Ruj. Kami :      PMS/UKP/(S)/80/46 Jld.3/ (  51  )  

 

Tarikh       :    20    Mac    2002

 

 

 

Semua Ketua Jabatan Persekutuan, Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan.

 

Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan, Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan.

 

 

 

Y. Bhg. Datuk/Tuan/Puan,

 

 

SURAT PEKELILING KONTRAK

PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH

 

 

MEMBEKAL & MENJAHIT, MENJAHIT DAN MEMBEKAL KAIN

PAKAIAN SERAGAM KEPADA SEMUA JABATAN DAN BADAN BERKANUN

PERSEKUTUAN  DI SABAH DAN WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN

 

 

1.            PERIHAL

 

1.1.   Adalah dimaklumkan bahawa Perbendaharaan Malaysia Sabah telah mengadakan satu kontrak bagi Membekal & Menjahit, Menjahit Dan Membekal Kain Pakaian Seragam Kepada Semua Jabatan Dan Badan Berkanun Persekutuan  Di Sabah Dan Wilayah Persekutuan Labuan bagi tempoh dua puluh empat (24) bulan mulai  01  April   2002 hingga 31 Mac  2004.

 

 

 

2.            BUTIR – BUTIR KONTRAK

 

2.1.   No. Kontrak       :     PMS/UKP/02(a)/2002

 

Nama Pembekal   :     SYARIKAT MIT TRADING

                           &  TAILORING

                                 BLOK G,    LOT 57

                                TINGKAT SATU ASIA CITY

                                        88555   KOTA KINABALU.

 

Nombor Telefon/  :     088-224413

 

Nombor Faksimili   :     088-239895

 

Nama dan         :     BANK MUAMALAT MALAYSIA BH

            Alamat Bank       :        SHOP LOT 69-72, BLOK H

                                 FASA 1B, ASIA CITY

88000 KOTA KINABALU

 

Nombor  Akaun   :     714100083837   

 

                                                                                      

 

2.2.   No. Kontrak       :     PMS/UKP/02(b)/2002

 

Nama Pembekal    :     AFIE ENTERPRISE

                                 2^nd  FLOOR,  LOT 62

JALAN BANDARAN BERJAYA TIGA

BANDARAN BERJAYA

88000 KOTA KINABALU

                                       

 

Nombor Telefon/  :     088-240994/236653/252724

 

Nombor Faksimili   :     088-238360

 

Nama dan         :     MALAYAN BANKING    

       Alamat Bank       :     CAWANGAN SINSURAN

KOTA KINABALU

 

Nombor  Akaun   :     0107203385                                                                         

 

 

                                                                                     

3.            TEMPOH KONTRAK 

 

3.1.       Tempoh kontrak ialah selama dua puluh empat (24) bulan berkuatkuasa mulai  01 April  2002 hingga 31 Mac  2004.

 

 

4.   HARGA, PENENTUAN, GERENTI DAN LAIN-LAIN KETERANGAN       

 

4.1.       Harga bagi kontrak ini adalah harga bersih termasuk semua jenis cukai serta kos pembungkusan dan pengiriman/penghantaran seperti di Lampiran A, A1 dan A2.

 

4.2.       Lain-lain penentuan dan syarat dibawah kontrak ini adalah seperti di  Lampiran B.

                         

                     

5.   TEMPOH PENYERAHAN

 

5.1. Tempoh penyerahan ialah dalam masa  Empat  hingga Lapan (4-8) minggu   dari tarikh Pesanan Rasmi dikeluarkan.

 

5.2. Jabatan Pengguna adalah dibenarkan untuk membuat perubahan tempoh   penyerahan kepada suatu tempoh yang lain tertakluk kepada syarat – syarat berikut:-

 

5.2.1.  Perubahan ini dibuat dengan persetujuan secara bertulis oleh Pegawai Pengawal atau wakilnya dengan Kontraktor. Salinan persetujuan tersebut hendaklah dikemukakan kepada   Perbendaharaan Malaysia Sabah.

 

5.2.2.     Jabatan berkenaan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap perubahan ini.

 

5.3. Barang – barang yang diserahkan oleh Kontraktor pada masa dan tarikh yang ditetapkan di dalam borang pesanan tidak boleh ditolak tanpa arahan secara bertulis daripada pegawai – pegawai yang membuat pesanan. Jika penolakan dibuat secara  ‘adhoc’ tanpa memberitahu terlebih dahulu kepada kontraktor, tindakan boleh diambil terhadap pegawai yang berkenaan seperti menanggung tuntutan gantirugi oleh kontraktor berkenaan jika ada.

 

5.4. Sekiranya Jabatan Pengguna telah mematuhi perenggan 6.1, 6.2, dan 7.3 akan tetapi kontraktor gagal membuat bekalan dalam tempoh penyerahan yang ditetapkan, Jabatan Pengguna dibenarkan membeli dari punca lain bagi keperluan segera sahaja.  Pembelian bagi keperluan segera ini hendaklah dilaporkan dengan serta merta kepada  Perbendaharaan Malaysia Sabah dengan menyertakan salinan – salinan Pesanan Tempatan dan invois/bil yang terlibat.

 

5.5. Sebarang pesanan yang tidak dapat dibekalkan oleh kontraktor  mengikut tempoh penyerahan yang ditetapkan, Jabatan Pengguna hendaklah melaporkan dengan segera kepada  Perbendaharaan Malaysia Sabah dengan menyatakan bilangan kontrak, nama barang, nombor dan tarikh pesanan tempatan, kuantiti dan nilai pesanan berkenaan. Satu salinan pesanan tempatan berkenaan hendaklah disertakan juga.

 

 

6.   ANGGARAN KEPERLUAN

 

6.1. Setelah menerima Pekeliling ini, semua Jabatan Pengguna dikehendaki menghantar jadual anggaran dan jangkamasa keperluan bagi tahun – tahun berkenaan kepada kontraktor dalam tempoh dua (2) minggu untuk membolehkan kontraktor membuat perancangan pembekalan. Satu salinan jadual berkenaan hendaklah dikemukakan kepada  Perbendaharaan Malaysia Sabah.

 

6.2. Sekiranya Jabatan pengguna tidak mematuhi arahan pada perenggan 6.1. 7.2 dan 7.3 kontraktor berkenaan tidaklah boleh dipersalahkan  jika kelewatan bekalan berlaku kelak.

 

 

7.   PESANAN

 

7.1. Semua pesanan hendaklah dibuat terus kepada kontraktor dengan mencatatkan nombor kontrak, jenis barang dan kuantiti keperluan.

 

 

7.2. Kuantiti pesanan mestilah mengikut perenggan 112 Tatacara Pengurusan Stor – Panduan Perbendaharaan. Keperluan yang terlalu banyak janganlah diminta melalui satu pesanan sahaja tetapi hendaklah dipecah – pecahkan kepada beberapa pesanan.  Pesanan – pesanan itu pula hendaklah dijarakkan tempohnya mengikut jangkamasa yang munasabah untuk memudahkan kontraktor menguruskan bekalan mengikut pesanan – pesanan berkenaan.

 

 

7.3. Apabila membuat pesanan Jabatan Pengguna dikehendaki memberi alamat yang lengkap serta nama pegawai dan nombor telefon masing – masing supaya pembekalan dapat dijalankan dengan licin dan tepat pada tempat yang dikehendaki.

 

 

 

8.   PEMERIKSAAN SEMASA MENERIMA BEKALAN

 

8.1.       Jabatan Pengguna mestilah memeriksa bekalan yang diterima untuk memastikan bahawa  jenis dan jumlah barang yang dibekalkan itu adalah sama seperti yang dipesan, memastikan keasliannya dengan mendapatkan kad jaminan. Jika ada sebarang keraguan mengenai kualiti Barangan atau jika didapati kerosakan/kekurangan/tidak menepati penentuan di Lampiran B, Jabatan Pengguna hendaklah meminta Kontraktor menggantikan jumlah yang rosak/kurang/tidak menepati penentuan itu dengan yang baru tanpa apa-apa kos tambahan.

 

 

8.2.       Jabatan Pengguna hendaklah memberitahu Kontraktor secara bertulis sebarang penolakan penerimaan bekalan dengan salinan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah. Kontraktor mestilah menggantikan Barangan berkenaan (yang rosak/kurang/tidak menepati penentuan) dengan yang baru dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh pemberitahuan dikeluarkan tanpa sebarang tambahan kos.

 

 

9.       TEMPOH AKHIR PENGADUAN

     

9.1. Jabatan Pengguna hendaklah mengemukakan aduan mengenai pembekalan yang tidak menepati penentuan dengan serta merta jika ada dan hendaklah  tidak lewat daripada tiga  (3) bulan selepas tarikh tamat kontrak.  Perbendaharaan Malaysia Sabah tidak akan bertanggungjawab ke atas sebarang masalah yang berbangkit akibat daripada kegagalan Jabatan mematuhi arahan ini.

 

 

9.2. Sekiranya aduan tidak dapat dikemukakan dalam tempoh tersebut oleh sebab – sebab tertentu yang tidak dapat dielakkan, Jabatan Pengguna hendaklah memaklumkan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah secara rasmi mengenai kedudukan perkara tersebut serta jangkamasa  yang masih diperlukan untuk mengemukakan aduan berkenaan.

 

 

10.  PEMBAYARAN BIL

 

10.1. Pembayaran bil – bil yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah dibuat mengikut tatacara yang ditetapkan oleh Akauntan Negara Malaysia melalui surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia No. 1/83 bertarikh 23 Mac 1983.

 

10.2. Bagi pesanan yang telah disempurnakan oleh kontraktor dengan memuaskan, bil mengenainya hendaklah dijelaskan dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh bil itu diterima.

 

10.3.    Walau apapun peraturan penerimaan barang – barang yang diamalkan oleh sesuatu Jabatan, pengesahan penerimaan barang – barang mestilah dibuat dengan segera pada hari bekalan disempurnakan untuk m