( 30 ) hari dari tarikh diterima. Sehubungan dengan itu, perhatian Y. Bhg. Dato’/Datuk/Tuan/Puan adalah ditarik kepada Arahan Perbendaharaan 103(a) mengenai tanggungjawab Jabatan/Agensi untuk membayar bil-bil tuntutan bagi barang-barang yang dibeli atau perkhidmatan yang dilaksanakan dengan segera tidak lewat daripada sebulan dari tarikh bil tersebut diterima.
3. Berdasarkan kepada penelitian Pejabat ini adalah didapati bahawa punca utama masalah ini ialah Jabatan/Agensi berkenaan tidak menyenggarakan DAFTAR BIL-BIL dengan lengkap, sempurna dan teratur sepertimana yang ditetapkan dalam Arahan perbendaharaan 103(b). Ini menyebabkan banyak bil-bil tuntutan yang tertunggak/tertangguh sehingga dibawa ke tahun kewangan yang berikutnya dan terpaksa memohon kelulusan pembayaran di bawah Arahan Perbendaharaan 58.
4. Dengan keluarnya Surat Pekeliling ini semua Ketua Jabatan/Agensi Persekutuan di Sabah dan Wilayah Persekutuan Labuan adalah diarahkan untuk menyenggarakan Daftar Bil-Bil dengan sempurna dan mengikut peraturan yang ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan 103(b). Daftar Bil-Bil tersebut hendaklah dikemaskinikan dari semasa ke semasa dan diperiksa oleh Ketua Jabatan/Agensi tidak kurang daripada sekali dalam sebulan. Amalan seperti Jabatan/Agensi untuk mencatat selepas baucer disediakan hendaklah diberhentikan.
5. Pejabat ini tidak akan mempertimbangkan permohonan kelulusan pembayaran di bawah Arahan Perbendaharaan 58 yang berpunca daripada kelalaian Jabatan/Agensi menyenggarakan Daftar Bil-Bil dengan sempurna. Pejabat ini juga tidak akan teragak-agak mengesyorkan tindakan surcaj kepada pegawai dan kakitangan yang bertanggung mengawalselia dan menyenggarakan Daftar Bil-Bil serta lewat membuat bayaran.
6. Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Sabah Bilangan 3 Tahun 1998 ini adalah berkuatkuasa dengan serta-merta.