Adalah saya dengan , hormatnya menarik perhatian Dato'/Datuk/Tuan/Puan kepada perkara yang tersebut di atas.
2. Sayugia dimaklumkan bahawa pejabat ini banyak menerima permohonan dari Jabatan-Jabatan Persekutuan dan Badan-Badan Berkanun Persekutuan Sabah untuk menggunakan Pesanan Kerajaan [AM 75 (Pind. 518 1)] untuk tujuan bayaran penginapan bagi pegawai-pegawai Jabatan atau pegawai-pegawai dari Kementerian. Pada prinsipnya pegawai hendaklah membuat tuntutan Bayaran Sewa Hotel secara bayaran balik dengan sokongan resit berdasarkan kelayakan pegawai berkenaan seperti yang digariskan di dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil.2 Tahun 1992 dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 1992 disamping kemudahan memohon Pendahuluan Diri.
3. Penggunaan Pesanan Kerajaan untuk tujuan bayaran penginapan adalah sebenarnya tidak teratur berdasarkan alasan-alasan berikut :
3.1 Pengeluaran Pesanan Kerajaan tanpa kawalan boleh membawa kepada penyelewengan dan penyalahgunaan. Telah berlaku kes dimana pegawai yang mempunyai hubungan dengan pengurusan hotel telah menggunakan pesanan kerajaan untuk membayar penginapan beliau sedangkan beliau tidak menginap di hotel berkenaan.
3.3 Berkemungkinan pegawai telah menggunakan kemudahan hotel yang melebihi kadar kelayakannya. Disamping itu berlaku juga pegawai yang pergi berkursus tetapi menggunakan kadar kelayakan bertugas rasmi.
3.4 Sukar bagi pegawai yang memeriksa baucer pembayaran memastikan kadar kelayakan pegawai kerana butiran mengenai jawatan, gred, gaji dan kelulusan tugas rasmi tersebut tidak dicatatkan di Pesanan Kerajaan.
4. Berdasarkan faktor-faktor yang dinyatakan di atas, dengan ini Perbendaharaan Malaysia Sabah memutuskan bahawa penggunaan Pesanan Kerajaan untuk tujuan penginapan adalah dilarang sama sekali. Perbendaharaan Malaysia Sabah tidak akan mempertimbangkan sebarang permohonan pengecualian daripada mana-mana Jabatan Persekutuan dan Badan Berkanun Persekutuan Sabah dan Wilayah Persekutuan Labuan.
5. Walau bagaimanapun, pengecualian untuk menggunakan Pesanan Kerajaan untuk membayar perkhidmatan bagi menyediakan makan dan penginapan secara pakej yang melibatkan kumpulan pegawai yang ramai perlu mendapat kelulusan daripada Perbendaharaan terlebih dahulu.
6. Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Sabah Bilangan 2 Tahun 1998 ini adalah berkuatkuasa dengan serta merta.
Sekian, terima kasih,
" BERKHIDMAT UNTUK NEGARA "
Saya yang menurut perintah,