[Tujuan][Latar Belakang][Sistem Perakaunan Standard][Pakej Perisian Saga][Cara Pelaksanaan Saga][Tatacara Penggunaan Saga][Pengesanan][Penutup]

A. TUJUAN

1. Garis panduan ini bertujuan untuk membantu Badan-badan Berkanun Persekutuan melaksanakan pengkomputer perakaunan msing-masing menggunakan pakej Standard Accounting System For Government Agencies atau ringkasnya SAGA. Pakej SAGA ini direkabentuk bagi memenuhi semua keperluan standard perakaunan dan pengauditan yang ditetapkan bagi laporan-laporan kewangan untuk dibentang dalam Mesyuarat Jemaah Menteri dan Parlimen.

B. LATAR BELAKANG

2. Kerajaan telah membuat keputusan bahawa setiap badan berkanun mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk melaksanakan satu pakej sistem prakaunan yang standard. Pakej sistem perakaunan yang telah dipilih untuk tujuan tersebut ialah Standard Accountiing System for Government Agencies atau ringkasnya SAGA. Pakej tersebut telah dibangunkan secara kerjasama diantara Unit Pemodenan Tadbiran Malaysia (MAMPU), Jabatan Akauntan Negara, Jabatan Audit Negara dan Pakar perunding yang telah dilantik oleh Kerajaan.

3. Kerajaan telah bersetuju untuk menggunakan satu pakej standard yang terdapat dipasaran dan diubahsua untuk memenuhi keperluan badan-badan berkanun. Dengan adanya pakej perakaunan ini maka transaksi kewangan dapat direkodkan serta-merta dan akaun ditutup pada setiap hari. Ini bagi memastikan akaun badan-badan berkanun sentiasa kemaskini dan laporan-laporan kewangan pada bila-bila masa yang diperlukan.

C. SISTEM PERAKAUNAN STANDARD

4. Sistem perakaunan standard yang dperkenalkan oleh Kerajaan adalahh satu sistem yang akan dapat memenuhi empat objektif berikut:

  1. Menyediakan kemudahan penyenggaraan satu set akaun yang lengkap dan terkini;
  2. Membolehkan akaun ditutup setiap hari;
  3. Menyediakan kemudahan perakaunan pengurusan kewangan dengan lebih baik; dan
  4. Menyediakan laporan-laporan kewangan pra-audit tepat pada masa yang ditetapkan.

5. Sistem perakaunan standard akan menggunakan format-format laporan perakaunan sergam yang telah ditetapkan oleh Kerajaan melalui pekeliling-pekeliling mengenainya yang sedang berkuatkuasa. Perkara-perkara berkaitan dengan penyediaan dan pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Kewangan Badan-badan berkanun adaalah mengikut Pekililing Perbendaharaan Bil. 15 Tahun 1994 bertajuk "Garis Panduan Untuk Penyediaan danPembentanganLaporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan-badan berkanun Persekutuan" dan "Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1995 bertajuk " Penyediaan Laporan Ringkasan Kedudukan Dan Prestasi Badan-badan Berkanun Persekutuan".

6. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 15 Tahun 1994 antara lain telah menetapkan dokumen-dokumen yang perlu disediakan dan dibentang kepada Kerajaan dan Parlimen dalam masa satu tahun 1995 pula mensyaratkan bahawa satu Laporan Ringkasan Kedudukan Kewangan dan Prestasi hendaklah disediakan oleh Badan-badan berkanun untuk dibentangkan kepada Kerajaan dalam tempoh satu bulan selepas berakhirnya tahun kewangan. Penyediaan dan pembentangan laporan ringkasan ini akan memastikan bahawa setiap badan berkanun mematuhi prinsip akaunabiliti dan membekalkan maklumat mengenai prestasi kewangannya secara cepat dan tepat pada masa yang ditetapkan.

7. Format-format yang diseragamkan dalam sistem perakaunan standard adalah seperti berikut:

  1. Carta Akaun (Chart of Accounts) seperti di Lampiran A; dan

  2. b) Laporan-laporan prestasi kewangan perlulah mengikut format seperti di Lampiran B1-B6 dan Lampiran C1-C6. Lampiran B1-B6 menunjukkan format laporan penutupan akaun harian dan kewangan tahunan bagi badan-badan berkanun yang mempunyai anak syarikat. Lampiran C1-C6 pula menunjukkan format laporan penutupan akaun harian dan kewangan tahunan bagi badan-badan berkanun yang tidak mempunyai anak syarikat. Butiran yang disiarkan dalam format di lampiran adalah tertakluk kepada pengubasuaian mengikut dasar urusniaga badan berkanun yang terbabit dengan kelulusan Jabatan Akauntan Negara.

D. PAKEJ PERISIAN SAGA

8. SAGA telah dibangunkan untuk mengautomasikan proses pengeluaran laporan-laporan kewangan yang dapat memenihi keperluan pengauditan dan perakaunan yang telah ditetapkan. Untuk tujuan tersebut, SAGA telah direka agar dapat memenuhi objektif sistem perakaunan yang standard. Dengan demikian, SAGA mampu mengeluarkan laporan-laporan perakaunan yang diperlukan pada bila-bila masa.

9. Pakej SAGA mempunyai dua komponen utama iaitu Sistem Perakaunan Kendalian (Operational Accounting System (OAS) dan Sistem Maklumat Perakaunan (Accounting information System (AIS). Melalui komponen OAS, SAGA mempunyai semua standard modul perakaunan yang diperlukan untuk menyimpan akaun dibadan-badan berkanun. Antaranya ialah modul Lejar Am, Akaun kena Bayar, Akaun Belum Terima, Pengurusan Aset, Pelaburan, Inventori, Catatan Pesanan, Pesanan Pembelian, Pinjaman, Gaji dan penyesuian Bank. Melalui komponen AIS, SAGA menyediakan maodul untuk memudahkan pengeluaran laporan-laporan pengurusan kewangan yang diperlukan dan proses penyediaan penyata kewangan tahunan.

10. Sekiranya timbul keperluan unik dibadan-badan berkanun yang terlibat, SAGA akan diubahsuai untuk memenuhi keperluan tersebut tetapi pengubahsuaian tersebut mestilah dilaksanakan tanpa menjejaskan standard yang telah ditetapkan.

E. CARA PELAKSANAAN SAGA

11. Pelaksanaan SAGA dibadan-badan berkanun adalah mengikut kaedah seperti dibawah:

  1. Bagi badan-badan berkanun yang tidak mempunyai sistem perakaunan berkomputer maka proses pengkomputeran sistem perakaunan badan berkanun tersebut mestilah menggunakan SAGA:

  2. Bagi badan-badan berkanun yang telah mengkomputerkan sistem perakaunan mereka tetapi sistem tersebut tidak dapat diubahsuai untuk memenihi kehendak sistem perakaunan standard, maka sistem tersebut perlu ditukar kepada sistem SAGA; dan

  3. Bagi badan-badan berkanun yang telah pun mengkomputerkan sistem perakaunan mereka dan sistem tersebut boleh diubahsuai untuk memenihi kehendak sistem perakaunan standard, maka badan-badan berkanun tersebut tidaklah perlu berpindah kepada SAGA dengan serta-merta. Mereka bagaimanapun, perlu mengubahsuai sistem perakaunan standard. Seterusnya mereka perlu merancang untuk berpindah kepada SAGA dalam jangka masa lima tahun yang akan datang. Cara ini akan menjimatkan kos pengkomputeran sistem perakaunan dibadan berkanun yang berkenaan dan memastikan perkakasan dan perisian sedia ada dapat digunakan sekurang-kurangnya untuk lima tahun.

12. Carta aliran proses perolehan dan pelaksanaan SAGA adalah seperti di Lampiran D.

F. TATACARA PENGGUNAAN SAGA

13. Bagi memudahkan pelaksanaan SAGA, sebuah Manual of Operating Procedures dibekalkan bersekali dengan pakej ini. Manual ini memaklumkan tatacara bagaimana sesuatu transaksi perakaunan itu dilakukan didalam sistem perakaunan standard. Manual ini beserta dengan dokumen-dokumen teknikal yang lain mengenai SAGA akan dibekalkan kepada badan-badan berkanun yang berkenaan apabila pakej SAGA ini dilaksanakan dibadan berkanun tersebut.

G. PENGESANAN

14. Proses mengesan pelaksanaan pakej SAGA dibadan berkanun yang menggunakannya adalah penting bagi menentukan keberkesanannya. Dengan itu adalah menjadi tanggungjawab setiap Ketua Eksekutif bagi mengesan pelaksanaan perakaunan mereka secara rapi dan berterusan. Ini adalah penting bagi memastikan bahawa akaun sentiasa dikemaskini dan penutupan akaun pada setiap hari benar-benar menjadi satu amalan di badan berkanun berkenaan. Tindakan pengesanan ini boleh dilakukan melalui mekanisma dalaman badan berkanun yang sedia ada.

15. Sebarang pertanyaan mengenai SAGA bolehlah dirujuk kepada MAMPU atau Jabatan Akauntan Negara. MAMPU adalah bertanggungjawab menyelaras penggunaan, perolehan dan pelaksanaan teknologi komputer disektor awam. Jabatan Akauntan Negara telah ditetapkan sebagai "lead agency" yang bertanggungjawab mengurus dan mengawasi pelaksanaan sistem perakaunan berkomputer SAGA ini.

H. PENUTUP

16. Pelaksanaan SAGA merupakan satu langkah penting Kerajaan untuk mempertingkat kecekapan pengurusan kewangan dan perakaunan di badan-badan berkanun. Pakej ini telah direkabentuk untuk memenuhi segala keperluan perakaunan dan pengauditan yang telah ditetapkan oleh Kerajaan. Kejayaan pelaksanaan pakej ini sangat bergantung kepada perhatian Ketua-ketua Eksekutif badan berkanun berkenaan mengesan dan mengawasi kemajuaan penggunanaannya.

Kembali ke Kandungan

[Tujuan][Latar Belakang][Sistem Perakaunan Standard][Pakej Perisian Saga][Cara Pelaksanaan Saga][Tatacara Penggunaan Saga][Pengesanan][Penutup]