NEGERI SABAH

memeriksa rekod yang dalam jagaan atau di bawah kawalan pejabat awam, mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib dan memberikan nasihat tentang pewujudan, penyenggaraan, penyimpanan, penggunaan dan pelupusan rekod sedemikian;

mengambil langkah yang sesuai dalam memelihara apa-apa rekod yang dalam jagaan atau di bawah kawalan Rekod dan Arkib Negeri,

memperoleh rekod dan bahan yang pada pendapat Pengarah adalah atau mungkin mempunyai nilai arkib;

menubuhkan, menyenggarakan dan mengendalikan Pusat Rekod;

menubuhkan, menyenggarakan dan mengendalikan arkib Yang di-Pertua Negeri, arkib menteri dan arkib memorial;

memusnahkan atau selainya melupuskan atau membenarkan pemusnahan atau pelupusan rekod awam;

menasihati pejabat awam tentang penubuhan Unit Rekod Agensi;

menasihati pejabat awam dalam perancangan, pelaksanaan dan penilaian program pengurusan rekod mereka;

menetapkan standard dan tatacara bagi pembaikan program pengurusan rekod awam dan arkib awam;

menyediakan latihan dalam pengurusan rekod awam dan pentadbiran arkib;

menyusun, mengelaskan dan memelihara arkib awam;

mewujudkan dan menyenggarakan daftar rekod awam dan arkib awam;

menyediakan panduan, senarai, indeks dan pandu cari lain bagi arkib awam;

menentukan akses dan penggunaan arkib awam;

menyediakan kemudahan bagi penyelidikan dan rujukan;

tertakluk kepada terma dan syarat bagi perolehannya, dan tertakluk kepada undang-undang yang berhubung dengan hakcipta, menghasilkan semula atau menerbitkan mana-mana arkib awam atau mana-mana bahagian daripada arkib awam itu;

melakukan apa-apa perkara yang difikirkan perlu atau suai manfaat bagi membolehkan arkib awam digunakan dengan secukupnya;

mengenal pasti dan membuat salinan rekod penting yang perlu bagi keberterusan fungsi atau penyusunan semula sesuatu organisasi semasa dan selepas darurat dan juga rekod yang perlu bagi perlindungan hak dan kepentingan organisasi itu dan orang perseorangan yang secara langsung terjejas dengan kegiatan organisasi itu;

mengesahkan salinan atau cabutan arkib awam;

mengumpul dan menyebarkan maklumat sejarah;

menjalin hubungan kerja dengan mana-mana organisasi berhubung dengan arkib awam;

menjalankan temu bual dan membuat rakaman sejarah lisan, dan menghasilkan transkrip temu bual pilihan;

menyediakan, menerbitkan, menjual atau mengedarkan penerbitan yang berkenaan dengan atau berhubungan dengan arkib awam, atau yang berkenaan dengan kegiatan dan kemudahan yang disediakan oleh Rekod dan Arkib Negeri;

menggalakkan kegiatan kesedaran awam dalam aspek yang berkaitan dengan pengurusan rekod dan pentadbiran arkib melalui pameran pakej dan pendidikan audio-visual, dan program pendidikan lain; dan

melakukan apa-apa perkara yang bersampingan dengan atau berbangkit daripada pelaksanaan kuasa dan fungsinya.

Kuasa untuk mengkaji semula

7. (1) Pengarah hendaklah dari semasa ke semasa mengkaji semula atau menyebabkan supaya dikaji semula mana mana rekod terperingkat yang dalam jagaan atau di bawah kawalan Rekod dan Arkib Negeri.

(2) Bagi maksud subseksyen (1) dan tertakluk kepada subseksyen (3), Pengarah hendaklah mempunyai kuasa untuk memeriksa dan menasihati tentang kandungan mana-mana rekod terperingkat dan untuk mengelaskan semula atau menghapuskan pengelasan rekod terperingkat yang dalam jagaan atau di bawah kawalan Rekod dan Arkib Negeri.

(3) Kajian semula, pengelasan semula atau penghapusan pengelasan mana-mana rekod terperingkat hendaklah dijalankan menurut Akta Rahsia Rasmi 1972 [Akta 88].

Pewakilan Kuasa
8. (1) Pengarah boleh, secara bertulis, mewakilkan mana-mana fungsinya di bawah Enakmen ini, tertakluk kepada apa-apa syarat, batasan atau sekatan yang difikirkannya patut, kepada seseorang atau golongan orang dan orang atau golongan orang yang kepadanya fungsi itu diwakilkan boleh melaksanakan fungsi itu mengikut cara yang sama dan dengan kesan yang sama seolah-olah fungsi itu telah diberikan kepadanya atau mereka di bawah Enakmen ini. (2) Seseorang yang berupa sebagai bertindak menurut perwakilan yang dibuat di bawah seksyen ini hendaklah, jika tiada bukti yang berlawanan, dianggap bertindak mengikut terma pewakilan itu. (3) Pewakilan yang dibuat di bawah seksyen ini boleh pada bila-bila masa dibatalkan oleh Pengarah. (4) Pewakilan yang dibuat di bawah seksyen ini tidaklah menghalang Pengarah daripada menjalankan tugas atau fungsi yang telah diwakilkan.
Pelantikan Pakar Rujuk
9. (1) Pengarah boleh, dari semasa ke semasa, sebagaimana dan apabila perlu, melantik mana-mana orang yang memiliki kebolehan atau kepakaran untuk menjalankan penyelidikan sejarah dan kerja pendokumenan menjadi Pakar Rujuk.
(2) Tempoh pelantikan seseorang Pakar Rujuk hendaklah bagi apa-apa tempoh yang ditentukan oleh Pengarah pada masa pelantikannya.
(3) Fungsi Pakar Rujuk adalah seperti yang berikut:
(a)		membantu dalam kerja pendokumenan;
(b)		mengenal pasti, memastikan dan selainnya mengesahkan maklumat atau fakta berkenaan dengan sejarah Sabah;
(c)		membuat penyelidikan bagi maksud, dan menyusun dan menghasilkan, penerbitan sejarah; dan
(d)		membantu dalam apa-apa kegiatan yang berhubungan dengan rekod dan arkib yang dijalankan oleh Rekod dan Arkib Negeri.

BAHAGIAN III LEMBAGA PENASIHAT
Penubuhan Lembaga
10. Maka hendaklah ditubuhkan suatu Lembaga Penasihat bagi maksud menasihati Pengarah dalam pelaksanaan fungsinya dan penjalanan kuasa di bawah Enakmen ini.
Fungsi Lembaga
11. Fungsi Lembaga adalah seperti yang berikut:
(a)		menasihati Pengarah tentang apa-apa perkara yang dirujukkan oleh Pengarah kepadanya dari semasa ke semasa; dan
(b)		menasihati Pengarah tentang apa-apa perkara yang difikirkan patut oleh Lembaga.
Kuasa untuk menyimpang daripada nasihat Lembaga

12. Walau apa pun seksyen 11, Pengarah boleh, selepas berunding dengan Menteri, menyimpang daripada nasihat yang diberikan oleh Lembaga, tetapi jika Pengarah berbuat demikian-
(a)		dia hendaklah merekodkan sepenuhnya secara bertulis, untuk dimasukkan dalam minit mesyuarat yang terawal selepas keputusan itu dibuat, alasan bagi keputusannya; dan
(b)		mana-mana anggota Lembaga mempunyai wibawa untuk menghendaki supaya direkodkan dalam minit mesyuarat Lembaga yang terawal selepas keputusan itu dibuat, apa-apa nasihat atau pendapat yang telah diberikan oleh anggota itu mengenai persoalan yang dipertikaikan dan alasan baginya.

Keanggotaan Lembaga
13. (1) Lembaga hendaklah terdiri daripada anggota yang berikut:
(a)		Pengerusi yang dilantik oleh Menteri;
(b)		Pengarah; dan
(c)		tidak kurang daripada empat tetapi tidak lebih daripada sepuluh orang anggota, yang dilantik oleh Menteri.

(2) Anggota Lembaga selain Pengarah hendaklah dilantik mengikut bidang kepakaran dan pengkhususan mereka dan, tertakluk kepada seksyen 15 dan 16, memegang jawatan tertakluk kepada terma dan syarat yang ditentukan oleh Menteri.

Setiausaha

14. Maka hendaklah ada seorang Setiausaha kepada Lembaga yang hendaklah dilantik daripada kalangan Pegawai Rekod dan Arkib Negeri.

Tempoh Jawatan

15. Tertakluk kepada seksyen 16, seseorang anggota Lembaga selain Pengarah hendaklah, melainkan jika dia meletakkan jawatan terlebih dahulu atau pelantikannya dibatalkan terlebih dahulu, memegang jawatan selama tempoh yang melebihi tiga tahun dan adalah layak untuk dilantik semula

Pembatalan pelantikan dan peletakan jawatan anggota

16. (1) Pelantikan seseorang anggota Lembaga selain Pengarah boleh pada bila-bila masa dibatalkan oleh Menteri.

(2) Seseorang anggota Lembaga selain Pengarah boleh pada bila-bila masa meletakkan jawatannya dengan memberikan notis bertulis empat belas hari yang ditujukan kepada Menteri.

Pengosongan jawatan

17. Jawatan seseorang anggota Lembaga selain Pengarah hendaklah menjadi kosong jika -

	(a)	dia mati
	(b)	telah dibuktikan terhadapnya, atau dia telah disabitkan atas, sesuatu, pertuduhan berkenaan dengan-
		(i)	kesalahan yang melibatkan fraud, kecurangan atau keburukan akhlak;
		(ii)	kesalahan di bawah mana-mana undang-undang yang berhubungan dengan rasuah; atau.
		(iii)	apa-apa keselahan lain yang boleh dihukum dengan pemenjaraan (sama ada pemenjaraan sahaja atau sebagai tambahan kepada denda atau sebagai ganti denda) selama lebih daripada dua tahun;
	(c)	dia menjadi bankrap
	(d)	dia tidak sempurna akal atau selainya tidak berupaya untuk menunaikan kewajipannya;
	(e)	dia tidak menghadiri mesyuarat Lembaga tiga kali berturut-turut tanpa kebenaran Pengerusi;
	(f)	peletakan jawatannya disetujui terima oleh Menteri; atau
	(g)	pelantikannya dibatalkan oleh Menteri.

Pengisian kekosongan
18. Jika seseorang anggota selain Pengarah tidak lagi menjadi anggota Lembaga, Menteri boleh melantik orang lain untuk mengisi kekosongan

Saraan atau elaun
19. Anggota Lembaga dan mana-mana orang lain yang diundang untuk menghadiri sesuatu mesyuarat atau perbincangan Lembaga di bawah sekseyen 21 boleh dibayar apa-apa saraan atau elaun yang boleh ditentukan oleh Menteri, selepas berunding dengan Menteri Kewangan.

Mesyuarat Lembaga
20. (1) Lembaga hendaklah bermesyuarat sekerap yang perlu dalam setahun bagi pelaksanaan fungsinya. (2) Pengerusi hendaklah mempengerusikan semua mesyuarat Lembaga. (3) Sesuatu mesyuarat Lembaga hendaklah dipanggil oleh Pengerusi melalui notis bertulis kepada anggota lain dan mesyuarat hendaklah diadakan pada masa dan ditempat yang dinyatakan dalam notis itu. (4) Korum Lembaga ialah enam orang. (5) Keputusan Lembaga hendaklah melalui undi majoriti, dan jika terdapat persamaan undi, Pengerusi hendaklah mempunyai undi pemutus.

Lembaga boleh mengundang orang lain menghadiri mesyuarat

21. Lembaga boleh mengundang seseorang yang bukan anggota Lembaga untuk menghadiri mana-mana mesyuarat atau perbincangan Lembaga bagi maksud menasihatinya tentang apa-apa perkara yang dibincangkan tetapi orang yang hadir sedemikian tidak berhak mengundi pada mesyuarat atau perbincangan itu.

Minit

22. (1) Lembaga hendaklah menyebabkan minit segala mesyuaratnya disenggarakan dan disimpan dalam bentuk yang sepatutnya.

(2) Apa-apa minit yang dibuat mengenai mesyuarat Lembaga hendaklah jika ditandatangani dengan sewajarnya oleh Pengerusi, boleh diterima seabgai keterangan tentang fakta yang dinyatakan dalamnya dalam mana-mana prosiding undang-undang tanpa bukti selanjutnya dan tiap-tiap mesyuarat Lembaga berkenaan dengan prosiding yang mengenainya minit telah dibuat sedemikian hendaklah disifatkan telah dipanggil dan diadakan dengan sewajarnya dan semua anggota pada mesyuarat itu layak dengan sewajarnya untuk bertindak.

Tatacara

23. Tertakluk kepada Enakmen ini, Lembaga hendaklah menentukan tatacaranya sendiri.

BAHAGIAN IV PENGURUSAN REKOD
Larangan terhadap pemusnahan rekod awam
24. (1) Walau apa pun mana-mana undang-undang bertulis yang berlawanan, tiada seorang pun boleh, kecuali dengan terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis Pengarah, memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam yang dalam jagaan atau di bawah kawalan orang itu. (2) Seseorang yang berniat untuk memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam hendaklah -
	(a)	memberitahu Pengarah dalam borang yang ditetapkan tentang niat untuk berbuat demikian; dan
	(b)	dalam pemberitahuan itu, menyatakan sifat rekod awam yang berkenaan
(3) Pengarah boleh menghendaki mana-mana rekod awam yang dinyatakan dalam pemberitahuan di bawah subseksyen (2) dijadikan tersedia untuknya bagi pemeriksaannya dan dia boleh memeriksa rekod itu. (4) Pengarah boleh, mengikut seksyen 25, membenarkan pemusnahan rekod awam yang dinyatakan dalam pemberitahuan di bawah subseksyen (2) (5) Mana-mana orang yang melanggar subseksyen (1) dan (2) atau yang tidak menjadikan tersedia mana-mana rekod awam sebagaimana yang dikehendaki oleh Pengarah di bawah subseksyen (3) melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi sepuluh ribu ringgit atau dipenjaran selama tempoh tidak melebihi dua tahun atau kedua-duanya.

Pelupusan rekod awam

25. Pengarah boleh membenarkan pelupusan mana-mana rekod awam atau kelas rekod awam yang -

(a)	oleh sebab bilangan, jenis atau bersifat rutin rekod itu, pada pendapatnya tidak memiliki apa-apa nilai arkib;
(b)	tidak dikehendaki bagi maksud rujukan mana-mana pejabat awam selepas -
	(i)	tindakan ke atas rekod awam telah tamat;
	(ii)	habis tempoh yang dipersetujui antara Pengarah dengan ketua pentadbir pejabat awam itu; atau
(c)	keadaan fizikalnya tidak mengizinkan pemeliharaannya yang berterusan

Jadual pelupusan rekod

26. (1) Ketua pentadbir sesuatu pejabat awam hendaklah menyediakan dan mengemukakan jadual pelupusan rekod dalam bentuk yang ditetapkan bagi pelupusan rekod awam kepada Pengarah untuk kelulusannya.

(2) Pengarah boleh meluluskan jadual pelupusan rekod yang dikemukakan di bawah subseksyen (1) dan, dalam meluluskan apa-apa jadual sedemikian, boleh mengenakan apa-apa kehendak atau syarat yang difikirkannya patut.

(3) Bagi maksud seksyen ini, "Jadual pelupusan rekod" ertinya jadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan.

Pemindahan rekod awam ke Rekod dan Arkib Negeri

27. (1) Tetakluk kepada subseksyen (2), rekod awam yang berikut yang dalam jagaan atau di bawah kawalan sesuatu pejabat awam hendaklah dipindahkan oleh ketua pentadbir pejabat awam itu kepada jagaan dan kawalan Rekod dan Arkib Negeri:

(2) Mana-mana rekod awam yang disebut dalam perenggan (1) (a) dan (b) hendaklah dinilai sebelum rekod awam itu dipindahkankan kepada jagaan dan kawalan Rekod dan Arkib Negeri.

(3) Pengarah boleh memeriksa mana-mana rekod awam sebelum rekod awam itu dipindahkan kepada jagaan dan kawalan Rekod dan Arkib Negeri.

(4) Pengarah boleh menangguhkan pemindahan mana-mana rekod awam jika dia berpuasa hati bahawa oleh sebab sifat rekod awam yang berkenaan, pemindahan segera rekod awam itu akan menjejaskan pentadbiran mana-mana pejabat awam atau bertentangan dengan kepentingan awam.

(5) Tiada apa-apa jua dalam seksyen ini boleh disifatkan sebagai membenarkan pemindahan rekod terperingkat melainkan rekod terperingkat itu telah dihapuskan pengelasannya.

(6) Tiada apa-apa juga dalam seksyen ini boleh ditafsirkan sebagai menjejaskna atau meluaskan undang-undang yang berhubungan dengan hakcipta.

(7) Bagi maksud seksyen ini, "menilai" ertinya perbuatan dan proses menentukan tempoh nilai rekod akan berterusan dan pelupusan rekod itu berdasarkan nilai arkib, susunannya dan kaitannya dengan rekod yang lain.

Pemindahan rekod awam ke Rekod dan Arkib Negeri

		(a)	mana-mana rekod awam yang telah ditamatkan bagi tempoh yang lebih daripada sepuluh tahun
		(b)	rekod yang dihasilkan secara elektronik; dan
		(c)	mana-mana rekod awam bukan semasa yang pada pendapat Pengarah mempunyai nilai arkib

(2) Mana-mana rekod awam yang disebut dalam perenggan (1) (a) dan (b) hendaklah dinilai sebelum rekod awam itu dipindahkankan kepada jagaan dan kawalan Rekod dan Arkib Negeri. (3) Pengarah boleh memeriksa mana-mana rekod awam sebelum rekod awam itu dipindahkan kepada jagaan dan kawalan Rekod dan Arkib Negeri. (4) Pengarah boleh menangguhkan pemindahan mana-mana rekod awam jika dia berpuasa hati bahawa oleh sebab sifat rekod awam yang berkenaan, pemindahan segera rekod awam itu akan menjejaskan pentadbiran mana-mana pejabat awam atau bertentangan dengan kepentingan awam. (5) Tiada apa-apa jua dalam seksyen ini boleh disifatkan sebagai membenarkan pemindahan rekod terperingkat melainkan rekod terperingkat itu telah dihapuskan pengelasannya. (6) Tiada apa-apa juga dalam seksyen ini boleh ditafsirkan sebagai menjejaskna atau meluaskan undang-undang yang berhubungan dengan hakcipta. (7) Bagi maksud seksyen ini, "menilai" ertinya perbuatan dan proses menentukan tempoh nilai rekod akan berterusan dan pelupusan rekod itu berdasarkan nilai arkib, susunannya dan kaitannya dengan rekod yang lain.
Rekod awam hendaklah diserahkan apabila diminta
28.	(1)	seseorang yang, sebagai orang yang bukan pekhidmat awam dengan kebenaran khas untuk menyimpan dan mengendalikan rekod dalam perjalanan tugas rasminya, memiliki mana-mana rekod awam yang -
		(a)	berusia lebih daripada dua puluh tahun; atau
		(b)	bukan rekod awam semasa yang pada pendapat Pengarah adalah atau mungkin mempunyai nilai arkib.
hendaklah, apabila permintaan dibuat oleh Pengarah atau seseorang pegawai arkib, menyerahkan rekod awam itu kepada jagaan dan kawalan Rekod dan Arkib Negeri.
(2) Rekod awam yang penyerahannya diminta di bawah subseksyen (1) tidak perlu diserahkan jika ketua pentadbir pejabat awam atau ketua perusahaan Kerajaan telah membenarkan orang yang disebut dalam subseksyen itu untuk terus memiliki rekod itu.

(3) Mana-mana orang yang, tanpa kebenaran yang disebut dalam subseksyen (2), tidak menyerahkan rekod awam yang dikehendaki di bawah subseksyen (1) melakukan suatu kesalahan dan apabila disambitkan boleh didenda tidak melebihi satu tahun atau kedua-duanya. (4) Seksyen ini hendalah terpakai bagi semua rekod awam tanpa mengira sama ada rekod awam itu telah diambil milik sebelum atau selepas permulaan kuat kuasa Enakmen ini.
Jagaan dan kawalan rekod awam pejabat awam yang tidak berfungsi lagi.
29.	(1)	Rekod dan Arkib Negeri hendaklah, melainkan jika diperuntukkan dengan nyata selainnya oleh mana-mana undang-undang bertulis lain, mempunyai jagaan atau kawalan terhadap semua rekod awam pejabat awam yang tidak berfungsi lagi.
	(2)	Seksyen 7 hendaklah terpakai bagi maksud kajian semula rekod terperingkat pejabat awam yang tidak berfungsi lagi.
	(3)	Bagi maksud Enakmen ini., "pejabat awam yang tidak berfungsi lagi" ertinya sesuatu pejabat awam yang tidak lagi beroperasi dan tidak ada pengganti bagi tugas dan fungsi pejabat awam itu.

Pemerolehan rekod persendirian
30.	Pengarah boleh memperoleh apa-apa rekod persendirian yang pada pendapatnya adalah atau mungkin mempunyai nilai arkib.
Penyerahsimpanan rekod
31	(1)	Semua rekod yang dikehendaki di bawah Enakmen ini supaya dipindahkan atau diserahkan kepada, atau diserah simpan dengan Rekod dan Arkib Negeri hendak diserah simpan di Rekod dan Arkib Negeri atau di mana-mana tempat lain sebagaimana yang diarahkan oleh Pengarah.
	(2)	Dalam mana-mana hal apabila apa-apa jenis rekod diserah simpan di Rekod dan Arkib Negeri menurut Enakmen ini, Pengarah hendaklah menerima dan menyimpan rekod itu mengikut cara dan bagi maksud yang diarahkan oleh Enakmen ini, dan hendaklah membuat apa-apa nota atau catatan pada, dan memberikan akuan penerimaan berkenaan dengan rekod itu sebagaimana yang perlu.

Penubuhan Pusat Rekod dan Unit Rekod Agensi

32. (1) Pengarah boleh menubuhkan, menyenggarakan dan mengendalikan Pusat Rekod.

(2) Sesuatu Pusat Rekod hendaklah bertanggungjawab bagi penyimpanan, pemprosesan dan penyenggaraan rekod bukan semasa.

(3) Pengarah boleh menasihati dan membenarkan penubuhan Unit Rekod Agensi untuk dikendalikan oleh pejabat awam bagi maksud penyimpanan dan penyenggaraan rekod separa semasa.
(4) Bagi maksud seksyen ini, "rekod separa semasa" ertinya yang tidak kerap diperlukan dalam perjalanan urusan sema di pejabat awam.

Pengembalian rekod awam

33. (1) Pengarah hendaklah, atas permintaan bertulis ketua pentadbir sesuaut pejabat awam, mengembalikan ke pejabat awam itu aspa-apa rekod awam yangtelah dipindahkan dari pejabat awam itu bagi apa-apa tempoh yang dipersetujui antara Pengarah dengan ketua pentadbiran pejabat awam itu dan atas syarat-syarat yang difikirkan patut oleh Pengarah.

(2) Tiada apa-apa jua dalam seksyen ini boleh disifatkan sebagai menghendaki Pengarah supaya mengembalikan mana-mana rekod awam yang keadaannya tidak mewajarkan pemindahannya daripada jagaan atau kawalan Rekod dan Arkib Negeri.

BAHAGIAN V PENTADBIRAN ARKIB
34.	Semua arkib awam hendaklah -
	(a)	disimpan
	(b)	disusun, dikelaskan dan diperihalkan untuk memudahkan rujukan kepadanya;
	(c)	jika perlu, dibaiki, dipulihkan atau selainnya dipelihara; dan
	(d)	jika perlu dipindahkan ke dalam bentuk rakaman mikrofilem, salinan fotografi atau apa-apa bentuk penyimpanan lain.

Akses kepada arkib awam

35. (1) Tertakluk kepada Enakmen ini dan syarat yang di bawahnya arkib awam dijadikan tersedia untuk atau diserah simpan di Rekod dan Arkib Negeri, arkib awam hendaklah dijadikan tersedia untuk orang ramai selepas dua puluh tahun dari tarikh tamat rekod atau bahan yang membentuk arkib awam itu atau apa-apa tempoh yang ditetapkan oleh Pengarah.

(2) Pengarah hendaklah, tertakluk kepada apa-apa syarat, sekatan atau tatacara yang ditetapkan, menyediakan kemudahan yang munasabah untuk membolehkan orang ramai membuat rujukan kepada dan memperoleh salinan atau cabutan daripada arkib awam.

(3) Pegawai arkib boleh menjadikan tersedia untuk orang ramai, tertakluk kepada apa-apa syarat, sekatan atau tatacara yang ditetapkan, apa-apa arkib awam untuk rujukan, penyelidikan atau maksud lain.

(4) Apa-apa kehendak yang dikenakan oleh mana-mana undang-undang bertulis lain bahawa apa-apa jenis arkib awam dalam jagaan atau di bawah kawalan Rekod dan Arkib Negeri hendaklah dijadikan tersedia untuk rujukan adalah dipenuhi dengan penyediaan bagi rujukan rakaman mikrofilem, salinan fotografi arkib awam itu atau apa-apa bentuk penyimpanan lain arkib awam itu.

(5) Tiada seorang pun boleh membuat salinan atau mengambil cabutan daripada mana-mana arkib awam kecuali mengikut Enakmen ini.

(6) Mana-mana orang yang melanggar subseksyen (5) melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu ringgit atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi satu tahun atau kedua-duanya.

(7) Tanpa menjejaskan keluasan subseksyen (1), (2), (3), dan (5), akses kepada arkib awam hendaklah sebagaimana yang ditetapkan.

Akses kepada rekod terperingkat

36. (1) Rekod terperingkat dalam jagaan Rekod dan Arkib Negeri tidak boleh dijadikan tersedia untuk rujukan orang ramai kecuali sebagaimana yang diperuntukkan di bawah seksyen ini.

(2) Pengarah boleh membenarkan seseorang membuat rujukan kepada rekod terperingkat jika orang itu telah memperoleh kebenaran khas secara bertulis bagi maksud itu daripada ketua pentadbir pejabat yang bertanggungjawab bagi rekod terperingkat itu.

(3) Pengarah hendaklah, tertakluk kepada apa-apa syarat, sekatan atau tatacara yang ditetapkan, menyediakan kemudahan yang munsabah untuk membolehkan orang ramai membuat rujukan kepada rekod terperingkat.

(4) Pegawai arkib boleh menjadikan tersedia untuk orang ramai tertakluk kepada apa-apa syarat, sekatan atau tatacara yang ditetapkan, mana-mana rekod terperingkat untuk rujukan, penyelidikan atau maksud lain.

(5) Apa-apa kehendak yang dikenakan oleh mana-mana undang-undang bertulis lain bahawa apa-apa jenis rekod terperingkat dalam jagaan atau di bawah kawalan Rekod dan Arkib Negeri hendaklah dijadikan tersedia untuk rujukan adalah dipenuhi dengan penyediaan bagi rujukan rakaman mikrofilem, salinan fotografi rekod terperingkat itu atau apa-apa bentuk penyimpanan lain rekod terperingkat itu.

(6) Tiada seorang pun boleh membuat salinan atau mengambil cabutan daripada mana-mana rekod terperingkat kecuali dengan terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis ketua pentadbir pejabat yang bertanggungjawab bagi rekod terperingkat itu dan mengikut Enakmen ini.

(7) Mana-mana orang yang melanggar subseksyen (6) melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi sepuluh ribu ringgit atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi dua tahun atau kedua-duanya.

(8) Tanpa menjejaskan keluasan subseksyen (2), (3), (4), (5) dan (6), akses kepada rekod terperingkat hendaklah sebagaimana yang ditetapkan.

Larangan terhadap penghasilan semula dan penerbitan arkib awam

37. (1) Tiada seorang pun boleh menghasilkan semula atau menerbitkan keseluruhan atau mana-mana bahagian kandungan mana-mana arkib awam kecuali -

(a)	dengan terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis Pengarah;
(b)	mengikut apa-apa terma dan syarat yang ditetapkan; dan
(c)	apabila dibayar fi yang ditetapkan.

(2) Tiada apa-apa jua dalam seksyen ini boleh ditafsirkan sebagai menjejaskan atau meluaskan undang-undang yang berkaitan dengan hakcipta.

BAHAGIAN VI

PENUBUHAN DAN PENGURUSAN
ARKIB YANG DI-PERTUA NEGERI,
ARKIB MENTERI DAN ARKIB MEMORIAL

Penubuhan arkib Yang di-Pertua Negeri, arkib menteri dan arkib memorial

38. (1) Pengarah boleh menubuhkan arkib Yang di-Pertua Negeri, arkib menteri dan arkib memorial.

(2) Arkib Yang di-Pertua Negeri, arkib menteri dan arkib memorial yang ditubuhkan di bawah subseksyen (1) hendaklah dikendalikan dan disenggarakan oleh Rekod dan Arkib Negeri sebagaimana yang ditetapkan.

Bahan yang hendak diserah simpan di arkib Yang di-Pertua Negeri, arkib menteri dan arkib memorial

39. (1) Bagi maksud seksyen ini, maka hendaklah diserah simpan -

	(a)	dalam arkib Yang di-Pertua Negeri, segala rekod Yang di-Pertua Negeri yang berkaitan dan apa-apa bahan atau objek lain yang diperuntukkan oleh Enakmen ini atau mana-mana undang-undang bertulis lain;
	(b)	dalam arkib menteri, segala rekod menteri yang berkaitan dan apa-apa bahan atau objek lain yang diperuntukkan oleh Enakmen ini atau mana-mana undang-undang bertulis lain; dan
	(c)	dalam arkib memorial, segala arkib memorial yang berkaitan dan apa-apa bahan atau objek lain yang diperuntukkan oleh Enakmen ini atau mana-mana undang-undang bertulis lain.
(2) Bagi maksud seksyen ini, "rekod Yang di_pertua Negeri" ertinya rekod yang berkaitan dengan mana-mana Yang di-Pertua Negeri Sabah dan termasuk Yang di-Pertua Negara dan Gabenor terdahulu berhubung dengan tempoh jawatan mereka, peristiwa dalam kehidupan rasmi dan peribadi mereka. (3) Bagi maksud seksyen ini, "rekod menteri" ertinya rekod yang berkaitan dengan mana-mana Menteri Kerajaan Negeri Sabah berhubung dengan tempoh jawatan mereka, peristiwa dalam kehidupan rasmi dan peribadi mereka.

40.	(1)	Dalam mana-mana prosiding undang, rakaman mikrofilem dan salinan fotografi atau cabutan daripada-
		(a)	mana-mana rekod dalam jagaan atau di bawah kawalan Rekod dan Arkib Negeri Sabah; atau
		(b)	mana-mana rekod atau mana-mana bahagian rekod itu yang telah dimusnahkan atau selainnya dilupuskan daripada jagaan atau kawalan Rekod dan Arkib Negeri,
yang berupa telah diperiksa dan diperakui sebagai sahih oleh Pengarah dan dimeteraikan atau dicap dengan meterai rasmi Pengarah hendaklah diterima sebagai keterangan tanpa apa-apa bukti lanjut atau bukti lain jika rekod asal akan boleh diterima sebagai keterangan dalam prosiding itu. (2) Mahkamah yang dihadapannya sesuatu rakaman mikrofilem, salinan fotografi atau cabutan dikemukakan sebagai keterangan di bawah subseksyen (1) boleh, jika salinan asal ada, menghendaki supaya dikemukakan salinan asal itu dan dengan itu subseksyen (1) hendaklah terhenti terpakai bagi rakaman, salinan atau cabutan itu. (3) Bagi maksud seksyen ini, rakaman mikrofilem yang telah dibesarkan bagi rekod hendaklah disifatkan sebagai salinan fotografi rekod itu.
Pengesahan salinan fotografi dan cabutan
41. (1) Mana-mana orang yang berniat untuk meletakkan plak peringatan sejarah atau dedikasi di mana-mana bangunan pejabat, sekolah, monumen, tugu peringatan atau di mana-mana tempat lain boleh merujuk kepada Pengarah untuk penentusahan fakta baginya. (2) Maka hendaklah dibayar apa-apa fi yang ditetapkan bagi penentusahan fakta di baweah seksyen ini atas permohonan mana-mana orang. (3) Bagi maksud seksyen ini, "plak" ertinya pinggan leper, bidur, batu bersurat atau apa-apa benda lain yang dihias dan diukir, digores untuk dilekapkan, yang dilekatkan pada dinding atau pada monumen atau tugu peringatan untuk memperingati apa-apa peristiwa penting mana-mana orang atau tempat.
Penentusahan fakta
42. (1) Mana-mana rakaman mikrofilem, salinan fotografi atau cabutan yang Pengarah diberi kuasa atau dikehendaki di bawah Enakmen ini mengesahkan boleh ditandatangani oleh mana-mana pegawai arkib bagi pihak Pengarah dan hendaklah dimeterai atau dicap dengan meterai rasmi Pengarah. (2) Apa-apa rakaman mikrofilem, salinan fotografi atau cabutan yang berupa mengandungi tandatangan pegawai arkib dan meterai rasmi Pengarah hendaklah, sehingga dibuktikan sebaliknya, disifatkan telah disahkan sewajarnya dengan Pengarah. (3) Maka hendaklah dibayar apa-apa fi yang ditetapkan untuk pengesahan di bawah seksyen ini bagi apa-apa rakaman mikrofilem, salinan fotografi atau cabutan atas permohonan mana-mana orang.

Larangan terhadap eksport
43. (1) Tiada seorang pun, selain pegawai arkib, boleh membawa atau menghantar ke luar Sabah apa-apa arkib kecuali -
		(a)	dengan terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis Pengarah, dan
		(b)	mengikut terma dan syarat yang ditetapkan.
(2) Mana-mana orang yang melanggar subseksyen (1) melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi dua puluh ribu ringgit atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi dua tahun atau kedua-duanya.
Peraturan-peraturan
44. (1) Menteri boleh membuat peraturan-peraturan bagi melaksanakan peruntukan Enakmen ini. (2) Tanpa menjejaskan keluasan subseksyen (1), Menteri boleh membuat peraturan-peraturan bagi semua atau mana-mana maksud yang berikut:
		(a)	mendapatkan taracara bagi pewujudan, pengelasan dan pengurusan rekod awam semasa;
		(b)	menetapkan taracara bagi kajian semula, pengelasan semula atau penghapusan pengelasan apa-apa rekod dalam jagaan atau di bawah kawalan Rekod dan Arkib Negeri;
		(c)	menetapkan borang bagi maksud Enakmen ini;
		(d)	menetapkan fi yang kena dibayar di bawah Enakmen ini;
		(e)	menetapkan tatacara yang hendaklah diikuti berhubung dengan akses kepada arkib awam dan rekod terperingkat
		(f)	menetapkan pengurusan arkib Yang di-Pertua Negeri, arkib menteri dan arkib memorial dan apa-apa harta lain Rekod dan Arkib Negeri dan pengauditan akaunnya;
		(g)	menetapkan terma dan syarat untuk dikenakan ke atas penggunaan, penghasilan semula dan penerbitan arkib;
		(h)	menetapkan terma dan syarat untuk dikenakan ke atas arkib yang dieksport;
		(i)	menetapkan pengurusan rekod awam dalam jagaan atau di bawah kawalan pejabat awam termasuklah pengawasan program pengurusan rekod di pejabat awam;
		(j)	menetapkan perkara tentang penubuhan Unit Rekod Agensi untuk menyimpan dan menyenggarakan rekod separa semasa; dan
		(k)	menetapkan apa-apa perkara lain yang dikehendaki di bawah Enakmen ini supaya ditetapkan.
Laporan tahunan
45. (1) Pengarah hendaklah, dengan seberapa segera yang boleh dilaksanakan selepas akhir tahun, menyebabkan supaya dibuat dan dihantar kepada Menteri suatu laporan yang berkaitan dengan kegiatan Rekod dan Arkib Negeri dalam tahun sebelumnya. (2) Menteri hendaklah menyebabkan suatu salinan laporan di bawah subseksyen (1) dibentangkan di Dewan Undangan Negeri Sabah.
Pemansuhan dan kecualian
46. (1) Pengarah Arkib Negeri 1980 [Enakmen No. 9 Tahun 1980] dimansuhkan
(2) Semua penetapan, peraturan, kaedah, arahan, perintah dan perjanjian yang dibuat, yang mempunyai kesan di bawah undang-undang atau perintah yang dimansuhkan oleh seksyen ini dan yang berkuatkuasa atau mempunyai kesan pada permulaan kuat kuasa Enakmen ini, hendaklah terus berkuat kuasa dan mempunyai kesan seolah-olah ia telah dibuat di bawah Enakmen ini, sehingga diperuntukkan selainnya di bawah Enakmen ini.
Sebutan kepada Enakmen yang dimansuhkan
47. Semua sebutan tentang Enakmen Arkib Arkib Negeri [Enakmen No. 9 Tahun 1980] dalam mana-mana undang-undang bertulis atau mana-mana dokumen hendaklah, apabila Enakmen ini mula berkuat kuasa, ditafsirkan sebagai sebutan tentang Enakmen ini.


NEGERI SABAH
Saya memperkenaankan, TUN DATUK SERI PANGLIMA HAJI AHMADSHAH BIN ABDULLAH Yang di-Pertua Negeri
17 DISEMBER 2007

No. 7 Tahun 2007
Suatu Enakmen untuk mengadakan peruntukan bagi pewujudan, pemerolehan, jagaan, pemeliharaan, penggunaan dan pengurusan rekod awam dan arkib awam; dan perkara-perkara lain yang berkaitan dengannya. DIPERBUAT UNDANG-UNDANG oleh Badan Perundangan Negeri Sabah seperti berikut:

2.	(1)	Dalam Enakmen ini, melainkan jika konteksnya menghendaki makna yang lain -
	"arkib" ertinya rekod yang dipelihara bagi nilai arkibnya; "arkib awam" ertinya -
	(a)	rekod awam
		(i)	yang berusia lebih daripada dua puluh tahun;
		(ii)	yang ditetapkan oleh Pengarah sebagai mempunyai nilai arkib; atau
		(iii)	yang telah dipindahkan ke Rekod dan Arkib Negeri atau mana-mana tempat lain yang diarahkan oleh Pengarah dari masa ke semasa; dan
	(b)	Mana-mana rekod persendirian atau bahan lain yang ditetapkan oleh Pengarah sebagai mempunyai nilai arkib yang diperoleh bagi Rekod dan Arkib Negeri oleh Pengarah;