Ruj. Kami      :         PMS/UKP(S)80/45 Jld.7(     )

Tarikh          :                  Januari 2008

 

 

Semua Ketua Jabatan Persekutuan

Di Sabah Dan Wilayah Persekutuan Labuan

 

Semua Ketua Eksekutif Badan Berkanun Persekutuan

Di Sabah Dan Wilayah Persekutuan Labuan

 

 

Y. Bhg. Datuk/Dato’/Tuan/Puan,

 

 

SURAT PEKELILING KONTRAK

PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH

PMS/UKP/03/2007

 

 


PEMBEKALAN DAN PENGHANTARAN TILAM, BANTAL & KUSYEN KEPADA SEMUA JABATAN DAN BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN

DI SABAH DAN WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN

BAGI TEMPOH 01 JANUARI 2008 HINGGA 31 DISEMBER 2009

 

 

 


1.                PERIHAL

 

1.1.         Adalah dimaklumkan bahawa Perbendaharaan Malaysia Sabah telah mengadakan satu kontrak bagi Pembekalan dan Penghantaran Tilam, Bantal dan Kusyen kepada semua Jabatan dan Badan Berkanun Persekutuan di Sabah dan Wilayah Persekutuan Labuan bagi tempoh dua puluh empat (24) bulan mulai 1 Januari 2008 hingga 31 Disember 2009.

 

 

 

 

 

2.                BUTIR – BUTIR KONTRAK

 

2.1.        No Kontrak            :         PMS/UKP/03/2007

 

              Nama Pembekal       :         Wan Trading & Construction

                                                     Lot 7, Tingkat Bawah & Satu

                                                     Blok 22, Kedai Pekan Koidupan

                                                     P. O. Box 20044

                                                     88757 Kota Kinabalu

 

              Nombor Telefon     :         088–721519 / 088–721591

/ 088 – 723 591

 

                             Nombor Faksimili    :         088–721509

                            

Nama & Alamat      :         Maybank

                             Bank                                Jalan Pantai, Kota Kinabalu

 

                             Nombor Akaun       :         01001 3031404

 

 

3.                TEMPOH KONTRAK

 

3.1.         Tempoh kontrak ini adalah selama dua puluh empat (24) bulan berkuatkuasa mulai 1 Januari 2008 hingga 31 Disember 2009.

 

 

4.                HARGA, PENENTUAN, GERENTI DAN LAIN – LAIN KETERANGAN

 

4.1.         Harga bagi kontrak ini adalah harga bersih termasuk semua jenis cukai serta kos pembungkusan dan pengiriman / penghantaran seperti di Lampiran A.

 

4.2.         Lain – lain penentuan dan syarat dibawah kontrak ini adalah seperti di Lampiran B.

 

 

 

 

 

 

5.                TEMPOH PENYERAHAN

 

5.1.         Tempoh penyerahan adalah seperti di Lampiran A, berkuatkuasa dari tarikh Pesanan Rasmi dikeluarkan.

 

5.2.         Jabatan Pengguna adalah dibenarkan untuk membuat perubahan tempoh penyerahan kepada suatu tempoh yang lain tertakluk kepada syarat – syarat berikut:-

 

a.      Perubahan ini dibuat dengan persetujuan secara bertulis oleh Pegawai Pengawal atau wakilnya dengan kontraktor. Salinan persetujuan tersebut hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah; dan

 

b.     Jabatan berkenaan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap perubahan ini.

 

5.3.         Barang – barang yang diserahkan oleh kontraktor pada masa dan tarikh yang ditetapkan di dalam borang pesanan tidak boleh ditolak tanpa arahan secara bertulis daripada pegawai – pegawai yang membuat pesanan. Jika penolakan dibuat secara ‘adhoc’ tanpa memberitahu terlebih dahulu kepada kontraktor, tindakan boleh diambil terhadap pegawai berkenaan seperti menanggung ganti rugi kontraktor berkenaan, jika ada.

 

5.4.         Sekiranya Jabatan pengguna telah mematuhi perenggan 6.1, 6.2 dan 7.3 akan tetapi kontraktor gagal membuat bekalan dalam tempoh penyerahan yang ditetapkan, Jabatan pengguna dibenarkan membeli dari punca lain bagi keperluan segera sahaja. Pembelian bagi keperluan segera ini hendaklah dilaporkan dengan serta merta kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah dengan menyertakan salinan – salinan Pesanan Tempatan dan invois / bil yang terlibat.

 

5.5.         Sebarang pesanan yang tidak dapat dibekalkan oleh kontraktor mengikut tempoh penyerahan yang ditetapkan, Jabatan pengguna hendaklah melaporkan dengan segera kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah dengan menyatakan bilangan kontrak, nama barang, nombor akaun dan tarikh pesanan tempatan, kuantiti dan nilai pesanan berkenaan. Satu salinan pesanan tempatan berkenaan hendaklah disertakan juga.

 

 

6.                ANGGARAN KEPERLUAN

 

6.1.         Setelah menerima Pekeliling ini, semua Jabatan Pengguna dikehendaki menghantar jadual anggaran dan jangkamasa keperluan bagi tahun – tahun berkenaan kepada kontraktor dalam tempoh dua (2) minggu untuk membolehkan kontraktor membuat perancangan pembekalan. Satu salinan jadual berkenaan hendaklah dikemukakan kepada  Perbendaharaan Malaysia Sabah.

 

6.2.         Sekiranya Jabatan pengguna tidak mematuhi arahan pada perenggan 6.1., 7.2 dan 7.3 kontraktor berkenaan tidaklah boleh dipersalahkan  jika kelewatan bekalan berlaku kelak.

 

 

7.                PESANAN

 

7.1.         Semua pesanan hendaklah dibuat terus kepada kontraktor dengan mencatatkan nombor kontrak, jenis barang dan kuantiti keperluan.

 

7.2.         Kuantiti pesanan mestilah mengikut perenggan 112 Tatacara Pengurusan Stor – Panduan Perbendaharaan. Keperluan yang terlalu banyak janganlah diminta melalui satu pesanan sahaja tetapi hendaklah dipecah – pecahkan kepada beberapa pesanan.  Pesanan – pesanan itu pula hendaklah dijarakkan tempohnya mengikut jangkamasa yang munasabah untuk memudahkan kontraktor menguruskan bekalan mengikut pesanan – pesanan berkenaan.

 

7.3.         Apabila membuat pesanan Jabatan pengguna dikehendaki memberi alamat yang lengkap serta nama pegawai dan nombor telefon masing – masing supaya pembekalan dapat dijalankan dengan licin dan tepat pada tempat yang dikehendaki.

 

 

8.                PEMERIKSAAN SEMASA MENERIMA BEKALAN

 

8.1.         Jabatan pengguna mestilah memeriksa bekalan yang diterima untuk memastikan bahawa jenis dan jumlah barang yang dibekalkan itu adalah sama seperti yang dipesan dan memastikan keasliannya dengan mendapatkan kad jaminan. Jika ada sebarang keraguan mengenai kualiti Barangan atau jika didapati kerosakan/kekurangan/tidak menepati penentuan di Lampiran A dan Lampiran B, Jabatan pengguna hendaklah meminta Kontraktor menggantikan jumlah yang rosak/kurang/tidak menepati penentuan itu dengan yang baru tanpa apa-apa kos tambahan.

 

8.2.         Jabatan pengguna hendaklah memberitahu Kontraktor secara bertulis sebarang penolakan penerimaan bekalan dengan salinan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah. Kontraktor mestilah menggantikan Barangan berkenaan (yang rosak/kurang/tidak menepati penentuan) dengan yang baru dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh pemberitahuan dikeluarkan tanpa sebarang tambahan kos.

 

 

9.                TEMPOH AKHIR PENGADUAN

 

9.1.         Jabatan pengguna hendaklah mengemukakan aduan mengenai pembekalan yang tidak menepati penentuan dengan serta merta jika ada dan hendaklah  tidak lewat daripada tiga  (3) bulan selepas tarikh tamat kontrak.  Perbendaharaan Malaysia Sabah tidak akan bertanggungjawab ke atas sebarang masalah yang berbangkit akibat daripada kegagalan Jabatan mematuhi arahan ini.

 

9.2.         Sekiranya aduan tidak dapat dikemukakan dalam tempoh tersebut oleh sebab – sebab tertentu yang tidak dapat dielakkan, Jabatan pengguna hendaklah memaklumkan kepada Perbendaharaan Malaysia Sabah secara rasmi mengenai kedudukan perkara tersebut serta jangkamasa  yang masih diperlukan untuk mengemukakan aduan berkenaan.

 

 

10.          PEMBAYARAN BIL

 

10.1.    Pembayaran bil – bil yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah dibuat mengikut tatacara yang ditetapkan oleh Akauntan Negara Malaysia melalui Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia No. 1/83 bertarikh 23 Mac 1983.

 

10.2.    Bagi pesanan yang telah disempurnakan oleh kontraktor dengan memuaskan, bil mengenainya hendaklah dijelaskan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh bil itu diterima.

 

 

 

10.3.    Walau apapun peraturan penerimaan barang – barang yang diamalkan oleh sesuatu Jabatan, pengesahan penerimaan barang – barang mestilah dibuat dengan segera pada hari bekalan disempurnakan untuk membolehkan kontraktor mengemukakan bil pembayaran dengan seberapa segera. Jabatan tidak perlu menunggu laporan ujian Jabatan untuk membuat bayaran.

 

10.4.    Semua ketua Jabatan diingatkan supaya membuat pembayaran kepada pembekal dalam tempoh yang ditetapkan.  Kegagalan berbuat demikian mengakibatkan tindakan surcaj akan dikenakan ke atas ketua jabatan berkenaan.  Arahan Perbendaharaan 103 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 7 Tahun 2006 adalah berkaitan.

 

 

11.          PENGGUNAAN KONTRAK

 

11.1.    Semua Jabatan,  dan Badan Berkanun Persekutuan Di Sabah Dan Wilayah Persekutuan Labuan hendaklah menggunakan kontrak ini sepenuhnya dan tidak dibenarkan membeli dari punca lain tanpa kebenaran  Perbendaharaan Malaysia Sabah mengikut mana yang berkenaan kecuali atas sebab – sebab yang dinyatakan di perenggan 5.4 dan 11.2.

 

11.2.    Penentuan dalam kontrak ini adalah penentuan gunasama pelbagai Jabatan. Sekiranya penentuan itu tidak sesuai dengan keperluan Jabatan Pengguna, sila kemukakan penentuan yang diperlukan  dengan menyatakan perbezaan itu.  Perbendaharaan Malaysia Sabah seterusnya akan menimbangkan pengecualian daripada menggunakan Kontrak Pusat dan perolehan melalui tatacara lain.

 

 

12.          HAL – HAL LAIN

 

12.1.    Jika ada sebarang kemusykilan mengenai kontrak ini, Jabatan pengguna adalah dinasihatkan menghubungi Pegawai  berikut :-

 

a.        Encik Yahya bin Hj Sulaiman

Tel : 088 – 243993 sambungan 4041

 

b.       Encik Abdul Moin bin Samah

Tel : 088 – 243993 sambungan 4082

 

 

 

12.2.    Sila layari laman web kami di www.sabah.gov.my/pmsabah/     untuk keterangan lanjut.

 

 

 

Sekian. Terima kasih.

 

“ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ”

 

Saya yang menurut perintah,

 

 

 

(MOHD RANI BIN SAUD)

Pegawai Kewangan Persekutuan Sabah.

 

 

s.k.

 

Setiausaha Tetap                                                     

Kementerian Kewangan Negeri Sabah              

Bahagian Stor & Kontrak                                

Wisma Kewangan, Bangunan Sekretariat           

88595 KOTA KINABALU.                            

 

Bendahari Negeri Sabah                                 

Wisma Kewangan                                          

Karung Berkunci 2058                                            

Bangunan Urusetia                                        

88592 KOTA KINABALU.                            

 

Pengarah

Jabatan Audit Negara, Cawangan Negeri Sabah

Aras 4, Blok A

Kompleks Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Sabah

Jalan UMS

88400 KOTA KINABALU.

 

 

 

 

Pengarah

Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Kota Kinabalu

Tingkat 6 & 7, Wisma Perindustrian

Jalan Istiadat

Beg Berkunci 2053

88594 KOTA KINABALU.

 

Pengarah

Jabatan Akauntan Negara Malaysia, W. P. Labuan

Tingkat 5, Menara  Ujana Kewangan

Peti Surat 80622

87016  WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN.

 

Pengarah

Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Tawau

Tingkat 2, Rumah Persekutuan

Jalan Dunlop, Bandar Sabindo

91009 TAWAU.

 

Pengarah

Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Sandakan

Tingkat 2, Rumah Persekutuan

Jalan Labuk

Beg Berkunci No. 41

90009 SANDAKAN.

 

Pengarah

Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Keningau

Beg Berkunci No. 5

89009 KENINGAU.