[Prinsip1]  [Prinsip2]   [Prinsip3]  [Prinsip4]   [Prinsip5]  [Prinsip6]   [Prinsip7]

PRINSIP 4: LATIHAN DAN PENGIKTIRAFAN

  1. LATIHAN

63. Latihan dalam bidang kualiti adalah keperluan asas bagi kejayaan TQM. Iniadalah kerana pelaksanaan TQM memerlukan sokongan dan penyertaan kakitangan yang mahir da berpengetahuan. Kakitangan yang mahir dapat mengelakkan masalah-masalah yang berpunca daripada tenaga manusia (human error) dalam proses kerja dan ini menjamin penghasilan output yang tidak mempunyai kecacatan. Melalui latihan juga jabatan boleh mendedahkan kepada kakitangnnya tentang konsep-konsep pengurusan kualiti, dasar-dasar kualiti dan strategi-strategi yang digubal oleh jabatan. Kefahaman mengenai perkar ini akan mengukuhkan komitmen kakitangan terhadap usaha-usaha jabatan dan mengurangkan kemungkinan penentangan terhadap perubahan-perubahan yang dibawa oleh TQM.

64. Latihan untuk kakitangan perlu dijalankan secara berterusan memandangkan jabatan-jabatan beroperasi dalam persekitaran yang berubah. Oleh itu kakitangan jabatna perlu dilatih supaya mereka dapat melengkapkan diri untuk menghadapi cabaran-cabaran yang akan dibawa oleh perubahan tersebut.

65. Latihan untuk kakitangna perlu disusun secara sistematik, bersesuaian dengan dasar kualiti jabatan. Peringkat-peringkat tindakan yang boleh diikuti dalam melaksanakan latihan ini ditunjukkan di dalam Rajah 8. Peringkat-peringkat tersebut ialah;

    1. Menggubal Pelan Induk Latihan yang sejajar dengan dasar kualiti jabatan.
    2. Menentukan pegawai yang bertanggungjawab mengenai latihan
    3. Menggariskan objektif latihan.
    4. Membentuk struktur organisasi untuk mengendalikan latihan.
    5. Menggariskan keperluan latihan.
    6. Menyediakan program dan bahan-bahan latihan.
    7. Melakasana dan mengesan kemajuan program latihan.
    8. Menilai pencapaian program.
    9. Mengkaji semula keberkesanan latihan.

 

  1. Menggubal Pelan Induk Latihan

66. Pelan ini digubal berpandukan dasar kualiti jabatan. Pelan ini mesti selaras dengan prinsip-prinsip dan objektif-objektif yang ditetapkan di dalam dasar tersebut. Kandungan pelan ini hendaklah dimaklumkan kepada seluruh kakitangan.

 

  1. Menentukan Pegawai Bertanggungjawab

67. Ketua-ketua Jabatan, Pengurus dan penyelia perlu diberi tanggungjawb tentang alatihan untuk kakitangannya. Mereka perlu memastikan kakitangan mereka menerima latihan kualiti dengan secukupnya. Di samping itu kakitangan yang telah dilatih hendaklah digalam mengembangkan pengetahuan mereka kepada kakitangan lain mengikut prinsip cascade. Dengan ini pengetahuan tentang kualiti akan tersebar luas dalam jabatan.

  1. Menggariskan Objektif Latihan

68. Objektif latihan ditentu berdasarkan tahap kualiti keluaran atau perkhidmatan yang hendak diberi. Objektif ini perlu menyentuh isu-isu seperti:

    1. Bagaimana kehendak pelanggan dapat dijelaskan dengan berkesan kepada seluruh kakitangan jabatan.
    2. Bidang-bidang kerja yang perlu diberi perhatian.
    3. Prosedur dan peraturan yang perlu diubahsuai.
    4. Perubahan-perubahan yang akan dilaksanakan pada masa hadapan.

 

  1. Mewujudkan Struktur Organisasi Bagi Latihan

69. Sekiranya didapati praktikal, jabatan-jabatan boleh mewujudkan struktur organisasi yang khusus untuk mengendalikan latihan kualiti untuk kakitangannya. Misalnya menubuhkan Bahagian atau Unit Latihan yang tertentu. Tumpuan latihan ialah kepada aspek kepakaran atau pengetahuan khusus. Latihan seperti ini perlu dikendalikan oleh tenaga pengajar yang mahir.

  1. Keperluan latihan

70. Jabatan-jabatn hendaklah menggariskan dengan jelas keperluan latihan bagi setiap aspek kerja yang dijalankan. Isu-isu yang perlu disentuh termasuklah:

    1. Siapa yang perlu dilatih.
    2. Tahap kemahiran yang dikehendaki.
    3. Tempoh latihan.
    4. Adakah latihan perlu disegerakan.
    5. Bilangan yang perlu dilatih.
    6. Siapa yang akan melatih.
    7. Sumber-sumber yang diperlukan.
  1. Menentukan Program dan Bahan Latihan

71. Program dan bahan-bahan untuk mengendalikan latihan perlu disesuaikan dengan objektif dan keperluan yang ditentukan oleh jabatan. Program-program ini seharusnya menyentuh 4 aspek yang berikut:

    • Objektif latihan (objektif ini perlu dinyatakan dari segi bentuk tingkalaku yang dikehendaki)
    • Kandungan modiul
    • Kaedah latihan
    • Jurulatih yang bertanggungjawab.
  1. Melaksanakan Program Dan Mengesan Kemajuan

72. Jabatan-jabatan perlu melaksanakan program-program latihan seperti yang ditetapkandi dalam pelan induk. Pelaksanaanini pula perlu dikesan pada sepanjang masa agar masalah-masalah pelaksanaan dapat diberi perhatian degnan secepat mungkin.

  1. Penilaian Ke Atas Pencapaian Program

73. Pegawai-pegawai yang bertanggungjawab terhadap latihan (seperti Ketua Jabatan, Pengurus dan Penyelia) perlu menilai hasil yang diperolehi daripada program latihan kakitangannya. Maklumbalas daripada penilaian ini akan dijadikan asas untuk memperbaiki program latihan yang akan datang.

  1. Kajian Semula Keberkesanan Latihan

74. Dari semasa ke semasa, pihak pengurusan atasan di jabatan-jabatan perlu mengkaj I semula secara menyeluruh keberkesananpelan induk latihan masing-masing. Ini adalah untuk memastikan pelan tersebut sesuai dengan kehendak semasa dan dengan keadaan persekitaran yang berubah-ubah.

  1. PENGIKTIRAFAN

75. Pengiktirafan mempunyai fungsi yang penting dalam menjayakan TQM. Ia adalah penghargaan kepada kakitangan di atas pencapaian cemerlang mereka dalam melaksanakan tugas-tugas yang diberikan. Pengiktirafan akan meninggalkan dua kesan positif kepada jabatan. Pertama, kakitangan yang menerima pengiktirafan akan berasa gembira kerana pencapaian dan sumbangan mereka dihargai oleh jabatan. Ini akan mendorong mereka untuk terus meningkatkan prestasi kerja pada masa hadapan. Pengiktirafan ini juga akan menimbulkan rasa bangga (pride) terhadap kerja danini adalah faktor motivasi yang kuat. Kedua, melalui pemberian pengiktirafan seluruh akakitangn akan dapat mengetahui dengan lebih jelas tentagp perlakuan yang dihargai oleh pihak pengurusan (desired behaviour). Ini akan memudahkan mereka untuk mengubahsuai perlakuan masing-masing supaya sejajar dengan ekspektasi jabatan.

76. Pihak pengurusan di jabatan-jabatan perlu mewujudkan sistem pengiktirafan yang sesuai dengan keperluan masing-masing. Objektif sistem ini ialah:

    1. Menghargai prestasi pekerja dan kumpulan-kumpulan pekerja yang cemerlang supaya mereka akan lebih komited terhadap peningkatan kualiti.
    2. Memperkukuhkan corak-corak perlakuan yang dikehendaki oleh jabatan.
    3. Membuktikan komitmen jabatan terhadap usaha-usaha peningkatn kualiti.

77. Bagi pemberian pengiktirafan ini, jabatan-jabatan perlu mewujudkan kriteria-kriteria yang jelas. Ianya juga harus dimaklumkan kepada semua kakitangan untuk mengelakkan salah faham. Pengiktirafan untuk kakitangan boleh diberikan dalam berbagai bentuk. Di antaranya:

    1. Surat pujian
    2. Hadiah (wang tunai/cenderamata).
    3. Peluang mengikuti latihan.
    4. Keistimemewaan menggunakan kemudahan rekreasi jabatan.
    5. Pemberian pingat dan anugerah.
    6. Cuti rehat tambahan.
    7. Diraikan di dalam majlis-majlis khas seperti majlis jamuan.
    8. Keahlian percuma di kelab-kelab perkhidmatan awam dan kelab-kelab jabatan.
    9. Pemilihan sebagai "tokoh pekerja bulanan".
    10. Memberi publisiti di dalam majalah-majalah atau newsletter jabatan.

[Kembali Ke Kandungan]  [PRINSIP 5]

[Prinsip1]  [Prinsip2]   [Prinsip3]  [Prinsip4]   [Prinsip5]  [Prinsip6]   [Prinsip7]