Arkib Negeri Sabah bertanggungjawab membantu pejabat-pejabat awam Negeri Sabah dalam mengatur dan mengurus rekod-rekod awam yang diwujudkan. Bantuan tersebut dibuat melalui taklimat dan bengkel pengurusan rekod. Setiap pejabat awam perlu mengurus rekod mereka dari semasa pewujudan, penggunaan sehinggalah ianya ditutup. Tujuan utama pengurusan rekod dibuat adalah bagi memastikan rekod-rekod yang bernilai sejarah, penyelidikan, perundangan, pentadbiran, kewangan, kebudayaan, politik, ekonomi dan sebagainya dapat disimpan kekal di Pusat Sumber Arkib Negeri Sabah. Rekod-rekod ini akan dibaikpulih dan seterusnya diproses bagi kemudahan penyelidikan.

Arkib Negeri Sabah mempunyai kuasa memeriksa rekod-rekod pejabat awam dan mengambil tindakan undang-undang sekiranya pejabat tersebut melanggar mana-mana seksyen dalam Enakmen Arkib Negeri Sabah yang berkaitan dengan Rekod Awam dan Arkib Awam.