H. ANUGERAH KUALITI KEINDAHAN PEJABAT

Terbuka kepada semua Jabatan / Agensi Negeri dan Persekutuan di Sabah dengan memohon pencalonan kepada Urusetia.

KRITERIA/ASPEK-ASPEK PENILAIAN

1. KEINDAHAN PERSEKITARAN (15)

(i) Susunatur pejabat teratur, kemas dan dirancang. (ada pelan lantai bertulis disediakan untuk rujukan).

(ii) Perhiasan (bunga/gambar/artifak) disediakan yang mewujudkan suasana pejabat indah dan bersih.

(iii) Landskap (luar bangunan) kemas dan dirancang serta diselenggara berjadual yang menunjukkan susunan pejabat indah dan bersih.

(iv) Bangunan pejabat diselenggarakan dengan baik ; ada sistem pengesanan dan rekod pembaikan/penyelenggaraan kerosakan dan pembaikan.

2. KEBERSIHAN (15)

(i) Pejabat sentiasa bersih dan diselenggara secara berjadual.(Ada arahan bertulis tentang pembersihan - seperti senarai tugas/jadual pembersihan/penyeliaan tetap/penyediaan peralatan membersih)

(ii) Barang, alat kelengkapan, mesin dan perabot dibersihkan, disusun dan disimpan dengan kemas dan mempunyai sistem inventori.

(iii) Peralatan dan barang stok yang obsolete dilupus; yang tidak digunakan diasingkan dari tempat bekerja.

(iv) Menyedia poster/arahan menjaga kebersihan; tong sampah untuk kakitangan dan pelawat untuk menjaga keindahan.

3. KESELAMATAN PEJABAT (10)

(i) Mematuhi Arahan Keselamatan Pejabat mengenai penyimpanan dan pengendalian fail terperingkat/ bilik/pelawat/mesin penyalin dikawal).

(ii) Mematuhi peraturan kebombaan mengenai alat pemadam api/pintu kecemasan/susunan barang/bahan mudah terbakar diasingkan atau ditanda/meja tidak menghalang laluan keselamatan.

(iii) Pengasingan dan pengawalan mesin berbahaya.

(iv) Ada arahan bertulis mengenai pematuhan keselamatan pejabat; dan ada penyemakan arahan dari masa ke semasa.

4. KESELESAAN BEKERJA (20)

(i) Ruangan kerja kakitangan mematuhi Perintah Am (Persekutuan)/ Surat Pekeliling Am Jabatan Perdana Menteri Bil. 14 Tahun 1982. (Ruang/kerja laluan umum/ruang berbilik kemas dan "orderly appearance".)

(ii) Penyediaan bilik mengikut peraturan yang ditetapkan (seperti berdinding separuh cermin lantas pandangan bagi pegawai/berdinding penuh bagi bilik-bilik fail, mesyuarat dan stor barang).

(iii) Perabot dan kelengkapan sesuai, mencukupi, berkeadaan baik dan sesuai dengan penggunaan dan tidak membazir ruang lantai. [meja/telefon/kerusi/peralatan/kelengkapan/mesin sesuai dengan penggunaan dan dalam keadaan baik (good working condition)].

(iv) Lampu terang dan sesuai serta ada laluan bagi "natural light".

(v) warna sesuai dan harmoni. (cat dinding/ lantai/ langsir/ perabut/kelengkapan)

(vi) Tidak terdedah kepada gangguan bunyi berlebihan. (kerja-kerja menaip/menjilid.menyalin diasingkan)

(vii) Berhawa dingin yang berfungsi dan selesa.

(viii) Tingkap/ "ventilation ducts" disediakan dan ada "air circulation".

5. KEMUDAHAN UNTUK KAKITANGAN (20)

(i) Ruangan khas disediakan untuk rehat/minum/membaca/ perbincangan/melayan tetamu.

(ii) kemudahan lain disediakan. (peralatan membasuh/ memasak/ menyimpan makanan dan minuman/ bahan bacaan/ radio/ televisyen dan kemudahan tandas yang baik).

(iii) Peralatan dan perkakasan bekerja yang boleh mengeluarkan hasil kerja yang berkualiti disediakan secukupnya dan diselenggarakan. (Mesin-mesin taip/ komputer/ pengira/ penjilid/ penyalin/ kabinet/ kulit fail).

(iv) Perpustakaan atau sudut rujukan disediakan dan diselenggara.

6. KEMUDAHAN PELANGGAN (10)

(i) Aliran kerja dirancang dan disusun

(ii) Kaunter disediakan

(iii) Ruang menunggu dan ruang untuk pelanggan disediakan

(iv) Kemudahan kaunter dan ruang menunggu disedia dan diselenggarakan. (Ruang menunggu/ menulis/ kemudahan bacaan/ televisyen/ muzik)

(v) Borang aduan/ komen disediakan untuk pelanggan

(vi) papan tanda, kenyataan dan petunjuk arah yang betul disedia dan diselenggarakan

(vii) Kemudahan letak kereta dan tandas bersih

7. KEMUDAHAN BILIK GERAKAN/MESYUARAT (2)

(i) Lengkap dengan meja mudah-alih, kerusi yang sesuai, kemudahan taklimat, jam, telefon, skrin OHP, P.A. systems dan maklumat

8. KOMITMEN PENGURUSAN/KAKITANGAN (8)

(i) Penekanan supaya setiap kakitangan sedar dan berusaha, menyusun, menyenggara dan memelihara keadaan pejabat yang indah dan bersih

(ii) Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang kemaskini disediakan untuk panduan dan rujukan

(iii) Mengambil perhatian berat terhadap kebajikan dan kesejahteraan staf