Ruj. Kami : PMS/UKP/(S)/80/45
JLD.2/ ( 9 )
Tarikh : 22 Januari 2001
Semua Ketua
Jabatan Persekutuan, Sabah
Dan Wilayah
Persekutuan Labuan.
Semua Ketua
Badan Berkanun Persekutuan, Sabah
Dan Wilayah
Persekutuan Labuan.
Y. Bhg.
Datuk/Tuan/Puan,
SURAT PEKELILING KONTRAK
PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH
PMS/UKP/ 01 / 2001
PEMBEKALAN DAN PENGHANTARAN
TILAM,
BANTAL DAN KUSYEN
KEPADA SEMUA JABATAN
DAN BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN
DI SABAH DAN WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN
BAGI TAHUN 2001 HINGGA 2003
1.
PERIHAL
1.1.
Adalah dimaklumkan bahawa Perbendaharaan Malaysia Sabah telah mengadakan satu
kontrak bagi Membekal Dan Menghantar Tilam, Bantal Dan Kusyen Kepada Semua
Jabatan Dan Badan Berkanun Persekutuan Di Sabah Dan Wilayah Persekutuan Labuan bagi
tempoh dua puluh empat (24) bulan mulai 01 Februari 2001
hingga 31 Januari 2003.
2.
BUTIR – BUTIR KONTRAK
2.1.
No. Kontrak
:
PMS/UKP/01/2001
2.2.
Nama Pembekal : WAN
TRADING & CONSTRUCTION
BLOK G, LOT 7, TINGKAT 3
SINSURAN KOMPLEKS
88000 KOTA KINABALU
2.4
Nombor Telefon/
: 088-233554/224409
Nombor Faksimili
:
088-236425
2.5.
Nama dan
: MALAYAN
BANKING BERHAD
Alamat Bank
:
9, JALAN PANTAI
2.6.
Nombor Akaun
: 010013-031404
3.
TEMPOH KONTRAK
3.1.
Tempoh kontrak ialah
selama dua puluh empat (24) bulan berkuatkuasa
mulai 01
Februari 2001 hingga 31 Januari 2003.
4.
HARGA, PENENTUAN, GERENTI DAN LAIN-LAIN KETERANGAN
4.1.
Harga bagi kontrak
ini adalah harga bersih termasuk semua jenis cukai serta kos pembungkusan dan
pengiriman/penghantaran seperti di Lampiran A.
4.2.
Lain-lain penentuan
dan syarat dibawah kontrak ini adalah seperti di Lampiran B.
5.
TEMPOH PENYERAHAN
5.1.
Tempoh penyerahan ialah dalam masa Satu hingga Tujuh (1-7) minggu dari tarikh Pesanan Rasmi dikeluarkan.
5.2.
Jabatan Pengguna adalah dibenarkan untuk membuat perubahan tempoh penyerahan kepada suatu tempoh yang lain
tertakluk kepada syarat – syarat berikut:-
5.2.1. Perubahan ini dibuat dengan persetujuan
secara bertulis oleh Pegawai Pengawal atau wakilnya dengan Kontraktor. Salinan persetujuan
tersebut hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan
Malaysia Sabah.
5.2.2.
Jabatan berkenaan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap perubahan ini.
5.3.
Barang – barang yang diserahkan oleh Kontraktor pada masa dan tarikh yang
ditetapkan di dalam borang pesanan tidak boleh ditolak tanpa arahan secara bertulis
daripada pegawai – pegawai yang membuat pesanan. Jika penolakan dibuat secara ‘adhoc’
tanpa memberitahu terlebih dahulu kepada kontraktor, tindakan boleh diambil terhadap
pegawai yang berkenaan seperti menanggung tuntutan gantirugi oleh kontraktor berkenaan
jika ada.
5.4.
Sekiranya Jabatan Pengguna telah mematuhi perenggan 6.1, 6.2, dan 7.3 akan tetapi
kontraktor gagal membuat bekalan dalam tempoh penyerahan yang ditetapkan, Jabatan Pengguna
dibenarkan membeli dari punca lain bagi keperluan segera sahaja. Pembelian bagi keperluan segera ini hendaklah
dilaporkan dengan serta merta kepada Perbendaharaan
Malaysia Sabah dengan menyertakan salinan – salinan Pesanan Tempatan dan invois/bil
yang terlibat.
5.5.
Sebarang pesanan yang tidak dapat dibekalkan oleh kontraktor mengikut tempoh penyerahan yang ditetapkan,
Jabatan Pengguna hendaklah melaporkan dengan segera kepada
Perbendaharaan Malaysia Sabah dengan menyatakan bilangan kontrak, nama barang,
nombor dan tarikh pesanan tempatan, kuantiti dan nilai pesanan berkenaan. Satu salinan
pesanan tempatan berkenaan hendaklah disertakan juga.
6.
ANGGARAN KEPERLUAN
6.1.
Setelah menerima Pekeliling ini, semua Jabatan Pengguna dikehendaki menghantar
jadual anggaran dan jangkamasa keperluan bagi tahun – tahun berkenaan kepada
kontraktor dalam tempoh dua (2) minggu untuk membolehkan kontraktor membuat perancangan
pembekalan. Satu salinan jadual berkenaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah.
6.2.
Sekiranya Jabatan Pengguna tidak mematuhi arahan pada perenggan 6.1. 7.2 dan 7.3
kontraktor berkenaan tidaklah boleh dipersalahkan jika
kelewatan bekalan berlaku kelak.
7.
PESANAN
7.1.
Semua pesanan hendaklah dibuat terus kepada kontraktor dengan mencatatkan nombor
kontrak, jenis barang dan kuantiti keperluan. Pesanan akhir Jabatan Pengguna mestilah
dibuat tidak lewat dari dua (2) minggu sebelum tarikh tamat kontrak.
7.2.
Kuantiti pesanan mestilah mengikut perenggan 112
Tatacara Pengurusan Stor – Panduan Perbendaharaan. Keperluan yang terlalu banyak
janganlah diminta melalui satu pesanan sahaja tetapi hendaklah dipecah – pecahkan
kepada beberapa pesanan. Pesanan –
pesanan itu pula hendaklah dijarakkan tempohnya mengikut jangkamasa yang munasabah untuk
memudahkan kontraktor menguruskan bekalan mengikut pesanan – pesanan berkenaan.
7.3.
Apabila membuat pesanan. Jabatan Pengguna dikehendaki memberi alamat yang lengkap
serta nama pegawai dan nombor telefon masing – masing supaya pembekalan dapat
dijalankan dengan licin dan tepat pada tempat yang dikehendaki.
8.
PEMERIKSAAN SEMASA MENERIMA BEKALAN
8.1.
Jabatan Pengguna
mestilah memeriksa bekalan yang diterima untuk memastikan bahawa jenis dan jumlah barang yang dibekalkan itu adalah
sama seperti yang dipesan, memastikan keasliannya dengan mendapatkan kad jaminan. Jika ada
sebarang keraguan mengenai kualiti Barangan atau jika didapati kerosakan/kekurangan/tidak
menepati penentuan di Jadual ‘A’ dan Jadual ‘B’, Jabatan Pengguna
hendaklah meminta Kontraktor menggantikan jumlah yang rosak/kurang/tidak menepati
penentuan itu dengan yang baru tanpa apa-apa kos tambahan.
8.2.
Jabatan Pengguna
hendaklah memberitahu Kontraktor penolakan secara bertulis dengan salinan kepada
Perbendaharaan Malaysia Sabah dan Kontraktor mestilah menggantikan Barangan berkenaan
(yang rosak/kurang/tidak menepati penentuan) dengan yang baru dalam tempoh empat belas
(14) hari dari tarikh pemberitahuan dikeluarkan tanpa sebarang tambahan kos.
9.
TEMPOH AKHIR PENGADUAN
9.1.
Jabatan Pengguna hendaklah mengemukakan aduan mengenai pembekalan yang tidak
menepati penentuan dengan serta merta jika ada dan hendaklah tidak lewat daripada tiga (3) bulan selepas tarikh tamat kontrak. Perbendaharaan Malaysia Sabah tidak akan
bertanggungjawab ke atas sebarang masalah yang berbangkit akibat daripada kegagalan
Jabatan mematuhi arahan ini.
9.2.
Sekiranya aduan tidak dapat dikemukakan dalam tempoh tersebut oleh sebab –
sebab tertentu yang tidak dapat dielakkan, Jabatan Pengguna hendaklah memaklumkan kepada
Perbendaharaan Malaysia Sabah secara rasmi mengenai kedudukan perkara tersebut serta
jangkamasa yang masih diperlukan untuk
mengemukakan aduan berkenaan.
10. PEMBAYARAN BIL
10.1. Pembayaran bil – bil yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah dibuat mengikut tatacara yang ditetapkan oleh Akauntan Negara Malaysia melalui surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia No. 1/83 bertarikh 23 Mac 1983.
10.2.
Bagi pesanan yang telah disempurnakan oleh kontraktor dengan memuaskan, bil
mengenainya hendaklah dijelaskan dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh bil itu
diterima.
10.3.
Walau apapun
peraturan penerimaan barang – barang yang diamalkan oleh sesuatu Jabatan, pengesahan
penerimaan barang – barang mestilah dibuat dengan segera pada hari bekalan
disempurnakan untuk membolehkan kontraktor mengemukakan bil pembayaran dengan seberapa
segera. Jabatan tidak perlu menunggu laporan ujian Jabatan untuk membuat bayaran.
10.4.
Semua ketua Jabatan
diingatkan supaya membuat pembayaran kepada pembekal dalam tempoh yang ditetapkan. Kegagalan berbuat demikian mengakibatkan tindakan
surcaj akan dikenakan ke atas ketua jabatan berkenaan.
Arahan Perbendaharaan 103, Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Sabah Bil 13
tahun 2000 ada kaitan.
11.
PENGGUNAAN KONTRAK
11.1. Semua Jabatan dan Badan Berkanun Persekutuan Di Sabah Dan Wilayah Persekutuan Labuan hendaklah menggunakan kontrak ini sepenuhnya dan tidak dibenarkan membeli dari punca lain tanpa kebenaran Perbendaharaan Malaysia Sabah mengikut mana yang berkenaan kecuali atas sebab – sebab yang dinyatakan di perenggan 5.4 dan 11.2.
11.2.
Penentuan dalam kontrak ini adalah penentuan gunasama pelbagai Jabatan. Sekiranya
penentuan itu tidak sesuai dengan keperluan Jabatan Pengguna, sila kemukakan penentuan
yang diperlukan dengan menyatakan perbezaan
itu perlu. Perbendaharaan Malaysia Sabah
seterusnya akan menimbangkan pengecualian daripada menggunakan Kontrak Pusat dan perolehan
melalui tatacara lain.
12.
HAL – HAL LAIN
12.1.
Jika ada sebarang kemusykilan mengenai kontrak ini, Jabatan Pengguna adalah
dinasihatkan menghubungi Pegawai berikut :-
(i) Encik Samsul
Bin Dollah
Tel
: 088 – 232277 – Sambungan 4047
(ii)
Encik Mohd. Zaidon Bin Hj. Muhamad
Tel
: 088 – 232277 – Sambungan 4041
Sekian.
Terima kasih.
“
BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ”
Saya yang
menurut perintah,
T.T
( DATUK DR. ABDUL AZIZ BIN MOHD. ALI )
Pegawai
Kewangan Persekutuan, Sabah.
s.k.
Setiausaha
Tetap
Kementerian
Kewangan Negeri Sabah
Bahagian Stor
& Kontrak
Wisma
Kewangan, Bangunan Sekretariat
88595 KOTA
KINABALU.
Bendahari
Negeri Sabah
Wisma
Kewangan
Karung
Berkunci 2058
Bangunan
Urusetia
88592 KOTA
KINABALU.
Pengarah
Cawangan
Jabatan
Akauntan Negara Malaysia
Cawangan
Sabah
Tingkat 2,
Rumah Persekutuan
Jalan Mat
Salleh
Beg Berkunci
2053
88594 KOTA
KINABALU.
Timbalan
Pengarah Cawangan
Jabatan
Akauntan Negara Malaysia
Cawangan
Wilayah Persekutuan Labuan
Tingkat 2
& 3, Lot 11
W.D.T. N0. 23
87009
WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN.
Timbalan
Pengarah Cawangan
Jabatan
Akauntan Negara Malaysia
Cawangan
Sabah
Pejabat
Kawasan Tawau
Tingkat 2,
Rumah Persekutuan
Jalan Dunlop,
Bandar Sabindo
91009
TAWAU.
Jabatan
Akauntan Negara Malaysia
Cawangan
Sabah
Pejabat
Kawasan Sandakan
Tingkat 2,
Rumah Persekutuan
Jalan Labuk,
Beg Berkunci 41
90009
SANDAKAN.
Timbalan
Pengarah
Jabatan
Akauntan Negara Malaysia
Cawangan
Sabah
Pejabat
Kawasan Keningau
Beg Berkunci
No. 5
89009
KENINGAU.
Pengarah
Jabatan Audit
Negara
Tingkat 6
& 7 Rumah Persekutuan
88518 KOTA
KINABALU.
Pegawai
Pendidikan Bahagian
Tingkat 5,
Blok E, Bangunan KWSP
Pejabat
Pendidikan Bahagian Pantai Barat Selatan
KOTA KINABALU
Pegawai
Pendidikan Bahagian
Pejabat
Pendidikan Bahagian Kota Belud
KOTA BELUD
Pegawai
Pendidikan Bahagian
Pejabat
Pendidikan Bahagian
Peti Surat
81097
87020 WILAYAH
PERSEKUTUAN LABUAN