PMS/UKP/01/2004

Ruj. Kami : PMS/UKP/(S)/80/17 Jld.3/( 3 )

Tarikh : 08 Januari 2004

Semua Ketua Jabatan Persekutuan, Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan.

Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan, Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan.

Y. Bhg. Datuk/Dato’/Tuan/Puan,

SURAT PEKELILING KONTRAK

PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH

PMS/UKP/ 01 / 2004

PEMBEKALAN DAN PENGHANTARAN

MESIN PENDUA DAN MESIN KIRA JENIS POKET

KEPADA SEMUA JABATAN DAN BADAN BERKANUN

PERSEKUTUAN DI SABAH DAN WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN

BAGI TEMPOH 1 JANUARI 2004 HINGGA 31 DISEMBER 2005

1. PERIHAL

1.1 Adalah dimaklumkan bahawa Perbendaharaan Malaysia Sabah telah mengadakan satu kontrak bagi Pembekalan Dan Penghantaran Mesin Pendua Dan Mesin Kira Jenis Poket Kepada Semua Jabatan Dan Badan Berkanun Persekutuan Di Sabah Dan Wilayah Persekutuan Labuan bagi tempoh dua puluh empat (24) bulan mulai 1 Januari 2004 hingga 31 Disember 2005.

2. BUTIR – BUTIR KONTRAK

2.1 No. Kontrak : PMS/UKP/05/2003

Nama Pembekal : KINABALU OFFICE MACHINES

& FURNITURE SDN. BHD.

Lot 3, Towering Industrial Centre,

Batu 4, Jalan Penampang,

88300 KOTA KINABALU.

Nombor Telefon/ : 088 - 712041 / 713042

Nombor Faksimili : 088 - 716025

Nama dan : Alliance Bank (M) Berhad

Alamat Bank : Sinsuran, Kota Kinabalu.

Nombor Akaun : 100660010020450

1. TEMPOH KONTRAK

3.1 Tempoh kontrak ialah selama dua puluh empat (24) bulan berkuatkuasa mulai 1 Januari 2004 hingga 31 Disember 2005.

4. HARGA, PENENTUAN, GERENTI DAN LAIN-LAIN KETERANGAN

4.1 Harga bagi kontrak ini adalah harga bersih termasuk semua jenis cukai serta kos pembungkusan, pengiriman/penghantaran dan pemasangan seperti di Lampiran A.

4.2 Lain-lain penentuan dan syarat dibawah kontrak ini adalah seperti di Lampiran B.

5. TEMPOH PENYERAHAN

5.1 Tempoh penyerahan ialah dalam masa Satu hingga Empat (1-4) minggu dari tarikh Pesanan Rasmi dikeluarkan.

5.2 Jabatan Pengguna adalah dibenarkan untuk membuat perubahan tempoh penyerahan kepada suatu tempoh yang lain tertakluk kepada syarat – syarat berikut:-

5.2.1 Perubahan ini dibuat dengan persetujuan secara bertulis oleh Pegawai Pengawal atau wakilnya dengan Kontraktor. Salinan persetujuan tersebut hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah.

5.2.2 Jabatan berkenaan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap perubahan ini.

5.3 Barang-barang yang diserahkan oleh Kontraktor pada masa dan tarikh yang ditetapkan di dalam borang pesanan tidak boleh ditolak tanpa arahan secara bertulis daripada pegawai – pegawai yang membuat pesanan. Jika penolakan dibuat secara ‘adhoc’ tanpa memberitahu terlebih dahulu kepada kontraktor, tindakan boleh diambil terhadap pegawai yang berkenaan seperti menanggung tuntutan gantirugi oleh kontraktor berkenaan jika ada.

5.4 Sekiranya Jabatan Pengguna telah mematuhi perenggan 6.1, 6.2, dan 7.3 akan tetapi kontraktor gagal membuat bekalan dalam tempoh penyerahan yang ditetapkan, Jabatan Pengguna dibenarkan membeli dari punca lain bagi keperluan segera sahaja. Pembelian bagi keperluan segera ini hendaklah dilaporkan dengan serta merta kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah dengan menyertakan salinan – salinan Pesanan Tempatan dan invois/bil yang terlibat.

5.5 Sebarang pesanan yang tidak dapat dibekalkan oleh kontraktor mengikut tempoh penyerahan yang ditetapkan, Jabatan Pengguna hendaklah melaporkan dengan segera kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah dengan menyatakan bilangan kontrak, nama barang, nombor dan tarikh pesanan tempatan, kuantiti dan nilai pesanan berkenaan. Satu salinan pesanan tempatan berkenaan hendaklah disertakan juga.

6. ANGGARAN KEPERLUAN

6.1 Setelah menerima Pekeliling ini, semua Jabatan Pengguna dikehendaki menghantar jadual anggaran dan jangkamasa keperluan bagi tahun – tahun berkenaan kepada kontraktor dalam tempoh dua (2) minggu untuk membolehkan kontraktor membuat perancangan pembekalan. Satu salinan jadual berkenaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah.

6.2 Sekiranya Jabatan pengguna tidak mematuhi arahan pada perenggan 6.1. 7.2 dan 7.3 kontraktor berkenaan tidaklah boleh dipersalahkan jika kelewatan bekalan berlaku kelak.

7. PESANAN

7.1 Semua pesanan hendaklah dibuat terus kepada kontraktor dengan mencatatkan nombor kontrak, jenis barang dan kuantiti keperluan.

7.2 Kuantiti pesanan mestilah mengikut perenggan 112 Tatacara Pengurusan Stor – Panduan Perbendaharaan. Keperluan yang terlalu banyak janganlah diminta melalui satu pesanan sahaja tetapi hendaklah dipecah – pecahkan kepada beberapa pesanan. Pesanan – pesanan itu pula hendaklah dijarakkan tempohnya mengikut jangkamasa yang munasabah untuk memudahkan kontraktor menguruskan bekalan mengikut pesanan – pesanan berkenaan.

7.3 Apabila membuat pesanan Jabatan Pengguna dikehendaki memberi alamat yang lengkap serta nama pegawai dan nombor telefon masing –masing supaya pembekalan dapat dijalankan dengan licin dan tepat pada tempat yang dikehendaki.

8. PEMERIKSAAN SEMASA MENERIMA BEKALAN

8.1 Jabatan Pengguna mestilah memeriksa bekalan yang diterima untuk memastikan bahawa jenis dan jumlah barang yang dibekalkan itu adalah sama seperti yang dipesan, memastikan keasliannya dengan mendapatkan kad jaminan. Jika ada sebarang keraguan mengenai kualiti Barangan atau jika didapati kerosakan/kekurangan/tidak menepati penentuan di Lampiran ’A’ dan Lampiran ’B’, Jabatan Pengguna hendaklah meminta Kontraktor menggantikan jumlah yang rosak/kurang/tidak menepati penentuan itu dengan yang baru tanpa apa-apa kos tambahan.

8.2 Jabatan Pengguna hendaklah memberitahu Kontraktor secara bertulis sebarang penolakan penerimaan bekalan dengan salinan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah. Kontraktor mestilah menggantikan Barangan berkenaan (yang rosak/kurang/tidak menepati penentuan) dengan yang baru dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh pemberitahuan dikeluarkan tanpa sebarang tambahan kos.

9. TEMPOH AKHIR PENGADUAN

9.1 Jabatan Pengguna hendaklah mengemukakan aduan mengenai pembekalan yang tidak menepati penentuan dengan serta merta jika ada dan hendaklah tidak lewat daripada tiga (3) bulan selepas tarikh tamat kontrak. Perbendaharaan Malaysia Sabah tidak akan bertanggungjawab ke atas sebarang masalah yang berbangkit akibat daripada kegagalan Jabatan mematuhi arahan ini.

9.2 Sekiranya aduan tidak dapat dikemukakan dalam tempoh tersebut oleh sebab-sebab tertentu yang tidak dapat dielakkan, Jabatan Pengguna hendaklah memaklumkan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah secara rasmi mengenai kedudukan perkara tersebut serta jangkamasa yang masih diperlukan untuk mengemukakan aduan berkenaan.

10. PEMBAYARAN BIL

10.1 Pembayaran bil – bil yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah dibuat mengikut tatacara yang ditetapkan oleh Akauntan Negara Malaysia melalui surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia No. 1/83 bertarikh 23 Mac 1983.

10.2 Bagi pesanan yang telah disempurnakan oleh kontraktor dengan memuaskan, bil mengenainya hendaklah dijelaskan dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh bil itu diterima.

10.3 Walau apapun peraturan penerimaan barang – barang yang diamalkan oleh sesuatu Jabatan, pengesahan penerimaan barang – barang mestilah dibuat dengan segera pada hari bekalan disempurnakan untuk membolehkan kontraktor mengemukakan bil pembayaran dengan seberapa segera. Jabatan tidak perlu menunggu laporan ujian Jabatan untuk membuat bayaran.

10.4 Semua ketua Jabatan diingatkan supaya membuat pembayaran kepada pembekal dalam tempoh yang ditetapkan. Kegagalan berbuat demikian mengakibatkan tindakan surcaj akan dikenakan ke atas ketua jabatan berkenaan. Arahan Perbendaharaan 103, Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Sabah Bil 13 tahun 2000 ada kaitan.

11. PENGGUNAAN KONTRAK

11.1 Semua Jabatan, dan Badan Berkanun Persekutuan Di Sabah Dan Wilayah Persekutuan Labuan hendaklah menggunakan kontrak ini sepenuhnya dan tidak dibenarkan membeli dari punca lain tanpa kebenaran Perbendaharaan Malaysia Sabah mengikut mana yang berkenaan kecuali atas sebab–sebab yang dinyatakan di perenggan 5.4 dan 11.2.

11.2 Penentuan dalam kontrak ini adalah penentuan gunasama pelbagai Jabatan. Sekiranya penentuan itu tidak sesuai dengan keperluan Jabatan Pengguna, sila kemukakan penentuan yang diperlukan dengan menyatakan perbezaan itu. Perbendaharaan Malaysia Sabah seterusnya akan menimbangkan pengecualian daripada menggunakan Kontrak Pusat dan perolehan melalui tatacara lain.

12. HAL – HAL LAIN

12.1 Jika ada sebarang kemusykilan mengenai kontrak ini, Jabatan Pengguna adalah dinasihatkan menghubungi Pegawai berikut :-

(i) Encik Yahya bin Haji Sulaiman

Tel : 088 – 243993 sambungan 4092

Email : yahya@treasury.gov.my

(ii) Encik Hassim bin Abd. Rahman

Tel : 088 – 243993 sambungan 4171

12.2 Sila layari laman web kami di www.sabah.gov.my/pmsabah/ untuk keterangan lanjut.

Sekian. Terima kasih.

“ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ”

Saya yang menurut perintah,

( DAUD BIN TAHIR )

Pegawai Kewangan Persekutuan,

Sabah.

Salinan kepada:-

Setiausaha Tetap

Kementerian Kewangan Negeri Sabah

Bahagian Stor & Kontrak

Wisma Kewangan, Bangunan Sekretariat

88595 KOTA KINABALU.

Bendahari Negeri Sabah

Wisma Kewangan

Karung Berkunci 2058

Bangunan Urusetia

88592 KOTA KINABALU.

Pengarah

Jabatan Audit Negara

Tingkat 6 & 7 Rumah Persekutuan

88578 KOTA KINABALU.

Pengarah Cawangan