Ruj. Kami      :         PMS/UKP/(S)80/46 Jld.6/(    5     )

 

Tarikh          :         6 Ogos 2004

 

 

 

Semua Ketua Jabatan Persekutuan, Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan.

 

Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan, Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan.

 

 

Y. Bhg. Datuk/Tuan/Puan,

 

 

SURAT PEKELILING KONTRAK

PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH

 

MEMBEKAL & MENJAHIT, MENJAHIT DAN MEMBEKAL

 KAIN PAKAIAN SERAGAM KEPADA SEMUA JABATAN

DAN BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN DI SABAH

DAN WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN

BAGI TEMPOH 15 OGOS 2004

 

1.       PERIHAL

 

1.1.         Adalah dimaklumkan bahawa Perbendaharaan Malaysia Sabah telah mengadakan satu kontrak bagi Membekal & Menjahit, Menjahit Dan Membekal Kain Pakaian Seragam Kepada Semua Jabatan Dan Badan Berkanun Persekutuan Di Sabah Dan Wilayah Persekutuan Labuan bagi tempoh dua puluh empat (24) bulan mulai 15 Ogos 2004 hingga 14 Ogos 2006.

 

 

 

2.       BUTIR-BUTIR KONTRAK

 

          2.1.    No. Kontrak           :         PMS/UKP/03(a)/2004

 

                   Nama Pembekal       :         Syarikat Mit Trading & Tailoring

                                                Blok G, Lot 57

                                                Tingkat Satu Asia City

                                                88555 KOTA KINABALU.

 

                   Nombor Telefon     :         088 – 224413

 

                   Nombor Fak           :         008 – 239895

 

                   Nama Dan              :         Bank Muamalat Malaysia BHD

                   Alamat Bank                     Shop Lot 69 – 72, Blok H

                                                          Fasa 1B, Asia City

                                                          88000 KOTA KINABALU.

 

                   Nombor Akaun       :         714100083837

 

 

 

          2.2.    No. Kontrak           :         PMS/UKP/03(b)/2004

 

                   Nama Pembekal       :         Afie Enterprise

                                                2^nd Floor, Lot 62

                                                Jalan Bandaran Berjaya Tiga

                                                Bandaran Berjaya

                                                88000 KOTA KINABALU.

 

                   Nombor Telefon     :         088-240994/236653/252724

 

                   Nombor Fak           :         088-239360

 

                   Nama Dan              :         Malayan Banking

                   Alamat Bank                     Cawangan Sinsuran

                                                KOTA KINABALU.

 

                   Nombor Akaun       :         010107203385

 

 

 

 

        2.3     No. Kontrak           :         PMS/UKP/03(c)/2004

 

                   Nama Pembekal       :         Perniagaan Faris

                                                TB 445, Lot 10

                                                Block K, Ground Floor

Bandar Sabindo

91000 TAWAU

 

                   Nombor Telefon     :         089-768105

 

                   Nombor Fak           :         089-768105

 

                   Nama Dan              :         Maybank Berhad

                   Alamat Bank                     Cawangan Fajar

                                                TAWAU

                                               

 

                   Nombor Akaun       :         010031417076

 

 

3.       TEMPOH KONTRAK

 

3.1.         Tempoh kontrak ialah selama dua puluh empat (24) bulan berkuatkuasa mulai 15 Ogos 2004 hingga 14 Ogos 2006.

 

4.       HARGA, PENENTUAN, GERENTI DAN LAIN-LAIN KETERANGAN

                  

4.1.         Harga bagi kontrak ini adalah harga bersih termasuk semua jenis cukai serta kos pembungkusan dan pengiriman/penghantaran seperti di Lampiran A, A1, A2 dan A3.

 

4.2.         Lain-lain penentuan dan syarat di bawah kontrak ini adalah seperti di Lampiran B.

 

5.       TEMPOH PENYERAHAN

 

5.1.         Tempoh penyerahan adalah seperti di Lampiran A, A1, A2 dan A3 dari tarikh Pesanan Rasmi dikeluarkan.

 

5.2.         Jabatan Pengguna adalah dibenarkan untuk membuat perubahan tempoh penyerahan kepada suatu tempoh yang lain tertakluk kepada syarat-syarat berikut:

 

5.2.1.  Perubahan ini dibuat dengan persetujuan secara bertulis oleh Pegawai Pengawal atau wakilnya dengan Kontraktor.  Salinan persetujuan tersebut hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah.

 

5.2.2.  Jabatan berkenaan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap perubahan ini.

 

5.3.         Barang-barang yang diserahkan oleh Kontraktor pada masa dan tarikh yang ditetapkan di dalam borang pesanan tidak boleh ditolak tanpa arahan secara bertulis daripada pegawai-pegawai yang membuat pesanan.  Jika penolakan dibuat secara ‘adhoc’ tanpa memberitahu terlebih dahulu kepada kontraktor, tindakan boleh diambil terhadap pegawai yang berkenaan seperti menanggung tuntutan gantirugi oleh kontraktor berkenaan jika ada.

 

5.4.         Sekiranya Jabatan Pengguna telah mematuhi perenggan 6.1, 6.2, dan 7.3 akan tetapi kontraktor gagal membuat bekalan dalam tempoh penyerahan yang ditetapkan, Jabatan Pengguna dibenarkan membeli dari punca lain bagi keperluan segera sahaja.  Pembelian bagi keperluan segera ini hendaklah dilaporkan dengan serta merta kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah dengan menyertakan salinan-salinan Pesanan Tempatan dan invois/bil yang terlibat.

 

5.5.         Sebarang pesanan yang tidak dapat dibekalkan oleh kontraktor mengikut tempoh penyerahan yang ditetapkan, Jabatan Pengguna hendaklah melaporkan dengan segera kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah dengan menyatakan bilangan kontrak, nama barang, nombor dan tarikh pesanan tempatan, kuantiti dan nilai pesanan berkenaan.  Satu salinan pesanan tempatan berkenaan hendaklah disertakan juga.

 

 

6.       ANGGARAN KEPERLUAN

                  

6.1.         Setelah menerima Pekeliling ini, semua Jabatan Pengguna dikehendaki menghantar jadual anggaran dan jangkamasa keperluan bagi tahun-tahun berkenaan kepada kontraktor dalam tempoh dua (2) minggu untuk membolehkan kontraktor membuat perancangan pembekalan.  Satu salinan jadual berkenaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah.

 

6.2.         Sekiranya Jabatan pengguna tidak mematuhi arahan pada perenggan 6.1. 7.2 dan 7.3 kontraktor berkenaan tidaklah boleh dipersalahkan jika kelewatan bekalan berlaku kelak.

 

 

7.       PESANAN  

 

7.1.         Semua pesanan hendaklah dibuat terus kepada kontraktor dengan mencatatkan nombor kontrak, jenis barang dan kuantiti keperluan.

 

7.2.         Kuantiti pesanan mestilah mengikut perenggan 112 Tatacara Pengurusan Stor – Panduan Perbendaharaan.  Keperluan yang terlalu banyak janganlah diminta melalui satu pesanan sahaja tetapi hendaklah dipecah-pecahkan kepada beberapa pesanan.  Pesanan-pesanan itu pula hendaklah dijarakkan tempohnya mengikut jangkamasa yang munasabah untuk memudahkan kontraktor menguruskan bekalan mengikut pesanan-pesanan berkenaan.

 

7.3.         Apabila membuat pesanan Jabatan Pengguna dikehendaki memberi alamat yang lengkap serta nama pegawai dan nombor telefon masing-masing supaya pembekalan dapat dijalankan dengan licin dan tepat pada tempat yang dikehendaki.

 

 

8.       PEMERIKSAAN SEMASA MENERIMA BEKALAN

 

8.1.         Jabatan Pengguna mestilah memeriksa bekalan yang diterima untuk memastikan bahawa jenis dan jumlah barang yang dibekalkan itu adalah sama seperti yang dipesan, memastilah keasliannya dengan mendapatkan kad jaminan.  Jika ada sebarang keraguan mengenai kualiti Barangan

 

8.2.         Jabatan Pengguna hendaklah membertiahu kontraktor secara bertulis sebarang penolakan penerimaan bekalan dengan salinan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah.  Kontraktor mestilah menggantikan Barangan berkenaan (yang rosak/kurang/tidak menepati penentuan) dengan yang baru dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh pemberitahuan dikeluarkan tanpa sebarang tambahan kos.

 

 

 

 

 

9.       TEMPOH AKHIR PENGADUAN

 

9.1.         Jabatan Pengguna hendaklah mengemukakan aduan mengenai pembekalan yang tidak menepati penentuan dengan serta merta jika ada dan hendaklah tidak lewat daripada tiga (3) bulan selepas tarikh tamat kontrak.  Perbendaharaan Malaysia Sabah tidak bertanggungjawab ke atas sebarang masalah yang berbangkit akibat daripada kegagalan Jabatan mematuhi arahan ini.

 

9.2.         Sekiranya aduan tidak dapat dikemukakan dalam tempoh tersebut oleh sebab-sebab tertentu yang tidak dapat dielakkan, Jabatan Pengguna hendaklah memaklumkan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah secara rasmi mengenai kedudukan perkara tersebut serta jangka masa yang masih diperlukan untuk mengemukakan aduan berkenaan.

 

 

10.     PEMBAYARAN BIL

 

10.1.    Pembayaran bil-bil yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah dibuat mengikut tatacara yang ditetapkan oleh Akauntan Negara Malaysia melalui Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia No. 1/83 bertarikh 23 Mac 1983.

 

10.2.    Bagi pesanan yang telah disempurnakan oleh kontraktor dengan memuaskan, bil mengenainya hendaklah dijelaskan dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh bil itu diterima.

 

10.3.    Walau apapun peraturan penerimaan barang-barang yang diamalkan oleh sesuatu Jabatan, pengesahan penerimaan barang-barang mestilah dibuat dengan segera pada hari bekalan disempurnakan untuk membolehkan kontraktor mengemukakan bil pembayaran dengan seberapa segera.  Jabatan tidak perlu menunggu laporan ujian Jabatan untuk membuat bayaran.

 

10.4.    Semua Ketua Jabatan diingatkan supaya membuat pembayaran kepada pembekal dalam tempoh yang ditetapkan.  Kegagalan berbuat demikian mengakibatkan tindakan surcaj akan dikenakan ke atas Ketua Jabatan berkenaan.  Arahan Perbendaharaan 103, Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Sabah Bil. 13 tahun 2000 ada kaitan.

 

 

 

 

11.     PENGGUNAAN KONTRAK

 

11.1.    Semua Jabatan, dan Badan Berakanun Persekutuan Di Sabah Dan Wilayah Persekutuan Labuan hendaklah menggunakan kontrak ini sepenuhnya dan tidak dibenarkan membeli dari punca lain tanpa kebenaran Perbendaharaan Malaysia Sabah mengikut mana yang berkenaan kecuali atas sebab-sebab yang dinyatakan di perenggan 5.4 dan 11.2.

 

11.2.    Penentuan dalam kontrak ini adalah penentuan gunasama pelbagai Jabatan.  Sekiranya penentuan itu tidak sesuai dengan keperluan Jabatan Pengguna, sila kemukakan penentuan yang diperlukan dengan menyatakan perbezaan itu.  Perbendaharaan Malaysia Sabah seterusnya akan menimbangkan pengeculian daripada menggunakan Kontrak Pusat dan perolehan melalui tatacara lain.

 

 

12.     LAIN-LAIN

 

12.1.    Jika ada sebarang kemusykilan mengenai kontrak ini, Jabatan Pengguna adalah dinasihatkan menghubungi Pegawai berikut:

 

(i)              Encik Yahya Bin Hj. Sulaiman

Tel : 088 – 243993 – 4092

 

(ii)           Puan Rohana Bte Khalid

Tel : 088 – 243993 – 4045

 

 

Sekian.  Terima kasih.

 

 

“ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA “

 “ BERSIH CEKAP DAN AMANAH “

 

 

Saya yang menurut perintah,

 

 

              T.T

( DAUD BIN TAHIR )

Pegawai Kewangan Persekutuan,

Sabah.

s.k.

 

Setiausaha Tetap

Kementerian Kewangan Negeri Sabah

Bahagian Stor & Kontrak

Wisma Kewangan, Bangunan Sekretariat

88595 KOTA KINABALU.

 

Bendahari Negeri Sabah

Wisma Kewangan

Karung Berkunci 2058

Bangunan Urusetia

88592 KOTA KINABALU.

 

Pengarah Cawangan

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Cawangan Sabah

Tingkat 2, Rumah Persekutuan

Beg Berkunci 2053

88594 KOTA KINABALU.

 

Pengarah Cawangan

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Cawangan Wilayah Persekutuan Labuan

Tingkat 2 & 3, Lot 11

W.D.T. No. 23

87009 WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN.

 

Pengarah Cawangan

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Cawangan Sabah

Pejabat Kawasan Tawau

Tingkat 2, Rumah Persekutuan

Jalan Dunlop, Bandar Sabindo

91009 TAWAU.

 

Pengarah Cawangan

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Cawangan Sabah

Pejabat Kawasan Sandakan

Tingkat 2, Rumah Persekutuan

Jalan Labuk, Beg Berkunci 41

90009 SANDAKAN.

 

Pengarah

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Cawangan Sabah

Pejabat Kawasan Keningau

Beg Berkunci No. 5

89009 KENINGAU.

 

Pengarah

Jabatan Audit Negara

Tingkat 6 & 7, Rumah Persekutuan

88518 KOTA KINABALU.