Ruj. Kami      :         PMS/UKP/(S)/80/39/Jld. 2 ( 37 )  

 

Tarikh           :         11  Disember  2000

 

 

Semua Ketua Jabatan Persekutuan, Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan.

 

Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan, Sabah

Dan Wilayah Persekutuan Labuan.

 

 

Y. Bhg. Datuk/Tuan/Puan,

 

 

SURAT PEKELILING KONTRAK

PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH

 

PEMBEKALAN  DAN  PENGHANTARAN

KERTAS FOTOSTAT DAN KERTAS PENDUA

KEPADA  SEMUA JABATAN  DAN BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN

DI SABAH DAN WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN

 

 

1.                  PERIHAL

 

1.1.       Adalah dimaklumkan bahawa Perbendaharaan Malaysia Sabah telah mengadakan satu kontrak bagi Pembekalan Dan  Penghantaran Kertas Fotostat Dan Kertas Pendua Kepada Semua Jabatan Dan Badan Berkanun Persekutuan Di Sabah Dan Wilayah Persekutuan Labuan bagi tempoh empat puluh lapan (48) bulan mulai 15 Disember 2000 hingga 14  Disember  2004.

 

 

 

2.                  BUTIR – BUTIR KONTRAK

 

2.1.       No. Kontrak                 :         PMS/UKP/05/2000

 

2.2.    Nama Pembekal               :         KANDAR HOLDINGS SDN. BHD.

LOT 6, LIGHT INDUSTRIES SHOPHOUSE CENTRE

MILE 4, JALAN PENAMPANG

                                                        88300 KOTA KINABALU

 

2.4        Nombor Telefon/           :         088-727829         

Nombor Faksimili          :         088-728831

 

2.5.       Nama dan                    :         BANK MUAMALAT (M) BHD.

            Alamat Bank                :         KOTA KINABALU           

                                            

2.6.       Nombor  Akaun             :         714100060982

                                   

         

                                                                                       

3.                  TEMPOH KONTRAK 

 

3.1.             Tempoh kontrak ialah selama empat puluh lapan (48) bulan berkuatkuasa mulai  15 Disember 2000 hingga 14 Disember 2004.

 

4.       HARGA, PENENTUAN, GERENTI DAN LAIN-LAIN KETERANGAN       

 

4.1.             Harga bagi kontrak ini adalah harga bersih termasuk semua jenis cukai serta kos pembungkusan dan pengiriman/penghantaran seperti di Lampiran A .

 

4.2.             Lain-lain penentuan dan syarat dibawah kontrak ini adalah seperti di  Lampiran B.

                         

                   

5.       TEMPOH PENYERAHAN

 

5.1.    Tempoh penyerahan ialah dalam masa  Satu hingga dua (1-2) minggu   dari tarikh Pesanan Rasmi dikeluarkan.

 

5.2.    Jabatan Pengguna adalah dibenarkan untuk membuat perubahan tempoh   penyerahan kepada suatu tempoh yang lain tertakluk kepada syarat – syarat berikut:-

 

5.2.1.        Perubahan ini dibuat dengan persetujuan secara bertulis oleh Pegawai Pengawal atau wakilnya dengan Kontraktor. Salinan persetujuan tersebut hendaklah dikemukakan kepada   Perbendaharaan Malaysia Sabah.

 

5.2.2.   Jabatan berkenaan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap perubahan ini.

 

5.3.    Barang – barang yang diserahkan oleh Kontraktor pada masa dan tarikh yang ditetapkan di dalam borang pesanan tidak boleh ditolak tanpa arahan secara bertulis daripada pegawai – pegawai yang membuat pesanan. Jika penolakan dibuat secara  ‘adhoc’ tanpa memberitahu terlebih dahulu kepada kontraktor, tindakan boleh diambil terhadap pegawai yang berkenaan seperti menanggung tuntutan gantirugi oleh kontraktor berkenaan jika ada.

 

5.4.    Sekiranya Jabatan Pengguna telah mematuhi perenggan 6.1, 6.2, dan 7.3 akan tetapi kontraktor gagal membuat bekalan dalam tempoh penyerahan yang ditetapkan, Jabatan Pengguna dibenarkan membeli dari punca lain bagi keperluan segera sahaja.  Pembelian bagi keperluan segera ini hendaklah dilaporkan dengan serta merta kepada  Perbendaharaan Malaysia Sabah dengan menyertakan salinan – salinan Pesanan Tempatan dan invois/bil yang terlibat.

 

5.5.    Sebarang pesanan yang tidak dapat dibekalkan oleh kontraktor  mengikut tempoh penyerahan yang ditetapkan, Jabatan Pengguna hendaklah melaporkan dengan segera kepada  Perbendaharaan Malaysia Sabah dengan menyatakan bilangan kontrak, nama barang, nombor dan tarikh pesanan tempatan, kuantiti dan nilai pesanan berkenaan. Satu salinan pesanan tempatan berkenaan hendaklah disertakan juga.

 

 

6.       ANGGARAN KEPERLUAN

 

6.1.    Setelah menerima Pekeliling ini, semua Jabatan Pengguna dikehendaki menghantar jadual anggaran dan jangkamasa keperluan bagi tahun – tahun berkenaan kepada kontraktor dalam tempoh dua (2) minggu untuk membolehkan kontraktor membuat perancangan pembekalan. Satu salinan jadual berkenaan hendaklah dikemukakan kepada  Perbendaharaan Malaysia Sabah.

 

6.2.    Sekiranya Jabatan pengguna tidak mematuhi arahan pada perenggan 6.1. 7.2 dan 7.3 kontraktor berkenaan tidaklah boleh dipersalahkan  jika kelewatan bekalan berlaku kelak.

 

7.       PESANAN

 

7.1.    Semua pesanan hendaklah dibuat terus kepada kontraktor dengan mencatatkan nombor kontrak, jenis barang dan kuantiti keperluan. Pesanan akhir Jabatan Pengguna mestilah dibuat tidak lewat dari dua (2) minggu sebelum tarikh tamat kontrak.

 

7.2.    Kuantiti pesanan mestilah mengikut perenggan 112 Tatacara Pengurusan Stor – Panduan Perbendaharaan. Keperluan yang terlalu banyak janganlah diminta melalui satu pesanan sahaja tetapi hendaklah dipecah – pecahkan kepada beberapa pesanan.  Pesanan – pesanan itu pula hendaklah dijarakkan tempohnya mengikut jangkamasa yang munasabah untuk memudahkan kontraktor menguruskan bekalan mengikut pesanan – pesanan berkenaan.

 

7.3.    Apabila membuat pesanan. Jabatan Pengguna dikehendaki memberi alamat yang lengkap serta nama pegawai dan nombor telefon masing – masing supaya pembekalan dapat dijalankan dengan licin dan tepat pada tempat yang dikehendaki.

 

 

8.       PEMERIKSAAN SEMASA MENERIMA BEKALAN

 

8.1.             Jabatan Pengguna mestilah memeriksa bekalan yang diterima untuk memastikan bahawa  jenis dan jumlah barang yang dibekalkan itu adalah sama seperti yang dipesan serta memastikan keasliannya. Jika ada sebarang keraguan mengenai kualiiti Barangan atau jika didapati kerosakan/kekurangan/tidak menepati penentuan di Jadual ‘A’ dan Jadual ‘B’, Jabatan Pengguna hendaklah meminta Kontraktor menggantikan jumlah yang rosak/kurang/tidak menepati penentuan itu dengan yang baru tanpa apa-apa kos tambahan.

 

8.2.             Jabatan Pengguna hendaklah memberitahu Kontraktor penolakan secara bertulis dengan salinan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah dan Kontraktor mestilah menggantikan Barangan berkenaan (yang rosak/kurang/tidak menepati penentuan) dengan yang baru dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh pemberitahuan dikeluarkan tanpa sebarang tambahan kos.

 

 

9.       TEMPOH AKHIR PENGADUAN

         

9.1.    Jabatan Pengguna hendaklah mengemukakan aduan mengenai pembekalan yang tidak menepati penentuan dengan serta merta jika ada dan hendaklah  tidak lewat daripada tiga  (3) bulan selepas tarikh tamat kontrak.  Perbendaharaan Malaysia Sabah tidak akan bertanggungjawab ke atas sebarang masalah yang berbangkit akibat daripada kegagalan Jabatan mematuhi arahan ini.

 

9.2.    Sekiranya aduan tidak dapat dikemukakan dalam tempoh tersebut oleh sebab – sebab tertentu yang tidak dapat dielakkan, Jabatan Pengguna hendaklah memaklumkan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah secara rasmi mengenai kedudukan perkara tersebut serta jangkamasa  yang masih diperlukan untuk mengemukakan aduan berkenaan.

 

 

10.     PEMBAYARAN BIL

 

10.1.   Pembayaran bil – bil yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah dibuat mengikut tatacara yang ditetapkan oleh Akauntan Negara Malaysia melalui surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia No. 1/83 bertarikh 23 Mac 1983.

 

10.2.   Bagi pesanan yang telah disempurnakan oleh kontraktor dengan memuaskan, bil mengenainya hendaklah dijelaskan dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh bil itu diterima.

 

10.3.          Walau apapun peraturan penerimaan barang – barang yang diamalkan oleh sesuatu Jabatan, pengesahan penerimaan barang – barang mestilah dibuat dengan segera pada hari bekalan disempurnakan untuk membolehkan kontraktor mengemukakan bil pembayaran dengan seberapa segera. Jabatan tidak perlu menunggu laporan ujian Jabatan untuk membuat bayaran.

 

10.4.          Semua ketua Jabatan diingatkan supaya membuat pembayaran kepada pembekal dalam tempoh yang ditetapkan.  Kegagalan berbuat demikian mengakibatkan tindakan surcaj akan dikenakan ke atas ketua jabatan berkenaan.  Arahan Perbendaharaan 103, Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Sabah Bil 13 tahun 2000 ada kaitan.

 

 

11.     PENGGUNAAN KONTRAK

 

11.1.   Semua Jabatan,  dan Badan Berkanun Persekutuan Di Sabah Dan Wilayah Persekutuan Labuan hendaklah menggunakan kontrak ini sepenuhnya dan tidak dibenarkan membeli dari punca lain tanpa kebenaran  Perbendaharaan Malaysia Sabah mengikut mana yang berkenaan kecuali atas sebab – sebab yang dinyatakan di perenggan 5.4 dan 11.2.

 

11.2.   Penentuan dalam kontrak ini adalah penentuan gunasama pelbagai Jabatan. Sekiranya penentuan itu tidak sesuai dengan keperluan Jabatan Pengguna, sila kemukakan penentuan yang diperlukan  dengan menyatakan perbezaan itu perlu.  Perbendaharaan Malaysia Sabah seterusnya akan menimbangkan pengecualian daripada menggunakan Kontrak Pusat dan perolehan melalui tatacara lain.

 

12.     HAL – HAL LAIN

 

12.1.   Jika ada sebarang kemusykilan mengenai kontrak ini, Jabatan Pengguna adalah dinasihatkan menghubungi Pegawai  berikut :-

 

(i).       Encik  Samsul Bin Dollah

  Tel : 088 – 232277 – Sambungan  4047

(ii)                Encik Mohd. Zaidon Bin Hj. Muhamad

  Tel : 088 – 232277 – Sambungan  4041

 

 

                  

Sekian. Terima kasih.

 

 

“ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ”

 

 

Saya yang menurut perintah,

 

 

                             T.T

( DATUK DR. ABDUL AZIZ BIN MOHD. ALI )

Pegawai Kewangan Persekutuan, Sabah.

 

 

 

s.k.

 

Setiausaha Tetap                                                    

Kementerian Kewangan Negeri Sabah                

Bahagian Stor & Kontrak                                

Wisma Kewangan, Bangunan Sekretariat            

88595 KOTA KINABALU.                               

                  

Bendahari Negeri Sabah                                  

Wisma Kewangan                                          

Karung Berkunci 2058                                              

Bangunan Urusetia                                         

88592 KOTA KINABALU.                               

 

Pengarah Cawangan

Jabatan Akauntan Negara Malaysia