Ruj. Kami :       PMS/UKP/(S)80/22 JLD.4 ( 4 ) 

 

Tarikh      :       13 Februari 2006

 

 

 

Semua Ketua Jabatan Persekutuan, Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan.

 

Semua Ketua Esekutif Badan Berkanun Persekutuan, Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan.

 

 

 

Y. Bhg. Datuk/Tuan/Puan,

 

 

 

SURAT PEKELILING KONTRAK

PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH

PMS/UKP/ 02 / 2006

 

 

PEMBEKALAN  DAN PENGHANTARAN SAMPUL SURAT

KEPADA SEMUA JABATAN DAN BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN

DI SABAH DAN WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN

BAGI TEMPOH 15 FEBRUARI 2006 HINGGA 14 FEBRUARI 2008

 

     

     

1.                PERIHAL

 

1.1.    Adalah dimaklumkan bahawa Perbendaharaan Malaysia Sabah telah mengadakan satu kontrak bagi Pembekalan Dan Penghantaran Sampul Surat kepada Semua Jabatan dan Badan Berkanun Persekutuan  Di Sabah dan Wilayah Persekutuan Labuan bagi tempoh Dua Puluh Empat (24) bulan mulai  15 Februari 2006 hingga 14 Februari 2008.

 

2.                BUTIR – BUTIR KONTRAK

 

2.1.    No. Kontrak         :       PMS/UKP/02/ 2006   

 

Nama Pembekal    :      J & J Company  

No. 3, Lot 23                        

                            Grd. Floor, Blok D

                            Lrg. Singgah Mata 2, Asia City

                            8800 KOTA KINABALU

 

Nombor Telefon/ :       088-250379

Nombor Faksimili :      088-240079

 

Nama dan         :       Alliance Bank Malaysia Berhad

                Alamat Bank       :      Tkt. Bawah, Lot 2 & 3, Blok A

                                    Luyang Commercial Center

                                    Damai Plaza, Fasa 3, Jln. Damai

                                    88300 KOTA KINABALU

 

Nombor  Akaun   :       100930010015855   

 

                                                                                

3.                TEMPOH KONTRAK 

 

3.1.         Tempoh kontrak ialah selama Dua Puluh Empat (24) bulan berkuatkuasa mulai 15 Februari 2006 hingga 14 Februari 2008.

 

 

4.     HARGA, PENENTUAN, GERENTI DAN LAIN-LAIN KETERANGAN       

 

4.1            Harga bagi kontrak ini adalah harga bersih termasuk semua jenis cukai serta kos pembungkusan dan pengiriman/penghantaran  seperti di Lampiran A.

 

4.2            Lain-lain penentuan dan syarat dibawah kontrak ini adalah seperti di  Lampiran B, B1 dan B2.

                         

                       

5.     TEMPOH PENYERAHAN

 

5.1.    Tempoh penyerahan ialah  2-3 minggu dari tarikh Pesanan Rasmi dikeluarkan.

 

5.2.    Jabatan Pengguna adalah dibenarkan untuk membuat perubahan tempoh   penyerahan kepada suatu tempoh yang lain tertakluk kepada syarat – syarat berikut:-

 

5.2.1   Perubahan  dibuat dengan persetujuan secara bertulis   oleh Pegawai Pengawal atau wakilnya dengan Kontraktor. Salinan persetujuan tersebut hendaklah dikemukakan kepada   Perbendaharaan Malaysia Sabah.

 

5.2.2.  Jabatan berkenaan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap perubahan yang dipersetujui.

 

5.3.    Barang – barang yang diserahkan oleh Kontraktor pada masa dan tarikh yang ditetapkan di dalam borang pesanan tidak boleh ditolak tanpa arahan secara bertulis daripada pegawai – pegawai yang membuat pesanan. Jika penolakan dibuat secara  adhoc tanpa memberitahu terlebih dahulu kepada kontraktor, tindakan boleh diambil terhadap pegawai yang berkenaan seperti menanggung tuntutan gantirugi oleh kontraktor berkenaan jika ada.

 

5.4.    Sekiranya Jabatan Pengguna telah mematuhi perenggan 6.1, 6.2, dan 7.3 akan tetapi kontraktor gagal membuat bekalan dalam tempoh penyerahan yang ditetapkan, Jabatan Pengguna dibenarkan membeli dari punca lain bagi keperluan segera sahaja.  Pembelian bagi keperluan segera ini hendaklah dilaporkan dengan serta merta kepada  Perbendaharaan Malaysia Sabah dengan menyertakan salinan – salinan Pesanan Tempatan dan invois/bil yang terlibat.

 

5.5.    Sebarang pesanan yang tidak dapat dibekalkan oleh kontraktor  mengikut tempoh penyerahan yang ditetapkan, Jabatan Pengguna hendaklah melaporkan dengan segera kepada  Perbendaharaan Malaysia Sabah dengan menyatakan bilangan kontrak, nama barang, nombor dan tarikh pesanan tempatan, kuantiti dan nilai pesanan berkenaan. Satu salinan pesanan tempatan berkenaan hendaklah disertakan juga.

 

 

6.     ANGGARAN KEPERLUAN

 

6.1.    Setelah menerima Pekeliling ini, semua Jabatan Pengguna dikehendaki menghantar jadual anggaran dan jangkamasa keperluan bagi tahun – tahun berkenaan kepada kontraktor dalam tempoh dua (2) minggu untuk membolehkan kontraktor membuat perancangan pembekalan. Satu salinan jadual berkenaan hendaklah dikemukakan kepada  Perbendaharaan Malaysia Sabah.

 

6.2.         Sekiranya Jabatan pengguna tidak mematuhi arahan pada perenggan 7.1, 7.2 dan 7.3 kontraktor berkenaan tidaklah boleh dipersalahkan  jika kelewatan bekalan berlaku kelak.

 

 

7.     PESANAN

 

7.1.    Semua pesanan hendaklah dibuat terus kepada kontraktor dengan mencatatkan nombor kontrak, jenis barang dan kuantiti keperluan.

 

7.2.    Kuantiti pesanan mestilah mengikut perenggan 112 Tatacara Pengurusan Stor – Panduan Perbendaharaan. Keperluan yang terlalu banyak janganlah diminta melalui satu pesanan sahaja tetapi hendaklah dipecah – pecahkan kepada beberapa pesanan.  Pesanan – pesanan itu pula hendaklah dijarakkan tempohnya mengikut jangkamasa yang munasabah untuk memudahkan kontraktor menguruskan bekalan mengikut pesanan – pesanan berkenaan.

 

7.3.    Apabila membuat pesanan, Jabatan Pengguna dikehendaki memberi alamat yang lengkap serta nama pegawai dan nombor telefon masing – masing supaya pembekalan dapat dijalankan dengan licin dan tepat pada tempat yang dikehendaki.

 

 

8.     PEMERIKSAAN SEMASA MENERIMA BEKALAN

 

8.1.         Jabatan Pengguna mestilah memeriksa bekalan yang diterima untuk memastikan bahawa  jenis dan jumlah barang yang dibekalkan itu adalah sama seperti yang dipesan, memastikan keasliannya dengan mendapatkan kad jaminan. Jika ada sebarang keraguan mengenai kualiti Barangan atau jika didapati kerosakan/kekurangan/tidak menepati penentuan di Lampiran A, B, B1 dan B2 Jabatan Pengguna hendaklah meminta Kontraktor menggantikan jumlah yang rosak/kurang/tidak menepati penentuan itu dengan yang baru tanpa apa-apa kos tambahan.

 

8.2.         Jabatan Pengguna hendaklah memberitahu Kontraktor secara bertulis sebarang penolakan penerimaan bekalan dengan salinan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah. Kontraktor mestilah menggantikan Barangan berkenaan (yang rosak/kurang/tidak menepati penentuan) dengan yang baru dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh pemberitahuan dikeluarkan tanpa sebarang tambahan kos.

 

 

9.     TEMPOH AKHIR PENGADUAN

       

9.1.    Jabatan Pengguna hendaklah mengemukakan aduan mengenai pembekalan yang tidak menepati penentuan dengan serta merta jika ada dan hendaklah  tidak lewat daripada tiga  (3) bulan selepas tarikh tamat kontrak.  Perbendaharaan Malaysia Sabah tidak akan bertanggungjawab ke atas sebarang masalah yang berbangkit akibat daripada kegagalan Jabatan mematuhi arahan ini.

 

9.2.    Sekiranya aduan tidak dapat dikemukakan dalam tempoh tersebut oleh sebab – sebab tertentu yang tidak dapat dielakkan, Jabatan Pengguna hendaklah memaklumkan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah secara rasmi mengenai kedudukan perkara tersebut serta jangkamasa  yang masih diperlukan untuk mengemukakan aduan berkenaan.

 

 

10.   PEMBAYARAN BIL

 

10.1.  Pembayaran bil – bil yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah dibuat mengikut tatacara yang ditetapkan oleh Akauntan Negara Malaysia melalui surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia No. 1/83 bertarikh 23 Mac 1983.

 

10.2.    Bagi pesanan yang telah disempurnakan oleh kontraktor dengan memuaskan, bil mengenainya hendaklah dijelaskan dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh bil itu diterima.

 

10.3.    Walau apapun peraturan penerimaan barang – barang yang diamalkan oleh sesuatu Jabatan, pengesahan penerimaan barang – barang mestilah dibuat dengan segera pada hari bekalan disempurnakan untuk membolehkan kontraktor mengemukakan bil pembayaran dengan seberapa segera. Jabatan tidak perlu menunggu laporan ujian Jabatan untuk membuat bayaran.

 

10.4.    Semua ketua Jabatan diingatkan supaya membuat pembayaran kepada pembekal dalam tempoh yang ditetapkan.  Kegagalan berbuat demikian mengakibatkan tindakan surcaj akan dikenakan ke atas ketua jabatan berkenaan.  Arahan Perbendaharaan 103 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Sabah Bil. 13 Tahun 2000 ada kaitan.

 

 

11.   PENGGUNAAN KONTRAK

 

11.1.    Semua Jabatan  dan Badan Berkanun Persekutuan Di Sabah dan Wilayah Persekutuan Labuan hendaklah menggunakan kontrak ini sepenuhnya dan tidak dibenarkan membeli dari punca lain tanpa kebenaran  Perbendaharaan Malaysia Sabah mengikut mana yang berkenaan kecuali atas sebab – sebab yang dinyatakan di perenggan 5.4 dan 11.2.

 

11.2.  Penentuan dalam kontrak ini adalah penentuan gunasama pelbagai Jabatan. Sekiranya penentuan itu tidak sesuai dengan keperluan Jabatan Pengguna, sila kemukakan penentuan yang diperlukan  dengan menyatakan perbezaan itu.  Perbendaharaan Malaysia Sabah seterusnya akan menimbangkan pengecualian daripada menggunakan Kontrak Pusat dan perolehan melalui tatacara lain.

 

12.   HAL – HAL LAIN

 

12.1.  Jika ada sebarang kemusykilan mengenai kontrak ini, Jabatan Pengguna adalah dinasihatkan menghubungi Pegawai  berikut :-

 

(i)      En.  Hazlan bin Abd. Aziz

  Tel : 088 – 243993  sambungan  4092

 

(ii)                 Pn. Maziah bt. Zainal

        Tel : 088 – 243993  sambungan  4082

 

12.2.    Sila layari laman web kami di www.sabah.gov.my/pmsabah/     untuk keterangan lanjut.

 

Sekian. Terima kasih.

 

“ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ”

 

Saya yang menurut perintah,

 

                 t.t

(  MOHD RANI BIN SAUD  )

Pegawai Kewangan Persekutuan, Sabah

s.k.

 

Setiausaha Tetap                                             

Kementerian Kewangan Negeri Sabah        

Bahagian Stor & Kontrak                         

Wisma Kewangan, Bangunan Sekretariat             

88595 KOTA KINABALU.                     

       

 

Bendahari Negeri Sabah                           

Wisma Kewangan                                    

Karung Berkunci 2058                                   

Bangunan Urusetia                                  

88592 KOTA KINABALU.                     

 

 

Pengarah

Jabatan Audit Negara Cawangan Sabah

Tingkat 6 & 7 Rumah Persekutuan

88518 KOTA KINABALU.

 

 

Pengarah Cawangan

Jabatan Akauntan Negara Malaysia Kota Kinabalu

Tingkat 6 & 7, Wisma Perindustrian

Beg Berkunci 2053

88594  KOTA KINABALU.

 

 

Pengarah Cawangan

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Cawangan Wilayah Persekutuan Labuan

Tingkat 5, Blok 4, Ujana Kewangan

Peti Surat 80622

87016  WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN.

 

 

Pengarah Cawangan

Jabatan Akauntan Negara

Pejabat Kawasan Tawau

Tingkat 2, Wisma Persekutuan

Jalan Dunlop, Bandar Sabindo

91009 TAWAU.

 

Pengarah Cawangan

Jabatan Akauntan Negara

Pejabat Kawasan Sandakan

Tingkat 2, Wisma Persekutuan

Jalan Labuk, Beg Berkunci 41

90009 SANDAKAN.

 

 

Pengarah Cawangan

Jabatan Akauntan Negara

Pejabat Kawasan Keningau

Beg Berkunci No. 5

89009 KENINGAU.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SPKP02/2006